Mẫu kế hoạch có thể thức như thế nào? [Cập nhật 2024]

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp mọi công việc theo mức độ gắn trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này nhằm mục đích giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát được thời gian và hiệu quả công việc. Kỹ năng lập kế hoạch được xem là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc và cuộc sống thường ngày. Mời bạn tham khảo bài viết: Mẫu kế hoạch có thể thức như thế nào? [Cập nhật 2023] để biết thêm chi tiết.

ke_hoach_lam_viec
Mẫu kế hoạch có thể thức như thế nào? [Cập nhật 2023]

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

1. Khái niệm

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp mọi công việc theo mức độ gắn trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này nhằm mục đích giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát được thời gian và hiệu quả công việc. Kỹ năng lập kế hoạch được xem là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc và cuộc sống thường ngày.

2. Lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch

- Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc: Việc lập kế hoạch giúp bạn biết được những công việc mình đang làm và mức độ hoàn thành cho từng công việc. Từ đó mà việc theo dõi và kiểm tra cũng trở nên dễ dàng hơn.

- Tận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có: Kỹ năng lập kế hoạch giúp doanh nghiệp phân bổ được nguồn nhân lực một cách hợp lý cho từng vị trí công việc. Điều này giúp tiết kiệm được khoảng chi phí, thời gian và tăng hiệu quả công việc.

- Nâng cao vị thế cạnh tranh so với các đối thủ: Trước khi vào bước lập kế hoạch sẽ trải qua giai đoạn phân tích. Tất cả những điểm yếu và điểm mạnh của bản thân, cũng như của đối thủ được phân tích một cách kỹ càng. Từ đó, giúp bạn nhìn nhận ưu nhược điểm của bạn thân khách quan nhất cùng với kế hoạch sẽ được lập ra đánh vào điểm yếu đối thủ.

- Tạo động lực để đạt được mục tiêu mong muốn: Khi có kế hoạch mỗi ngày cụ thể, sẽ hạn chế được việc trì hoãn công việc. Do đó mà thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn để đạt được mục tiêu.

- Phát triển bản thân theo đúng phương hướng đề ra: Khi đã vạch ra được kế hoạch dài hạn, bạn sẽ biết được những gì mình cần làm và đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm. Thông qua đó, bạn có thể hiểu rõ được bản thân và giúp chính mình phát triển đúng hướng.

- Quản lý thời gian hiệu quả: Kỹ năng lập kế hoạch giúp mọi người kiểm soát được mọi điều từ công việc lẫn cuộc sống. Thực hiện mọi thứ theo thứ tự quan trọng, như vậy kết quả mang lại sẽ tốt hơn.

- Cơ sở cho việc quản trị rủi ro: Việc sắp xếp được thời gian và công việc, những kế hoạch dự bị sẽ kịp thời phản ứng với những rủi ro trong công việc. Như vậy công việc sẽ không bị trì hoãn và vẫn giữ đúng mục tiêu đề ra.

- Bằng chứng đánh giá kết quả làm việc: Nhờ lập kế hoạch mà công việc trở nên cụ thể và rõ ràng. Như vậy, bạn có thể theo dõi được kết quả mỗi ngày có đúng như mục tiêu đề ra hay chưa và tăng tốc thay đổi kịp thời.

- Nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ tổ chức: Trong công việc, bảng kế hoạch cho công việc có quy mô lớn và cần sự đóng góp ý kiến của mọi người. Do đó, để hoàn thành công việc của một nhóm, mọi người sẽ trao đổi đồng thời học hỏi được ở mọi người để có một bản kế hoạch phù hợp. Từ điều này có thể giúp mọi người nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ tổ chức.

2. Phương pháp xác định nội dung công việc (5W1H2C5M)

1. Xác định 5W

- Why (Mục tiêu, yêu cầu công việc): Trước khi lập bản kế hoạch, bạn cần phải biết được mục tiêu mà bản thân muốn hướng đến. Để từ đó biết được ý nghĩa của công việc bạn dự định làm, nó mang lại được gì.

