Số hóa hồ sơ là gì? Lợi ích của việc số hóa hồ sơ

Bước vào thế kỷ 21, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các khái niệm và phương pháp làm việc đã trải qua sự biến đổi đáng kể. Trong không gian chuyển đổi số này, một khái niệm quan trọng mà nhiều tổ chức và doanh nghiệp đang tiến hành là "Số hóa hồ sơ". Nhưng thực ra, "Số hóa hồ sơ là gì?" Hãy cùng Acc tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Số hóa hồ sơ là gì? Lợi ích của việc số hóa hồ sơ

1. Số hóa hồ sơ là gì?

Nghị định 78/2015/NĐ-CP xác định rằng số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản trên giấy thành dữ liệu điện tử, cho phép thông tin được lưu trữ và truy cập một cách linh hoạt và tiện lợi. Điều này mang lại khả năng khai thác và truy vấn dữ liệu mọi lúc, mọi nơi mà không bị ràng buộc bởi vật lý hay không gian.

Theo Quy định tại Điều 4 của Thông tư 01/2023/TT-VPC, các loại giấy tờ cần phải được số hóa khi thực hiện các thủ tục hành chính gồm:

• Thành phần của hồ sơ đã được xử lý trong các thủ tục hành chính trước đó.
• Có yêu cầu cụ thể về số hóa theo quy định của pháp luật.
• Cần số hóa theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền như Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Thành phần hồ sơ được số hóa theo nhu cầu cụ thể của tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, ngoại trừ các trường hợp đã được nêu ở các điểm trước.

2. Quy trình số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp tiêu chuẩn

Quá trình một hồ sơ được số hóa sẽ trải qua 7 bước cơ bản bao gồm:

- Bước 1: Tổng hợp hồ sơ cần số hóa

- Bước 2: Sắp xếp, phân loại các loại hồ sơ

- Bước 3: Scan hồ sơ

- Bước 4: Kiểm tra thông tin hồ sơ sau khi quét

- Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự

- Bước 6: Kiểm tra lại thông tin đầu vào

- Bước 7: Quản lý, lưu trữ thông tin hồ sơ

Quy trình số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp tiêu chuẩn

3. Lợi ích của việc số hóa hồ sơ là gì?

• Tối ưu hóa không gian và nguồn lực: Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý. Điều này không chỉ giảm chi phí mà còn bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy và mực in sử dụng.
• Thuận tiện truy xuất và tìm kiếm: Hồ sơ số hóa giúp truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Thay vì tìm kiếm trong hàng ngăn tài liệu, chỉ cần vài thao tác trên máy tính hoặc thiết bị di động, nhân viên có thể truy cập thông tin một cách hiệu quả.
• An ninh và sao lưu: Số hóa dữ liệu cung cấp khả năng bảo mật thông tin tốt hơn thông qua các biện pháp như mã hóa và quản lý quyền truy cập. Việc tạo bản sao lưu dự phòng cũng trở nên dễ dàng, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và có thể khôi phục khi cần thiết.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Số hóa hồ sơ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các bước tìm kiếm và di chuyển vật liệu giấy. Thông tin có thể được chia sẻ và truyền tải nhanh chóng qua email hoặc các công cụ trực tuyến khác.
• Chia sẻ thông tin và phối hợp thuận tiện: Hồ sơ số hóa giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng từ xa. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
• Quản lý và tổ chức dễ dàng: Hệ thống số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ vào các công cụ quản lý tài liệu, doanh nghiệp có thể nắm bắt chặt chẽ tình hình công việc và duy trì trật tự trong hoạt động hàng ngày.
• Tuân thủ pháp lý: Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý về lưu trữ và bảo mật thông tin. Việc sử dụng công cụ số hóa cũng giúp doanh nghiệp duy trì bản gốc và bản sao của tài liệu, đồng thời ghi lại lịch sử chỉnh sửa và điều chỉnh quyền truy cập theo yêu cầu pháp lý.

4. Những khó khăn thường gặp khi số hóa hồ sơ là gì?

4.1 Thiếu quy định thống nhất

Việc số hóa được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau mà không có quy định rõ ràng, dẫn đến sự không đồng bộ và khó khăn trong quản lý và tận dụng thông tin. Sự thiếu thống nhất này cũng gây ra vấn đề khi mỗi đội nhóm hoặc tổ chức tiến hành số hóa theo cách riêng, không nhất quán, gây khó khăn trong việc sử dụng và quản lý dữ liệu. Ngoài ra, cũng thiếu quy định về lưu trữ hồ sơ số hóa thay thế cho hồ sơ truyền thống, dẫn đến việc phải duy trì cả hai loại hồ sơ này đồng thời, tốn kém thời gian và công sức.

Những khó khăn thường gặp khi số hóa hồ sơ là gì?

