Hướng dẫn thể thức văn bản đoàn thanh niên mới nhất

Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh là một tổ chức chính trị – xã hội của thanh niên Việt Nam. Tổ chức này do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo và rèn luyện.[1] Tổ chức này được coi là vườn ươm đội ngũ cán bộ lãnh đạo và quản lý tương lai cho Đảng Cộng sản Việt Nam, là "cánh tay nối dài" của nhà nước. Đoàn Thanh niên được tổ chức và vận hành theo mô hình hành chính từ trung ương xuống đến các cấp xã, phường với đầy đủ chức danh thuộc biên chế ăn lương nhà nước. Theo đó các văn bản thuộc Đoàn thanh niên cũng được ban hành theo thể thức chuẩn quy định pháp luật. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng tôi sẽ hướng dẫn thể thức văn bản đoàn thanh niên mới nhất.

1. Thể thức văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là gì?

Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể thức sau đây:

+ Tiêu đề,

+ Tên cơ quan ban hành văn bản đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,

+ Số và ký hiệu văn bản,

+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

+ Phần nội dung văn bản,

+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

+ Nơi nhận văn bản.

- Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị.

3. Số và ký hiệu văn bản

3.1. Số văn bản

Số này là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đoàn lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, ở phía trái văn bản, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban hành văn bản bởi 3 dấu sao (***) (ô số 3 - mẫu 1)

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.

3.2. Ký hiệu văn bản

Gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu nối ngang (-).

4. Cách viết những số và ký hiệu đặc thù

- Đối với ký hiệu về thể loại văn bản, thống nhất cách viết tắt để tránh trùng lặp như sau:

+ Quyết định và quy định: QĐ

+ Chỉ thị: CT

+ Chương trình: CTr

+ Thông tri: TT

+ Tờ trình: TTr

- Đối với ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản, thống nhất cách viết tắt như sau:

+ Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn: TWĐTN

+ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ

+ Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN

+ Đoàn khối các cơ quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK

+ Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA

+ Ban Cán sự Đoàn: BCSĐ

+ Đoàn cấp quận và tương đương, Đoàn cấp cơ sở, Đoàn cấp cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở, Đoàn bộ phận: ĐTN

+ Chi đoàn cơ sở: CĐCS

+ Chi đoàn: CĐ

+ Phân đoàn: PĐ

- Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên của ban, đơn vị, cụ thể như sau:

+ Văn phòng: VP

+ Ban Tổ chức: BTC

+ Ban Kiểm tra: BKT

+ Ban Tổ chức - Kiểm tra: TCKT

+ Ban Thanh niên trường học: TNTH

+ Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên: ĐKTHTN

+ Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW

…

- Số và ký hiệu văn bản của Đại hội Đoàn các cấp (Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại hội với ký hiệu là Số: /ĐH.

- Số và ký hiệu văn bản của các Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra … của các cấp bộ đoàn được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các văn bản, ký hiệu là tên viết tắt của Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra (TB, TCT, HĐ, ĐKT)…

5. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh thể hiện trụ sở mà cơ quan ban hành văn bản đóng trên địa bàn; thời gian ban hành văn bản. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới của tiêu đề văn bản, ngang hàng với số ký hiệu văn bản

5.1. Địa điểm ban hành văn bản

- Văn bản của Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn, các ban, đơn vị cơ quan Trung ương Đoàn ghi địa điểm ban hành là “Hà Nội”. Văn bản do cơ quan Trung ương Đoàn ban hành tại phía Nam ghi địa điểm là “TP.Hồ Chí Minh”.

- Văn bản của các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; các ban, đơn vị của tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc ghi địa điểm ban hành là tên tỉnh, thành phố mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

- Văn bản của Đoàn ở huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ở xã, phường, thị trấn, địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện (quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn) đó.

Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp tỉnh ghi địa điểm ban hành là tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp huyện ghi địa điểm ban hành là tên phường, xã, thị trấn mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

- Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn.

+ Địa danh hành chính mang tên người: Văn bản của Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm

+ Địa danh hành chính một âm tiết: Văn bản của Thành đoàn Huế

Thành phố Huế, ngày tháng năm

+ Địa danh hành chính theo số thứ tự: Văn bản của Quận đoàn 12, Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh
Quận 12, ngày tháng năm 2013

5.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày này là ngày ký chính thức văn bản đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh đó, ngày dưới mùng 10 và tháng 1, tháng 2 thì phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày …. tháng …. năm …. không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/) v.v. để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.

5.3. Vị trí trình bày

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, bên phải, dưới tiêu đề văn bản, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1).
Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2013

6. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 13, 14, 15 - mẫu 1).

6.1. Chữ ký

Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức.

6.2. Thể thức đề ký

- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đoàn (Đại hội Đoàn các cấp, Đại hội Đoàn toàn quốc, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp) và văn bản của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, ghi thể thức đề ký là "TM." (thay mặt).
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH

(Chữ ký)
Nguyễn Văn A
TM. ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN

(Chữ ký)

Phạm Minh Q

TM. BAN BÍ THƯ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN

BÍ THƯ
(chữ ký)
Nguyễn Văn B

TM. BAN CHẤP HÀNH TỈNH ĐOÀN

BÍ THƯ
(Chữ ký

Trịnh Thu H

TM. BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN

PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

(chữ ký)

Trương Minh D
- Đối với chi đoàn có Ban Chấp hành, thể thức đề ký là TM. BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN.
TM. BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN

BÍ THƯ

(chữ ký)
Trần Thị D

- Đối với chi đoàn không có Ban Chấp hành, thể thức đề ký là TM. CHI ĐOÀN.

TM. CHI ĐOÀN

BÍ THƯ
(chữ ký)

Nguyễn Thế B
- Cơ quan tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo làm việc theo chế độ thủ trưởng, do vậy, văn bản do cấp trưởng ký trực tiếp. Nếu cấp phó được phân công hoặc được ủy quyền ký thay ghi thể thức đề ký là ký thay (KT).

+ Trường hợp cấp trưởng ký trực tiếp
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Trần Văn H

Q. TRƯỞNG BAN
(Chữ ký)
Trần Văn H

+ Trường hợp cấp phó ký thay
KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký)
Nguyễn Văn K
- Đối với một số văn bản được cơ quan lãnh đạo của Đoàn hoặc Thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký, ghi thể thức đề ký là thừa lệnh (TL). Người ủy quyền trực tiếp ký không ủy quyền cho người khác ký thay.

+ Chánh Văn phòng được ủy quyền ký

Trên đây là một số chia sẻ về câu trả lời với câu hỏi thể thức văn bản đoàn. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất!