Hướng dẫn tạo hóa đơn bán hàng bằng excel cực đơn giản

Hóa đơn bán hàng (hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Nó thể hiện việc hàng hóa dịch vụ được cung cấp, bán ra và doanh thu được ghi nhận cho công ty. Dưới đây, ACC sẽ giúp bạn đọc biết cách tạo hóa đơn bán hàng bằng excel một cách nhanh chóng và đơn giản nhé.

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Tạo hóa đơn bán hàng bằng excel

2. Hóa đơn bán hàng có tác dụng gì?

Bạn đã sử dụng hóa đơn bán hàng nhiều, nhưng liệu bạn đã biết hết các chức năng của nó. Dưới đây là toàn bộ tác dụng của hóa đơn bán hàng trên nhiều phương diện:

• Hóa đơn bán hàng chính là chứng từ gốc trong kế toán, có vai trò là căn cứ trong việc hạch toán kế toán.
• Đồng thời hóa đơn bán hàng có vai trò quan trọng trong quản lý thuế. Hóa đơn được căn cứ như là một chứng từ của thuế, giúp quá trình hạch toán, kê khai thuế dễ dàng hơn.

• Trong trường hợp bán hàng ra nước ngoài, thì hóa đơn như một chứng từ giao dịch quốc tế thể hiện quan hệ hàng hóa mua bán.

3. Cách tạo hóa đơn bán hàng bằng excel

Bước 1: Bật Microsoft Excel và nhấp vào “File”, sau đó “New” trong phần “Valid Templates” chọn “Blank workbook” ở đây ta sẽ có 1 bảng “office.com Templates” nhấp vào “Invoices” sẽ hiện các thư mục chứa mẫu hóa đơn để bạn lựa chọn phù hợp với mục đích làm hóa đơn của công ty, cửa hàng. Hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã kết nối Internet.

Bước 2

Với các mẫu hóa đơn có sẵn trong excel – bạn có hoá đơn sản phẩm cơ bản cũng như các dạng với nhiều loại cụ thể của dịch vụ để lựa chọn. Nhấp vào mẫu hóa đơn bạn cần và chọn “Download” để hiển thị nó trong tập tin bảng tính Excel của bạn.

Bước 3

Điền vào các thông tin của bạn theo mẫu hóa đơn. Điều đó bao gồm tên công ty, địa chỉ, logo, mã số khách hàng (nếu có), điều khoản thanh toán và tên người nhận tiền chính thức nhận thanh toán kiểm tra.

Bước 4: 

Nhấp chuột vào “File”, sau đó “Save” để lưu mẫu hóa đơn bán lẻ excel tùy chỉnh của bạn vào một thư mục trên máy tính của bạn. Đặt tên cho mẫu của khách hàng – ví dụ, nếu một trong những khách hàng của bạn là Công ty ABC, bạn có thể đặt tên cho tập tin “ABC_InvoiceTemplate.xls”.

Bước 5:

Điền vào các chi tiết khác nhau trong mẫu hóa đơn của bạn, bao gồm một mô tả về sản phẩm mà bạn cung cấp, số lượng hóa đơn mới, các điều khoản được cập nhật (nếu có), thời hạn và địa chỉ gửi thư của khách hàng. Mỗi khi bạn điền vào mẫu cho một hóa đơn mới cho công ty, bạn có thể thêm số lượng hóa đơn mới với tên file mới và lưu nó vào thư mục máy tính của bạn. Ví dụ, “ABC_Invoice101.xls” cho số hóa đơn đầu tiên 101 và “ABC_Invoice102.xls” cho các số hóa đơn thứ hai 102.

Bước 6:

In hóa đơn để điền email cho khách hàng của bạn hoặc chuyển đổi nó sang định dạng PDF bằng cách sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF và gửi email cho khách hàng của bạn.

Trên đây là một số thông tin chi tiết về tạo hóa đơn bán hàng bằng excel. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn hiểu thêm về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn pháp lý hoặc sử dụng các dịch vụ pháp lý khác từ Công ty Luật ACC, hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.

Gmail: [email protected]

Website: accgroup.vn