Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia ( 2024)

Giống như các quốc gia khác trong khu vực Đông Nam Á, Malaysia cũng là một quốc gia giành nhiều ưu đãi cho các nhà đầu tư Việt Nam và khi mong muốn thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia thì cũng được hưởng những quyền lợi nhất định

Trong xu thế toàn cầu hóa và coi trọng sự hợp tác giữa các quốc gia hiện nay, việc tăng cường quan hệ ngoại giao giữa toàn quốc gia trên thế giới nói chung và các quốc gia trong khu vực nói riêng sẽ đem lại lợi ích nhiều mặt với nhau. Đối với Việt Nam và Malaysia, quan hệ giữa hai nước đã được khẳng định qua nhiều cuộc gặp gỡ cấp cao và Chính phủ hai bên mong muốn thiết lập quan hệ tốt đẹp, tăng cường đầu tư, ưu đãi cho nhà đầu tư Việt Nam, trong đó có thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia. Trong bài viết dưới đây,  chúng tôi sẽ hướng dẫn Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia năm 2023 đối với nhà đầu tư có nhu cầu

Tiếp cận được thị trường Malaysia sẽ có lợi cho nhà đầu tư Việt Nam

1. Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia

Bước 1: Đăng ký thành lập văn phòng đại diện ở Malaysia theo pháp luật Malaysia

• Pháp luật Malaysia quy định về việc thành lập văn phòng đại diện cho nhà đầu tư nước ngoài được tiến hành như sau: (Trường hợp áp dụng kèm xin thị thực)
• Đơn đăng ký đã hoàn thành với các thông tin như mục đích thành lập, hoạt động của văn phòng đề xuất, lợi ích đối với Malaysia từ việc thành lập văn phòng đại diện, dòng tiền ước tính và sắp xếp nguồn nhân lực
• Bản sao giấy chứng nhận thành lập công ty mẹ
• Hồ sơ công ty mẹ
• Bản sao báo cáo thường niên gần nhất của công ty mẹ và các tài khoản đã được kiểm toán (2 năm).
• Bản sao hộ chiếu
• 1 ảnh cỡ hộ chiếu gần đây
• Bản sao chứng chỉ giáo dục (trên trung học phổ thông)
• Bản sao sơ yếu lý lịch
• Bản sao của lời chứng thực việc làm trước đây, thư bổ nhiệm, v.v., nếu có
• Hợp đồng thuê nhà cho địa chỉ hoạt động kinh doanh tại Malaysia
• Tài liệu 1-2 trang trình bày mô tả chi tiết các nhiệm vụ mà người nộp đơn phải thực hiện; và mô tả chi tiết về các hoạt động và / hoặc sản phẩm của công ty

Bước 2: Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam

Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó nhưng phải thông báo cho cơ quan đăng kinh doanh của Việt Nam trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở Malaysia.

Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính với bộ hồ sơ:

• Văn bản thông báo thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Malaysia hoặc giấy tờ tương đương.

Sau khi xác nhận thông tin thì Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

2. Quy định của pháp luật Malaysia về thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là văn phòng của một công ty nước ngoài được chấp thuận để thu thập thông tin liên quan về các cơ hội đầu tư trong nước, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ, tăng cường quan hệ thương mại song phương, thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ của Malaysia và thực hiện nghiên cứu và phát triển (Văn phòng đại diện tại Malaysia có chức năng giống như khái niệm ở nhiều quốc gia với đặc trưng chung là không thực hiện bất kỳ hoạt động thương mại nào và chỉ đại diện cho trụ sở chính / văn phòng chính để đảm nhận các chức năng được chỉ định. Hoạt động của Văn phòng đại diện được tài trợ hoàn toàn từ các nguồn bên ngoài Malaysia và không bắt buộc phải được hợp nhất theo Đạo luật Công ty 1965. Việc thành lập văn phòng đại diện cần có sự chấp thuận của Chính phủ Malaysia.

Các hoạt động được phép của văn phòng đại diện ở Malaysia

• Lập kế hoạch hoặc điều phối các hoạt động kinh doanh
• Thu thập và phân tích thông tin hoặc thực hiện các nghiên cứu khả thi về các cơ hội đầu tư và kinh doanh tại Malaysia và khu vực
• Xác định các nguồn nguyên liệu, linh kiện hoặc các sản phẩm công nghiệp khác
• Thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm
• Hoạt động như một trung tâm điều phối cho các chi nhánh, công ty con và đại lý của tập đoàn trong khu vực
• Thực hiện các hoạt động khác không trực tiếp dẫn đến các giao dịch thương mại thực tế

Các hoạt động không được phép của văn phòng đại diện  ở Malaysia

• Tham gia vào bất kỳ giao dịch (bao gồm cả nhập khẩu và xuất khẩu), kinh doanh hoặc bất kỳ hình thức hoạt động thương mại
• Các cơ sở kho thuê; mọi lô hàng / trung chuyển hoặc lưu kho hàng hóa sẽ do đại lý hoặc nhà phân phối trong nước đảm nhận
• Ký hợp đồng kinh doanh thay mặt cho tập đoàn nước ngoài hoặc cung cấp dịch vụ có thu phí
• Tham gia quản lý hàng ngày bất kỳ công ty con, chi nhánh hoặc chi nhánh nào của tập đoàn đó ở Malaysia

Như vậy, trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật ACC liên quan đến thành lập văn phòng đại diện tại Malaysia và thông báo cho cơ quan Việt Nam. Hiện nay, khi có nhu cầu về thông báo thành lập văn phòng đại diện hay các vấn đề phát sinh khác trong hoạt động công ty thì liên hệ với Luật ACC để nhận được tư vấn thông qua đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm qua thông tin chi tiết sau:

• Hotline: 1900.3330
• Zalo: 084.696.7979
• Mail: [email protected]