Soạn thảo hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư 2023

Ngày nay, nhu cầu xây dựng nhà ở đặc biệt là nhà chung cư phát triển mạnh mẽ, nhưng không phải chủ đầu tư nào cũng kiêm nhiệm luôn việc quản lý tòa nhà chung cư, chủ đầu tư có thể chuyển giao việc quản lý tòa nhà đó cho chủ thể khác thực hiện nhiệm vụ này. Bài viết này cung cấp các quy định cần thiết khi soạn hợp đồng quản lý chung cư mới nhất.

 ACC là đơn vị chuyên cung cấp các quy định pháp lý cần thiết và các mẫu hợp dịch vụ quản lý chung cư mới nhất. Mời bạn tham khảo chi tiết bài viết này.

1. Khái niệm hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư.

          Hợp đồng: Theo quy định của tại Điều 385 Bộ Luật Dân Sự 2015, Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

          Hợp đồng dịch vụ là: Theo quy định tại Điều 513 BLDS 2015; hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền cho bên cung ứng dịch vụ.

          Nhà chung cư là: Theo điều 3 Luật nhà ở 2014 quy định nhà chung cư là nhà có 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, có phần sỡ hữu riêng, phần sỡ hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm chung cư được xây dựng với mục đích để ở và chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.

          Tòa nhà chung cư: Theo Điều 3 quy định tại thông tư 02/2016/TT/BXD tòa nhà chung cư là một khối nhà chung cư (có một hoặc một số nguyên đơn) được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền quy định.

          Như vậy, hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư là sự thỏa thuận giữa các bên, có thể là chủ đầu tư dự án với bên cung ứng dịch vụ quản lý tòa nhà, hoặc có thể là cung ứng dịch vụ quản lý toàn nhà với người dân sinh sống ở chung cư bao gồm dịch vụ quản ký vận hành toàn bộ mọi hoạt động trong tòa nhà nhằm đảm bảo cho dân cư một môi trường sống lành mạnh, an toàn và thoải mái, đồng thời khai thác mọi hiệu quả và làm tăng giá trị của chung cư.

2. Quy định của pháp luật về đơn vị quản lý tòa nhà chung cư của bên cung ứng dịch vụ

        Đối với đơn vị quản lý tòa nhà chung cư khi ký hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư cần phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc chức năng quản lý bất động sản.
• Phải có tối thiểu các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm kỹ thuật; bảo vệ, an ninh; dịch vụ, lễ tân và vệ sinh, môi trường.
• Các thành viên Ban giám đốc và các cán bộ làm việc trong các phòng, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ phải có trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí công việc và phải có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ Xây dựng.

3. Quy định của của pháp luật về hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư của bên cung ứng dịch vụ

• Về việc thực hiện quản lý tòa nhà chung cư phải thực hiện thông qua hợp đồng có sự thỏa thuận của các bên phải có những thông tin sau:
  • Họ tên, địa chỉ, người đại diện tham gia ký kết hợp đồng.
  • Quy mô, diện tích các bộ phận trong và ngoài nhà chung cư thuộc phần sở hữu chung cần quản lý vận hành.
  • Nội dung và yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm cung cấp dịch vụ quản lý vận hành.
  • Giá dịch vụ quản lý vận hành tính theo đơn vị mét vuông (m²) sử dụng; phương thức đóng các khoản phí.
  • Thời hạn thực hiện hợp đồng dịch vụ.
  • Các trường hợp chấm dứt hợp đồng.
  • Quyền và nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm phối hợp của các bên; việc xử lý các tranh chấp về nội dung của hợp đồng.
  • Các thỏa thuận khác.
  • Hiệu lực của hợp đồng.
• Việc nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật dân sự.