4.2 Yêu cầu đầu tư ban đầu lớn

Để thực hiện việc số hóa, doanh nghiệp cần phải đầu tư đáng kể vào thiết bị và phần mềm. Trong khi nhiều tổ chức có sẵn các thiết bị như máy tính, máy scan, và thiết bị trình chiếu, nhưng việc lựa chọn phần mềm biên tập và quản lý tài liệu số thích hợp vẫn là một thách thức. Sự lựa chọn phần mềm không đáng tin cậy hoặc sử dụng các phần mềm miễn phí không rõ nguồn gốc có thể gây ra rủi ro mất cấp dữ liệu và hậu quả không mong muốn.

4.3 Khó khăn trong đào tạo nhân sự

Quá trình số hóa mới mẻ đối với đa số lao động, đặc biệt là những người lớn tuổi. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đào tạo chi tiết về cách sử dụng máy móc và phần mềm, gây ra khó khăn cho những người đã quen thuộc với công việc trên giấy. Ngoài ra, việc áp dụng các kỹ năng mới như biên tập tài liệu số, xây dựng hệ thống cây thư mục, và công tác quản lý, lưu trữ cũng đòi hỏi sự học hỏi và thích nghi.

4.4 Nguy cơ rò rỉ dữ liệu

Việc sao chép và chia sẻ dữ liệu không được kiểm soát có thể gây mất mát thông tin, thậm chí chỉ vì sơ ý của một cá nhân. Điều này đặt ra mối đe dọa về bảo mật thông tin, đặc biệt khi có những dữ liệu nhạy cảm hoặc quan trọng của doanh nghiệp bị rò rỉ. Do đó, việc quản lý và bảo vệ dữ liệu cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống.

5. Cơ quan nào có trách nhiệm số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?

Để hiệu quả hóa quá trình số hóa và quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh, theo quy định tại Điều 17 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Bộ Kế hoạch và Đầu tư được giao trách nhiệm quản lý số hóa hồ sơ này theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, nhiệm vụ của Bộ bao gồm:

a) Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, biểu mẫu liên quan đến đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử;

b) Tiến hành huấn luyện và hướng dẫn cho cơ quan đăng ký kinh doanh về việc số hóa hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

c) Đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra và giám sát quá trình đăng ký doanh nghiệp;

d) Cung cấp thông tin liên quan đến đăng ký doanh nghiệp cho các cơ quan liên quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu;

e) Quản lý và phát triển Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hỗ trợ sử dụng của các cơ quan và doanh nghiệp, và hướng dẫn về kinh phí phục vụ vận hành hệ thống này tại địa phương;

f) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính trong việc kết nối giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin thuế;

Cơ quan nào có trách nhiệm số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?

g) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính nghiên cứu và xây dựng phương án thực hiện liên thông thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế đối với hộ kinh doanh;

h) Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

Điều này gợi lên trách nhiệm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong việc quản lý và đào tạo để tăng cường khả năng số hóa và quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh, đồng thời hướng dẫn cho các Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả.

6. Tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa

Quá trình số hóa hồ sơ trong một doanh nghiệp là một nhiệm vụ kéo dài và phức tạp, không thể hoàn thành trong một lần duy nhất. Thay vào đó, việc này thường được thực hiện theo từng bước, bắt đầu với việc sắp xếp, lọc và số hóa các văn bản và tài liệu quan trọng nhất, sau đó tiếp tục với những văn bản ít quan trọng hơn.

Doanh nghiệp có thể tận dụng các dịch vụ hỗ trợ sau để thực hiện quá trình số hóa hồ sơ một cách hiệu quả:

• Dịch vụ phân loại và chỉnh lý: Đây là bước cơ bản giúp tổ chức hồ sơ theo tiêu chuẩn nhất định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin.
• Dịch vụ nhập liệu: Thông tin từ các hồ sơ vật lý được nhập vào hệ thống dữ liệu điện tử để dễ dàng quản lý và sử dụng.
• Dịch vụ quét hồ sơ: Các tài liệu giấy được quét và chuyển đổi thành định dạng điện tử như PDF, TIFF, JPG, PNG để tiện lợi trong lưu trữ và truy cập.

Tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa

• Dịch vụ số hóa: Các hồ sơ định dạng văn bản và hình ảnh được chuyển đổi thành tệp tin điện tử có thể chỉnh sửa và lưu trữ.
• Dịch vụ lưu trữ và quản lý hồ sơ: Dịch vụ này cung cấp hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng hồ sơ từ bất kỳ đâu. Điều này giống như một văn phòng di động cho các hồ sơ của doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết đã giúp quý khách hiểu rõ về số hoá hồ sơ là gì? và vai trò quan trọng của việc này đối với doanh nghiệp. Xin cảm ơn vì đã theo dõi.