- What (Nội dung công việc): Bạn cần phải liệt kê những việc cần phải làm để đạt được mục tiêu đặt ra. Bên cạnh đó, nên đi sâu vào mỗi vấn đề để bản kế hoạch được cụ thể hơn.

- Where (Địa điểm thực hiện công việc): Liệt kê đầy đủ những địa điểm sẽ thực hiện từng công việc. Địa điểm khi được đưa vào bản kế hoạch giúp bạn có thể chuẩn bị thật tốt về mọi mặt.

- When (Thời gian thực hiện công việc): Khi đã xác định được mục tiêu, thời gian dành cho mục tiêu ấy là điều cần thiết. Thời gian giúp công việc phân bổ hợp lý và dễ dàng quản lý.

- Who (Người chịu trách nhiệm): Khi đã có kế hoạch công việc, hãy phân công cho mọi người đảm nhiệm công việc đó. Kể cả bản kế hoạch cá nhân cũng cần liệt kê những người bạn cần sự hỗ trợ từ họ.

2. Xác định 1H

- How (Cách thức thực hiện): Đây là bước liệt kê những tài liệu, những công cụ hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch. Cần cụ thể để việc tìm kiếm hay thực hành hiệu quả hơn.

3. Xác định phương pháp với 2C

- Control (Phương pháp kiểm soát): Dựa vào tính chất công việc để biết được cần phải tập trung kiểm tra những công việc nào. Và lập ra bảng tiêu chuẩn đánh giá để dễ dàng đo lường được kết quả công việc.

- Check (Phương pháp kiểm tra): Xác định được công việc đó có cần kiểm tra mỗi ngày không và cần phải tập trung kiểm tra những nội dung nào. Liệt kê ra người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra để tiết kiệm được thời gian.

4. Xác định nguồn lực với 5M

Đây được xem là mục tiêu chính của việc lập kế hoạch, bởi chỉ khi thỏa mãn được nguồn lực thì bản kế hoạch đó mới được xem là có tính khả thi. Nguồn lực được xác định dựa trên 5 yếu tố: nguồn nhân lực (man), tiền bạc (money), nguyên nhiên vật liệu (material), công nghệ (machine), cách thức làm việc (method).

3. Một số phương pháp lập kế hoạch khác

- Phương pháp phân tích SWOT: Mô hình phân tích SWOT là mô hình phân tích chiến lược kinh doanh cho tất cả doanh nghiệp có quy mô từ lớn đến nhỏ. Phân tích SWOT dựa trên 4 yếu tố Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức) giúp nhận định được doanh nghiệp. Để từ đó đưa ra được những chiến lược phù hợp và những cách khắc phục những rủi ro và điểm yếu.

- Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT): Là quá trình mô tả những hoạt động cần thiết, chi phí và thời gian cho một dự án hay một kế hoạch được biểu hiện bằng biểu đồ. Để thực hiện được phương pháp PERT cần có 4 yếu tố là sự kiện, đường găng (critial path), phân bổ các nguồn lực, chi phí và thời gian. Biểu đồ này cho phép doanh nghiệp theo dõi công việc, xác định thời gian dự trữ có thể và phân bổ nguồn lực cần thiết để giữa cho dự án đúng tiến độ đã đề ra.

- Phương pháp chuyên gia (Professional solution): Doanh nghiệp hay người quản lý sẽ đưa ra quyết định dựa trên những ý kiến đóng góp của các chuyên gia. Phương pháp này mang lại hiệu quả rất cao do những tập hợp ý kiến từ những chuyên gia. Họ là những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thị trường.

- Phương pháp Delphi: Phương pháp này cũng tham vấn những chuyên gia để đưa ra quyết định cuối cùng, tuy nhiên được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín. Có 3 nhóm chuyên gia thực hiện phân tích: những người ra quyết định, điều phối viên, các chuyên gia chuyên sâu. Mục đích cuối cùng của phương pháp này là đưa ra dự báo gần chính xác nhất cho tương lai.

