Thể thức văn bản hành chính là gì? Một số quy định liên quan

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường gặp phải các loại văn bản khác nhau, từ thông báo đến hợp đồng, từ email đến bài báo. Thể thức văn bản là yếu tố không thể thiếu để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chính xác. Trên cơ sở này, viết một văn bản hiệu quả đòi hỏi sự am hiểu về thể thức văn bản và cách sử dụng nó để giao tiếp một cách hiệu quả. Vậy thể thức văn bản là gì? Cùng ACC tìm hiểu sâu về khái niệm này dưới đây.

Thể thức văn bản hành chính là gì? Một số quy định liên quan

1.Thể thức văn bản hành chính là gì?

Thể thức văn bản là cách tổ chức và cấu trúc các thành phần của văn bản, nhằm tạo nên sự rõ ràng và đồng nhất trong việc trình bày thông điệp. Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ các thành phần cần có trong thể thức văn bản, bao gồm quốc hiệu, số ký hiệu, tên cơ quan ban hành, nội dung văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, và các chỉ dẫn khác như dấu chỉ độ mật. Qua việc này, thể thức văn bản giúp tạo nên sự chuẩn mực và hiệu quả trong việc truyền đạt thông điệp.

2. Văn bản hành chính có bao nhiêu loại?

Các loại văn bản hành chính được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP bao gồm một loạt các tài liệu như:

• Nghị quyết và quyết định: Có tính chất cá biệt, thường được sử dụng để đưa ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể.
• Chỉ thị: Là tài liệu chỉ đạo thực hiện một công việc cụ thể hoặc hướng dẫn một hành động đặc biệt.
• Quy chế và quy định: Là các tài liệu qui định cụ thể về quy trình, quyền lợi, và nghĩa vụ trong hoạt động của một tổ chức, cơ quan.
• Thông cáo và thông báo: Thông tin về các vấn đề quan trọng hoặc các thông tin hành chính khác.
• Hướng dẫn và chương trình: Cung cấp hướng dẫn về cách thức thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc lên kế hoạch cho một chương trình.
• Báo cáo và biên bản: Ghi lại thông tin hoặc kết quả của một sự kiện hoặc quá trình nào đó.
• Công văn và công điện: Là các tài liệu gửi thông tin, yêu cầu hoặc đề xuất giữa các cơ quan, tổ chức.
• Các loại giấy tờ khác như hợp đồng, bản ghi nhớ, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Mỗi loại văn bản hành chính đều có mục đích và tính chất riêng, được sử dụng trong các tình huống và mục đích khác nhau trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức.

3. Quy định về thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30

Trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các điều khoản được phân chia thành hai phần chính: quy định về thể thức văn bản và quy định về kỹ thuật trình bày văn bản. 

Quy định về thể thức văn bản hành chính:

• Điều 8 của Nghị định quy định cụ thể về thể thức văn bản hành chính, bao gồm các thành phần cơ bản như quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành, nội dung văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
• Điều này đảm bảo rằng mỗi văn bản hành chính đều phải tuân thủ các yêu cầu về thể thức cơ bản nhất, giúp tạo ra tính nhất quán và chuyên nghiệp trong việc trình bày và truyền đạt thông điệp.

 Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:

• Ngoài các thành phần thể thức, Nghị định còn quy định chi tiết về kỹ thuật trình bày văn bản, bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, việc viết hoa và viết tắt.
• Quy định này giúp đảm bảo rằng mỗi văn bản hành chính không chỉ tuân thủ các yêu cầu về thể thức mà còn phải tuân thủ các quy tắc về kỹ thuật trình bày, tạo ra sự đồng nhất và dễ đọc hiểu trong cả hệ thống văn bản hành chính.

Việc áp dụng những quy định này không chỉ giúp tăng tính chính xác và minh bạch trong trình bày văn bản hành chính mà còn tạo ra sự đồng nhất và chuyên nghiệp, đồng thời tăng cường tính hiệu quả trong quản lý và truyền đạt thông điệp của các cơ quan, tổ chức.

4. Một số quy định về ký ban hành văn bản hành chính

Quy định về ký ban hành văn bản hành chính được ràng buộc và cụ thể theo Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo quy định này:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp cần, người đứng đầu có thể giao cấp phó ký thay.
• Cơ quan, tổ chức có thể làm việc theo chế độ thủ trưởng hoặc tập thể. Trong cả hai trường hợp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đều có trách nhiệm ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.
• Việc ủy quyền ký thừa phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
• Với văn bản giấy, phải sử dụng bút mực màu xanh để ký. Trong khi đó, với văn bản điện tử, phải sử dụng chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, pháp lý và bảo mật của văn bản hành chính, đồng thời tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình ban hành và truyền đạt thông điệp của cơ quan, tổ chức.

5. Ai sẽ là người quyết định cấp số văn bản hành chính?

Việc cấp số văn bản hành chính được quy định cụ thể theo Điều 15 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo quy định này, người có thẩm quyền quyết định việc cấp số văn bản hành chính là người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức tương ứng.

Mỗi loại văn bản được cấp số theo hệ thống số riêng, và quy trình này tuân theo trình tự thời gian ban hành trong năm, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc cấp số và thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, với thời hạn chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản điện tử, việc này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, đồng nhất và minh bạch trong việc quản lý văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức.

Trên đây là toàn bộ thông tin về thể thức văn bản mà ACC đã giải đáp cho ban. Mọi thắc mắc khác vui lòng liên hệ về ACC nhé!