Số lô sản xuất là gì? Hướng dẫn quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất hiệu quả.

Sản xuất hàng hoá đang càng phát triển kéo theo những vấn đề liên quan tới nó. Nhưng nhiều người chưa rõ những thông tin về số lô sản xuất, bài viết dưới đây sẽ giúp mọi người hiểu hơn.

      Số lô sản xuất là một mã đặc biệt được sử dụng để xác định một nhóm sản phẩm được sản xuất cùng một lúc, trong cùng một điều kiện và sử dụng cùng một nguyên liệu. Đối với nhiều loại hàng hóa, quản lý theo lô sản xuất là rất quan trọng, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp như mỹ phẩm, thời trang, dược phẩm, nông sản và nhiều ngành khác.Mỗi lô này sẽ được gán một số lô sản xuất riêng biệt, thường kèm theo thông tin về ngày sản xuất và ngày hết hạn. Điều này giúp quản lý dễ dàng hơn về việc kiểm soát chất lượng, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản sản phẩm.Nhờ vào việc gắn kết thông tin về số lô sản xuất, các nhà sản xuất có thể nhanh chóng xác định và thu hồi các sản phẩm có vấn đề một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Tóm lại, số lô sản xuất không chỉ là một mã số đơn giản, mà còn là một công cụ quản lý quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng cho việc theo dõi và quản lý nguồn gốc hàng hóa.

2. Hướng dẫn quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất hiệu quả

     Việc hướng dẫn quản lý tốt sẽ giúp người quản lý cửa hàng có thể kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ hơn, từ đó tối ưu hóa việc xuất bán, sắp xếp và kiểm kê hàng hóa. Các mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm thường có hạn sử dụng ngắn, do đó việc quản lý theo lô giúp người quản lý nắm rõ hạn dùng của các sản phẩm trong kho. Điều này giúp họ xác định lô hàng nào cần bán trước, tránh tình trạng hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng gây lãng phí và tổn thất chi phí.

Có hai cách phổ biến để quản lý hàng hóa theo lô sản xuất: sử dụng phần mềm quản lý kho và áp dụng quy trình ngoài.

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Phương pháp này được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn bởi tính tiện lợi. Phần mềm quản lý kho giúp ghi nhận thông tin về hàng hóa khi nhập kho và theo dõi tình hình hàng hóa theo lô. Các tính năng thông minh của phần mềm giúp người sử dụng dễ dàng quản lý và nhận thông báo về các lô hàng sắp hết hạn. Hiện nay các nhà cung cấp phần mềm bán hàng, quản lý hàng hóa theo lô khá nhiều như phần mềm quản lý của Kiotviet, Sapo,…
• Dùng quy trình ngoài để quản lý hàng hóa theo lô: Phương pháp này yêu cầu người quản lý kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, quản lý kho đến khâu bán hàng. Các nhân viên phải thường xuyên kiểm tra các lô hàng sắp hết hạn để nắm rõ tình trạng của hàng hóa. Tuy nhiên, phương pháp này có thể tốn nhiều thời gian và chi phí thuê nhân công.

Ngoài ra, xây dựng hệ thống giá đỡ trong kho bằng cách sử dụng kệ chứa hàng cũng là một biện pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa theo lô. Việc này giúp lưu trữ và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và tiết kiệm diện tích kho. Đồng thời, việc sử dụng kệ chứa hàng giúp cho việc xuất nhập hàng cũng như kiểm soát hàng hóa trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

3. Cách hiển thị của ký hiệu số lô sản xuất. 

    Ký hiệu số lô sản xuất thường được hiển thị trên bao bì sản phẩm, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn và có thể là dạng chữ, số hoặc mã vạch.

Trên bao bì sản phẩm, ký hiệu số lô sản xuất thường được in ở mặt trước, mặt sau hoặc bên hông của sản phẩm, giúp người tiêu dùng và người quản lý kho dễ dàng nhận biết và truy xuất thông tin về lô sản xuất. Hình thức hiển thị của ký hiệu số lô sản xuất có thể là dạng chữ, dạng số hoặc dạng mã vạch. Dạng chữ có thể được ghi bằng các từ ngữ như "Lô SX: 20230405A".  Dạng số thì có thể là các con số như "1234567890". Ngoài ra, ký hiệu số lô sản xuất cũng có thể được in dưới dạng mã vạch để dễ dàng truy xuất thông tin bằng máy đọc mã vạch, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quá trình kiểm tra và quản lý hàng hóa.

Trên các tài liệu như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn, ký hiệu số lô sản xuất được ghi trong phần thông tin sản phẩm để người sử dụng có thể tra cứu và kiểm tra thông tin liên quan đến lô sản xuất.

Hình ảnh các lô hàng ở xưởng (Hình ảnh minh hoạ)

4. Các ngành hàng nào cần quản lý theo lô? 

• Ngành  thực phẩm và đồ uống: điểm đặc biệt cần quản lý vì cần đảm bảo an toàn thực phẩm, truy xuất nguồn gốc sản phẩm vì liên quan trực tiếp đến người sử dụng. Theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm và thu hồi sản phẩm nếu có vấn đề về chất lượng.
• Ngành dược phẩm cần đảm bảo chất lượng sản phẩm, an toàn cho người sử dụng.Truy xuất nguồn gốc sản phẩm và thu hồi sản phẩm nếu có vấn đề về chất lượng.
• Ngành hoá chất cần đảm bảo an toàn cho người sử dụng và môi trường bằng cách theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm. Thu hồi sản phẩm nếu có vấn đề về chất lượng.
• Ngành thiết bị y tế cần đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Truy xuất nguồn gốc sản phẩm và thu hồi sản phẩm nếu vấn đề chất lượng bởi vì những vật dụng y tế sẽ hỗ trợ rất lớn đến sức khoẻ của người bệnh. 
• Ngành mỹ phẩm như nước hoa hay kem dưỡng,.. những đồ dùng này ảnh hưởng trực tiếp lên da sức khoẻ của người dùng nên cần truy xuất nguồn gốc sản phẩm, thu hồi nếu chất lượng kém. 

Việc quản lý theo lô cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để đảm bảo hiệu quả. 

5. Lợi ích của việc quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất. 

     Việc quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Truy xuất nguồn gốc: Xác định nhanh chóng nguồn gốc sản phẩm, thuận lợi cho việc kiểm tra chất lượng và thu hồi sản phẩm nếu có vấn đề. Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu, nhà cung cấp, quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn cho người tiêu dùng.

Theo dõi quá trình: Theo dõi sát sao quá trình sản xuất, di chuyển và bán hàng của sản phẩm. Nắm bắt tình trạng hàng hóa trong kho, theo dõi hiệu quả sản xuất, tiêu thụ, giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Kiểm soát số lượng hàng tồn kho theo từng lô sản xuất, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt. Tối ưu hóa việc quản lý kho bãi, giảm thiểu chi phí lưu kho, giúp doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả.

Nâng cao chất lượng sản phẩm: Xác định nguyên nhân gây lỗi sản phẩm và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời. Nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng: Giúp khách hàng yên tâm về chất lượng sản phẩm và nguồn gốc xuất xứ. Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng, xây dựng thương hiệu uy tín và thu hút khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, việc quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất còn mang lại những lợi ích khác như: Giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý hàng hoá theo số lô sản xuất là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trên đây là tất cả những nội dung về số lô sản xuất, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về số lô sản xuất và các vấn đề xoay quanh vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau: