Hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp một số thay đổi về thông tin đăng ký kinh doanh như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện pháp luật,... Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hồ sơ thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

1. Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh?

Căn cứ quy định tại Điều 28 và Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau đây:

•  Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi phạm vi hoạt động kinh doanh, cần điều chỉnh đăng ký ngành nghề để phản ánh đúng các dịch vụ hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
• Thay đổi địa chỉ kinh doanh: Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm hoặc mở thêm các chi nhánh, văn phòng, cửa hàng mới, cần thay đổi thông tin về địa chỉ kinh doanh để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.
• Thay đổi cơ cấu pháp lý: Khi có thay đổi trong cơ cấu pháp lý của doanh nghiệp như thay đổi loại hình kinh doanh, điều lệ, thành viên/cổ đông, cần điều chỉnh đăng ký kinh doanh để phản ánh đúng tình hình mới của doanh nghiệp.
• Thay đổi thông tin về người đại diện pháp luật: Khi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp thay đổi, cần điều chỉnh thông tin về người đại diện để đảm bảo tính hợp lệ và rõ ràng trong quản lý kinh doanh.
• Thay đổi tên doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi tên giao dịch hoặc tên viết tắt, cần phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin mới.
• Các trường hợp khác: Ngoài các trường hợp trên, còn có các trường hợp đặc biệt khác như thay đổi vốn điều lệ, giải thể, sáp nhập, chuyển nhượng, và các thay đổi khác theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ bao gồm các nội dung sau:

Bước 1: Quyết Toán Thuế với Cơ Quan Quản Lý Thuế Trụ Sở Hiện Tại

Thực Hiện Nghĩa Vụ Quyết Toán Thuế:

- Thực Hiện Nghĩa Vụ Quyết Toán Thuế:

• Doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế hiện tại.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận hoặc khác tỉnh, quyết toán thuế là bước bắt buộc.

- Thực Hiện Thủ Tục Xác Nhận Nghĩa Vụ Thuế:

• Chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế cũ sau khi hoàn thành quyết toán thuế.
• Có xác nhận từ cơ quan thuế, công ty tiếp tục thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh mới.

Bước 2: Soạn Thảo Hồ Sơ Thay Đổi Đăng Ký Kinh Doanh

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phù hợp với các nội dung thay đổi. Hồ sơ này sẽ bao gồm các giấy tờ khác nhau tuỳ theo từng loại hình kinh doanh khác nhau.

Theo đó, các doanh nghiệp sẽ chuẩn bị các hồ sơ chung sau đây:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền (nếu có) kèm theo bản sao hợp lệ của giấy tờ cá nhân (CCCD/CMND hoặc các giấy tờ chứng thực cá nhân khác,...)

Bên cạnh đó hồ sơ riêng mà các doanh nghiệp phải nộp bao gồm:

• Công ty TNHH 2 thành viên: Quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên; Bản sao các tài liệu: Giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Công ty cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Bản sao các tài liệu: Giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Công ty hợp danh: quyết định và bản sao biên bản họp của các thành viên hợp danh. Bản sao các tài liệu: Giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định và bản sao biên bản họp của chủ sở hữu công ty. Bản sao các tài liệu: Giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy bổ sung cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ Thay Đổi và nộp lệ phí công bố

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính (Công ty nộp 01 bộ hồ sơ và thanh toán lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp), hoặc

Nộp hồ sơ trực tuyến qua website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mọi thông tin và thủ tục được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận Kết Quả Thay Đổi Đăng Ký Kinh Doanh

Phòng Đăng ký Kinh doanh xử lý hồ sơ hợp lệ trong vòng 03 ngày làm việc. Sau đó, cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp được thông báo và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 5: Khắc Lại Dấu Công Ty (nếu cần)

Trường Hợp Cần Thay Đổi Dấu:

• Công ty thay đổi tên Tiếng Việt, loại hình công ty, địa chỉ trụ sở khác tỉnh, hoặc quận.
• Khắc lại dấu công ty để phản ánh nội dung đăng ký kinh doanh mới.

Thông báo bổ sung ngành nghề kinh doanh là mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) như sau:

Phụ lục II-9

(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT

ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

THÔNG BÁO 

Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/
văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh 

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố...........

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):............... Ngày cấp.../.../...... Nơi cấp:..............................

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh/

văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh sau:

Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (ghi bằng chữ in hoa): .....................................................................................................................................

Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh hoặc mã số thuế của chi nhánh/văn phòng đại điện/địa điểm kinh doanh:..............................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện (trường hợp không có mã số chi nhánh/mã số thuế của chi nhánh):............

Ngày cấp: / / Nơi cấp:

Nội dung đăng ký thay đổi:..............................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này. 

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3. Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu?

Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu

Như đã đề cập, chủ thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh nộp hồ sơ tại Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

Trường hợp thực hiện thủ tục online, hồ sơ sau khi đã được chuẩn bị thì tiến hành scan và gửi về Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Sau khi hồ sơ được thông báo hợp lệ, doanh nghiệp cần nộp bản cứng tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính, hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện nếu khoảng cách xa.

4. Chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh như thế nào?

Thông thường, lệ phí thay đổi đăng kinh doanh sẽ gồm 2 khoản chính là: phí đóng tại cơ quan nhà nước và phí dịch vụ.

- Lệ phí bổ sung đóng tại cơ quan nhà nước:

• Căn cứ Điều 33 Luật Doanh nghiệp và Điều 55 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, các trường hợp doanh nghiệp phải nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
  • Đăng ký thành lập doanh nghiệp
  • Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp liên quan đến nội dung về ngành, nghề kinh doanh, cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài
• Theo đó, Lệ phí mà các doanh nghiệp phải đóng khi công bố trên Cổng thông tin quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư là 300.000 VNĐ.

- Phí dịch vụ bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh: Lệ phí nhà nước khi nộp hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh, lệ phí công bố thay đổi đăng ký doanh nghiệp là: 100.000 VNĐ.

5. Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Không viết tay vào các mẫu để nộp hồ sơ, hồ sơ phải sử dụng giấy khổ A4.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.
• Doanh nghiệp phải đăng ký số điện thoại liên lạc, sắp xếp ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam trong trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa có những thông tin trên .
• Doanh nghiệp phải cập nhật thông tin về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế trong trường hợp có sai khác.
• Đảm bảo đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh chính xác trên trang web chính thức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Lựa chọn đúng hình thức thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh để tránh nhầm lẫn và gây ra sai sót.
• Nhập chính xác mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế để tìm kiếm và xác định đúng doanh nghiệp cần thay đổi thông tin.
• Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra kỹ thông tin đã điền vào hệ thống để đảm bảo đầy đủ và chính xác.
• Scan tài liệu hồ sơ và đảm bảo chúng đủ điều kiện và đầy đủ theo yêu cầu.
• Chọn phương thức thanh toán điện tử phù hợp và thực hiện thanh toán đúng cách để tránh trục trặc.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ sau khi đã nộp để có thể phản hồi kịp thời nếu cần thiết.
• Lưu giữ tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến thủ tục đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh cho mục đích tương lai và giải quyết vấn đề (nếu có).

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Có cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại nơi có chi nhánh?

Không. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.

6.2 Có cần thông báo cho các bên liên quan về việc thay đổi đăng ký kinh doanh?

Có. Doanh nghiệp cần thông báo cho các bên liên quan về việc thay đổi đăng ký kinh doanh, bao gồm: cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác.

6.3 Có cần nộp bản sao hợp lệ Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập khi nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh?

Có. Doanh nghiệp cần nộp bản sao hợp lệ Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập khi nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.