Trong thời buổi công nghệ như hiện nay thì chữ ký số hóa đơn điện tử là một trong những công cụ điện tử có vai trò quan trọng giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc giao dịch và quản lý chứng từ điện tử. Vậy chữ ký số hóa đơn điện tử là gì? Chức năng của chữ ký số hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của ACC để được giải đáp một cách cụ thể và chi tiết.
Sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử, Cần lưu ý điều gì? 2023
1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì :
Chữ ký số hóa đơn điện tử là một dạngchữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Như vậy, chữ ký số hóa đơn điện tử là một thiết bị đã được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp dùng để thay thế cho chữ ký trên các loại văn bản, tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử. Chữ ký số hóa đơn điện tử là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử đồng thời xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể thay đổi sau khi ký.
2. Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử đối với người bán
Theo quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số hóa đơn điện tử của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn trừ một số trường hợp theo quy định tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
3. Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử đối với người mua
Theo quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì:
Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Tuy nhiên, người mua không cần thiết phải có chữ ký số hóa đơn điện tử khi:
- Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số hóa đơn điện tử người mua trên hóa đơn điện tử.
- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,.. thì không cần chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua.
Ngoài ra pháp luật còn quy định một số trường hợp không cần có chữ ký số hóa đơn điện tử của người bán và người mua tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Cho đến thời điểm hiện tại, việc đăng ký để mua được một chữ ký số cho doanh nghiệp là điều rất dễ dàng. ACC mời bạn tham khảo bài viết Dịch vụ chữ ký số là gì? Bảng giá dịch vụ chữ ký số hiện nay
4. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
4.1. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn.
Trong trường hợp chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn, doanh nghiệp phải gia hạn lại chữ ký số hóa đơn điện tử. Sau khi gia hạn, thông tin chữ ký số hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
4.2. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số trên hóa đơn điện tử để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số hóa đơn điện tử cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hóa đơn điện tử hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn
5. Cơ sở pháp lý
- Luật giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ chứng thực chữ kí số.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về chữ ký số hóa đơn điện tử cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:
- Hotline: 19003330
- Zalo: 084 696 7979
- Gmail: [email protected]
- Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Bình luận