3.1. Giá dịch vụ hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư

• Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định theo quy định tại Điều 106 của Luật Nhà ở, được căn cứ vào từng nhà chung cư và trên cơ sở thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. Trường hợp nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng nhưng chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành do chủ đầu tư quyết định và được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ; sau khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ do hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở thống nhất với đơn vị quản lý vận hành.
• Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định bằng tiền Việt Nam đồng và tính trên mỗi mét vuông (m²) diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư (xác định theo diện tích thông thủy).

Đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp thì giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại và diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô được xác định theo nguyên tắc sau đây:

• Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại do các bên thỏa thuận trên cơ sở tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh, dịch vụ, văn phòng và của từng vị trí nhà chung cư.
• Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô do các bên thỏa thuận và có thể được tính thấp hơn giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với căn hộ trong cùng một tòa nhà. Quy định này cũng áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô của nhà chung cư chỉ có mục đích để ở.
•  Trường hợp các bên không thỏa thuận được giá dịch vụ thì xác định theo khung giá dịch vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư đó quy định.

3.2. Kinh phí quản lý vận hành trong hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư

• Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ.
• Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được tính bằng giá dịch vụ quản lý vận hành nhân (x) với diện tích (m²) sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
• Diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành được quy định như sau:
  • Trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận) thì diện tích làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành là diện tích ghi trong Giấy chứng nhận.
  • Trường hợp chưa được cấp Giấy chứng nhận thì diện tích làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành là diện tích sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ sở hữu (diện tích thông thủy được xác định theo quy định tại Khoản 2 Điều 101 của Luật Nhà ở); diện tích này được xác định trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc xác định theo thực tế.
• Đối với nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước thì việc thu kinh phí quản lý vận hành được thực hiện theo giá dịch vụ quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều 106 của Luật Nhà ở

4. Quy định của pháp luật về quyền và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà

4.1. Quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư

• Thu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định tại Điều 108, Điều 109 của Luật Nhà ở, Nghị định số 99/2015/NĐ-CP và bàn giao lại kinh phí này cho Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của pháp luật nhà ở.
• Chủ trì tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, cử người tham gia Ban quản trị nhà chung cư và tham gia biểu quyết, bỏ phiếu tại hội nghị nhà chung cư theo quy định.
• Bàn giao hệ thống kết cấu hạ tầng bên ngoài nhà chung cư cho cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương theo quy định của pháp luật; lập, bàn giao hồ sơ nhà chung cư cho Ban quản trị nhà chung cư theo quy định
• Quản lý, sử dụng các công trình phục vụ cho sinh hoạt chung của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư do Nhà nước giao hoặc được xây dựng để kinh doanh theo đúng mục đích nêu trong nội dung dự án đã được phê duyệt.
• Bảo trì phần sở hữu riêng của mình; có trách nhiệm bồi thường nếu việc bảo trì hoặc không bảo trì gây ra thiệt hại cho chủ sở hữu khác.
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý các hành vi xâm phạm tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của mình hoặc các hành vi cản trở việc kinh doanh hợp pháp theo nội dung dự án đã được duyệt. Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm xử lý các hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân đối với các tài sản hoặc hoạt động kinh doanh hợp pháp của chủ đầu tư.
• Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc theo quy định của pháp luật phòng cháy, chữa cháy và pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
• Bồi thường thiệt hại cho bên bị thiệt hại theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật; chấp hành quyết định giải quyết, xử lý, xử phạt vi phạm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4.2. Quyền hạn và trách nhiệm của ban quản lý tòa nhà chung cư

• Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư; cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư.
• Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định, thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại hội nghị nhà chung cư.
• Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định.
• Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở, không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư.
• Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu nhà chung cư về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị.
• Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp hội nghị nhà chung cư, công nhận Ban quản trị nhà chung cư theo quy định, tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp đơn vị đang quản lý vận hành không còn đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định.
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định.
• Thành viên Ban quản trị nếu có hành vi vi phạm và quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại.
• Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

4.3. Quyền và trách nhiệm của đơn vị quản lý tòa nhà chung cư

• Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì.
• Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này.
• Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu.
• Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
• Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
• Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư.
• Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan.