Hướng dẫn thay đổi người đại diện trên hợp đồng năm 2021

logo accACC
Nguyen Vi

Thông thường, đối với các hợp đồng của doanh nghiệp thì người ký kết hợp đồng luôn là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền nếu được người đại diện theo pháp luật đồng ý qua văn bản ủy quyền. Vậy, nếu như có sự thay đổi về người đại diện này, thì có phải ký phụ lục hợp đồng, làm hợp đồng mới không? Trong bài viết dưới đây, Luật ACC sẽ giải đáp thắc mắc này cho quý khách với những nội dung chính như sau:

1. Người đại diện trong hợp đồng là gì?

Đại diện là một trong các chế định quan trọng của pháp luật dân sự hiện hành, theo đó, Điều 134, Bộ luật dân sự năm 2015 quy định Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Theo đó, cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó. Đại diện có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền

Tương tự vậy, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Một hợp đồng có hiệu lực phải đảm bảo được các quy định chung về nội dung, điều khoản và phải có chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng bằng sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị.

Người đại diện thường được mặc định là bên ký kết hợp đồng của các bên. Trường hợp người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký, còn trường hợp người đại diện theo ủy quyền thì được ủy quyền bởi người có quyền ký ủy quyền thông qua văn bản ủy quyền

2. Những người đại diện nào có thể ký kết trong hợp đồng

Chủ thể của hợp đồng là cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác và phải đáp ứng được các quy định pháp luật dân sự như có năng lực hành vi dân sự và  thỏa thuận với nhau về hình thức hợp đồng để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên.

Như vậy, theo pháp luật dân sự thì chủ thể của hợp đồng dân sự có thể là cá nhân hoặc pháp nhân và trong trường hợp nào cũng có thể có người đại diện được phép ký kết

Nếu như chủ thể hợp đồng là cá nhân thì khi ký kết phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Cá nhân từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi được phép tham gia tất cả các hợp đồng dân sự và tự mình chịu trách nhiệm về việc thực hiện hợp đồng đó.

– Cá nhân từ đủ 15 tuổi đến 18 tuổi, được ký kết các hợp đồng nếu tự mình có tài sản để thực hiện hợp đồng đó.

– Cá nhân dưới 16 tuổi tham gia các hợp đồng có giá trị nhỏ phục vụ nhu cầu tối thiểu của mình.

Như vậy, lúc này, chính cá nhân có thể ký được hợp đồng và có thể ủy quyền cho người đại diện do mình lựa chọn để ký kết hợp đồng

Nếu như chủ thể hợp đồng là pháp nhân thì khi ký kết thì phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Có năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân

– Có tài sản riêng, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình, tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập

Đối với pháp nhân, người ký kết hợp đồng được hiểu là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định trong Điều lệ công ty hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân hoặc người đại diện theo ủy quyền được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng.

Do đó, về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty bên cạnh quy định của Bộ luật dân sự còn phải thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ, quy chế quản trị hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính tự nguyện trong giao kết hợp đồng

3. Thay đổi người đại diện có phải ký phụ lục hợp đồng không?

Phụ lục hợp đồng là phần đính kèm theo hợp đồng để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng và nội dung của phụ lục không được trái với nội dung của hợp đồng.

Hiện nay không có quy định nào kể cả trong luật dân sự và luật doanh nghiệp bắt buộc phải ký phụ lục hợp đồng khi thay đổi người đại diện. Cho nên, trong trường hợp này, chỉ cần thông báo cho các bên ký hợp đồng là được. Nếu các bên có nhu cầu thì mới phải ký thêm phụ lục hợp đồng. Bởi vì bản chất của hợp đồng là công ty thực hiện nghĩa vụ chứ không phải người đại diện thực hiện nghĩa vụ và họ chỉ thay mặt công ty làm hợp đồng phát sinh hiệu lực và đảm bảo quyền của công ty trên thực tế hoạt động

4. Hướng dẫn thay đổi người đại diện trên hợp đồng và thay đổi người đại diện ký hợp đồng

Mặc dù khi thay đổi người đại diện của doanh nghiệp, hợp đồng vẫn phát sinh hiệu lực song để hợp đồng có hiệu quả hơn thì dưới đây là các bước hướng dẫn về thay đổi người đại diện trên hợp đồng, gồm các bước như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định của Pháp luật doanh nghiệp bằng cách soạn hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Bước 2: Doanh nghiệp thông báo cho bên còn lại trong hợp đồng về việc thay đổi người đại diện khi ký kết để đảm bảo các hoạt động hợp tác kinh doanh tiếp theo

Bước 3: Người đại diện trong hợp đồng mới sẽ thực hiện ký kết các hợp đồng phát sinh sau thời điểm thay đổi và đảm bảo thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ như đã được quy định trong khi ký kết hợp đồng

5. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi người đại diện trong hợp đồng

5.1 Thay đổi người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được thực hiện như thế nào?

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Đối với pháp nhân, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật thì thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Soạn thảo 01 bộ hồ sơ chuẩn gửi đến phòng đăng ký kinh doanh khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật với các giấy tờ:

  •     Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
  •     Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới
  •     Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
  •     Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
  •     Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty
  •     Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty

– Bước 2: Nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

– Bước 3: Nhận kết quả về thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ và không cần phải sửa đổi, bổ sung

5.2 Nếu như có sự thay đổi người đại diện thì có cần ký mới hợp đồng không?

Về việc ký hợp đồng nói chung, người đại diện theo pháp luật ký với tư cách đại diện cho đơn vị mà không phải với tư cách cá nhân của mình. Do đó, việc người đại diện theo pháp luật có sự thay đổi sẽ không ảnh hưởng gì đối với giá trị các hợp đồng đã ký trước đó.

Đặc biệt, Điều 422 Bộ luật dân sự 2015 có quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng bao gồm:

– Hợp đồng đã được hoàn thành;

– Theo thỏa thuận của các bên;

– Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;

– Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;

– Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;

– Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này;

– Trường hợp khác do luật quy định.

Như vậy, không có trường hợp nào quy định về ký hợp đồng mới cho nên chỉ cần thông báo với đối tác còn lại trong hợp đồng là được thực hiện

5.3 Nếu như trong hợp đồng lao động có sự thay đổi người đại diện thì có ký kết hợp đồng mới không?

Đối với trường hợp có sự thay đổi người đại diện thì có ký hợp đồng mới hay không thì căn cứ vào các trường hợp đương nhiên chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 34 Bộ luật lao động năm 2019. Theo đó thì trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng lao động đã ký kết.

Và vấn đề này cũng áp dụng trong các hợp đồng còn lại như hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán mà người đại diện theo pháp luật đã ký trước đó vẫn có hiệu lực pháp lý, mà không cần ký lại hợp đồng mới hay làm lại phụ lục điều chỉnh điều này

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Bài viết liên quan

Liên Hệ Với Chúng Tôi

Vui lòng để lại thông tin liên hệ, ACC sẽ gọi lại ngay cho bạn

Viết một bình luận