Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ chúng ta thường hay sử dụng trong các loại giao dịch mua bán thường ngày và việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những công việc mà người có trách nhiệm phải thực hiện để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng quản lý. Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin nên ngoài hình thức hóa đơn giấy thông thường chúng ta còn có thể bắt gặp hóa đơn điện tử. Vậy sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử được hay không? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!
sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn được hiểu là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.Khi lập hóa đơn cần có các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
– Tên liên hóa đơn
– Số thứ tự hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Đồng thời, căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
– Hoạt động vận tải quốc tế
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Hóa đơn bán hàng: loại hóa đơn này được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
- Hóa đơn khác bao gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, Hoá đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngày 30/09/2019 Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019. Theo đó, kể từ ngày 01/11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 mà không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Khi sử dụng hóa đơn điện tử được đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
3. Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử được hay không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành quy định về Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn của hóa đơn điện tử như sau:
a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C22TAA” - là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “2C22TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1C23LBB” - là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ “1K23TYY” - là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2023 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1K22DAA” - là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2022 và là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ “6K22NAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
+ “6K22BAB” - là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Cùng với đó, quy định về hóa đơn do Cục Thuế đặt in tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC có nội dung như sau: Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
Đồng thời, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, các tổ chức, đơn vị kinh doanh được phép sử dụng nhiều hình thức hóa đơn song song tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song cùng lúc miễn sao ký hiệu, mẫu số đảm bảo đáp ứng đúng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.
Nội dung bài viết:
Bình luận