Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng bằng Excel

Với bất kỳ một cửa hàng hay doanh nghiệp nào, việc quản lý khách hàng sẽ khiến cho cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được doanh thu, lợi nhuận và nhiều vấn đề khác. Tuy nhiên, quản lý khách hàng như thế nào cho hiệu quả vẫn là bài toán khó khiến nhiều cửa hàng, doanh nghiệp đau đầu. Vì thế, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đề cập đến việc Tạo file quản lý khách hàng bằng excel như thế nào? Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có những lợi ích gì? Có những mẫu File quản lý khách hàng nào cho doanh nghiệp? Mời bạn đọc cùng theo dõi.

Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng bằng Excel

1. File quản lý khách hàng bằng excel là gì?

File quản lý khách hàng bằng excel hay quản lý thông tin khách hàng bằng excel tức là việc bạn thu thập, tổng hợp, ghi lại và lưu trữ các thông tin của khách hàng (Bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…) trên phần mềm excel quản lý khách hàng. Tất cả những thông tin này có thể được lưu trữ, quản lý tại cùng một file hoặc nhiều file khác nhau, tùy theo nhu cầu và mục đích của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp.

Việc quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.

Các số liệu trong file quản lý danh sách khách hàng cũng giúp doanh nghiệp nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.

Thực tế rằng, hiện nay có rất nhiều app hay các phần mềm quản lý danh sách khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, các phần mềm này đều mất phí nên thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp, cửa hàng lớn. Quản lý thông tin khách hàng bằng file excel vẫn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi vừa miễn phí, dễ sử dụng lại đạt hiệu quả cao.

2. Ưu điểm vượt trội của file quản lý khách hàng bằng excel

– Thông tin khách hàng của bạn được lưu trữ tập trung trên cùng một sheet, được chia theo từng cột thông tin: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại … giúp bạn nhập các thông tin dễ dàng, từ đó bạn có thể tối ưu được thời gian tổng hợp, tính toán những dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng.

– Thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ hiệu quả, chi tiết, tránh tình trạng bỏ quên khách

– Khi sử dụng thuật toán của Excel, bạn có thể nhanh chóng phân loại được các tệp khách hàng khác nhau dựa vào những tiêu chí mà bạn đặt ra ngay từ đầu phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

– Sử dụng File quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí, không cần kết nối với Internet vẫn có thể làm việc trực tiếp với file excel.

– File excel có khả năng kết nối được với Drive, giúp bạn cũng như doanh nghiệp của mình có thể làm việc trực tuyến cùng lúc dễ dàng và kịp thời cập nhật thông tin nhanh chóng.

3. Có những loại mẫu quản lý thông tin khách hàng nào?

Với mẫu file quản lý danh sách khách hàng, chủ yếu các cửa hàng, doanh nghiệp sẽ thiết kế theo mẫu khá đơn giản. Thông thường, khi sử dụng phần mềm excel quản lý khách hàng, một bảng tính sẽ gồm những thông tin cơ bản như:

• Họ và tên khách hàng
• Ngày sinh của khách hàng
• Mã khách hàng (Nếu có)
• Số điện thoại của khách hàng
• Địa chỉ
• Email
• Lịch sử giao dịch

Bên cạnh quản lý khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng file excel để quản lý hàng hóa; quản lý số lượng sản phẩm xuất, nhập, tồn; quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.

4. Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel

Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo một số bước dưới đây là đã có ngay một file quản lý khách hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp:

• Bước 1: Bạn mở file excel, lưu file vào máy. Điều này sẽ giúp thông tin bạn tạo được lưu trữ trong suốt quá trình làm, phòng trường hợp đang thực hiện thì xảy ra sự cố như mất điện, mất mạng,…
• Bước 2: Tạo bảng trong file excel bằng cách vào Insert chọn Table. Tùy theo lượng thông tin bạn định phân bổ mà lựa chọn số hàng, cột cho phù hợp
• Bước 3: Nhập thông tin khách hàng vào từng hàng, cột tương ứng. Bạn nên sử dụng cỡ chữ lớn hơn hoặc sử dụng màu sắc khác ở các ô để thông tin phân loại như “Họ và Tên; Ngày sinh,…”
• Bước 4: Nếu bảng tính có số liệu cần tính toán, bạn chọn một ô bất kỳ, nhập hàm tính, chọn khoảng cần tính và nhấn enter để cho ra kết quả

Sau khi tạo bảng tính hoàn chỉnh, bạn có thể chèn thêm dòng hoặc cột nếu có thông tin phát sinh trong quá trình quản lý thông tin khách hàng bằng file excel.

5. Lợi ích của file quản lý khách hàng bằng excel

Thay vì quản lý khách hàng thủ công bằng cách ghi chép vào sổ như trước đây, cách sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn hẳn cho các cửa hàng và doanh nghiệp về nhiều mặt.

• File quản lý khách hàng bằng excel dễ dàng tìm kiếm
• File quản lý khách hàng bằng excel xóa bỏ nỗi lo sai số
• File quản lý khách hàng bằng excel sử dụng thoải mái không mất phí

6. Câu hỏi thường gặp

1. Lợi ích của việc sử dụng File quản lý khách hàng bằng excel?

Khi bạn sử dụng File excel để quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.

Ngoài ra, các số liệu trong file quản lý danh sách khách hàng cũng giúp doanh nghiệp nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.

2. Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có lo sai số hay không?

Thay vì phải cầm kè kè bên cạnh chiếc máy tính và gõ hàng chục con số dài dằng dặc mỗi khi tính doanh thu, số liệu, với cách quản lý khách hàng trên excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng các hàm tính có sẵn để tính chính xác một dãy với hàng trăm con số. Khi sử dụng file excel, bạn sẽ không còn phải lo lắng những sai số khi tính toán bằng sổ sách cũng không mất thời gian vì phải ghi chép, quản lý thông tin khách hàng thủ công trên giấy.

Chỉ với một vài thao tác vô cùng đơn giản để nhập số liệu và đặt hàm, phần mềm excel sẽ tự động cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. Điều người dùng cần làm chỉ là nhập chính xác số liệu theo từng ngày, từng tháng và chọn hàm chuẩn nhất theo mục đích tính toán, mọi vấn đề còn lại sẽ có excel lo.

3. Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có mất phí không?

Một lợi ích cực kỳ vượt trội khi doanh nghiệp của bạn sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel đó là hoàn toàn không mất phí. Bạn có thể sử dụng thoải mái trong thời gian vô hạn mà không mất phí. Chỉ cần một chiếc laptop hoặc một chiếc điện thoại di động, sau đó download phần mềm excel về máy là bạn có thể ngay lập tức sử dụng mà không tốn bất cứ một khoản tiền nào để mua hay duy trì thường niên.

File quản lý khách hàng bằng excel thực sự là công cụ vô cùng hữu ích với những ai chưa sẵn sàng để chi trả một khoản tiền lớn cho việc mua phần mềm quản lý đắt đỏ.

Trên đây, chúng tôi đã đề cập đến việc Tạo file quản lý khách hàng bằng Excel, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn đọc. Nếu còn bất kỳ vướng mắc phát sinh, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.