- Phân tích chi phí - lợi ích (CBA): CBA là viết tắt của từ Cost - Benefit Analysis được sử dụng bởi các tổ chức nhà nước, chính phủ với mục đích phân tích kinh tế. Việc phân tích này đưa đến kết quả cuối cùng là phúc lợi cộng đồng có được tăng khi bỏ ra khoản chi phí tương đương hay không.

4. Mẫu kế hoạch có thể thức như thế nào? [Cập nhật 2023]

Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm

Việc lập kế hoạch sẽ đem lại hiệu quả cao khi cụ thể hóa các đầu việc chi tiết và phân bổ thời gian theo các mốc nhỏ.

Khi lập các kế hoạch dài hạn, bạn hãy vận dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập ra các bảng kế hoạch tổng quát theo năm/ tháng và cả những bảng kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ ngày.

Với nó, bạn có thể đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của bạn hoặc nhân viên của bạn luôn được diễn ra đúng thời hạn.

Xác định mục tiêu

Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:

  • Xác định rõ ràng và đúng đắn mục tiêu.
  • Biết cách phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn.
  • Hiểu rõ các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu.

Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để có thể dễ dàng hơn trong việc xác định mục tiêu.

  • Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
  • Measurable – Mục tiêu phải đo lường được
  • Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
  • Relevant – Mục tiêu có liên quan
  • Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

Lập danh sách những việc cần làm

Sau khi đã xác định và chia nhỏ mục tiêu, bạn hãy phân nhỏ vào mỗi danh sách những việc cần làm cụ thể. Tiếp theo đó, bạn phân tích các đầu việc và ghi chú vào đó thời gian, điều kiện và cách thức để thực hiện chúng.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Từ danh sách trên, bạn hãy dựa vào những ghi chú để tiến hành sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn ấn định thời gian thực hiện và đặt tất cả chúng vào bảng tiến độ kế hoạch.

 Phân chia nguồn lực nhân sự 

Sau khi, bạn đã biết mình cần làm gì và làm như thế nào thì kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục thể hiện trong việc bạn phân bổ nguồn nhân lực.

Trước hết, bạn hãy bắt đầu bằng việc hiểu rõ nguồn lực của bạn có gì.

  • Nếu là cá nhân, bạn hãy trả lời câu hỏi bạn có gì và có bao nhiêu.
  • Nếu là doanh nghiệp, tập đoàn thì bạn cần trả lời câu hỏi doanh nghiệp bạn có gì, có bao nhiêu và có những ai.

Lưu ý: Bạn không chỉ nắm bắt về số lượng mà bạn cũng cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng bộ phận trong nguồn lực của mình.

Sau cùng, dựa trên sự hiểu biết này bạn hãy tiến hành phân bổ hợp lý, tiết kiệm, đúng nơi, đúng chỗ.

Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra

Kế hoạch lập ra xong và đưa vào triển khai. Và bạn đừng nghĩ rằng đến đây thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ không còn chỗ thể hiện nhé.

Vì ngay cả trong khi triển khai, bạn cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời.

Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Kế hoạch lập ra là để thực hiện theo. Nhưng có lẽ bạn cũng đã biết rằng, hầu như không bao giờ có kế hoạch nào được triển khai đúng y chang ban đầu.

Sự tính toán của con người là có hạn. Và các yếu tố khách quan bất ngờ cũng như sự thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt để kịp thời điều chỉnh.

Đừng lo lắng, linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đấy.

Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Việc kiểm tra sẽ khiến bạn biết được rằng:

  • Mình đang làm tới đâu?
  • Liệu bạn có đi đúng theo tiến độ của kế hoạch không?
  • Có vấn đề gì bất cập đang diễn ra hay không?

Bạn đừng quên đánh giá năng lực làm việc sau mỗi tuần. Bởi bước này sẽ giúp bạn tiếp thêm động lực và review lại những chỗ “lỗi thời” trong bản kế hoạch cần điều chỉnh lại.

Trên đây là một số thông tin về Mẫu kế hoạch có thể thức như thế nào? [Cập nhật 2023] – Công ty Luật ACC, mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.

Nội dung bài viết:

    Hãy để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    comment-blank-solid Bình luận

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo