Số hóa đơn đỏ là gì? Ý nghĩa?

Một hóa đơn đỏ có giá trị như một chứng từ kế toán khi và chỉ khi tuân thủ đầy đủ các quy định về hình thức của một hóa đơn, trong đó đặc biệt nhấn mạnh tới yếu tố Số hóa đơn. Vậy Số hóa đơn đỏ là gì? Ý nghĩa của số hóa đơn đỏ như thế nào? Mời bạn đọc cùng tìm câu trả lời với Luật ACC ở bài viết này nhé!

Số hóa đơn đỏ là gì? Ý nghĩa?

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) do Bộ Tài chính phát hành hoặc do công ty tự mình in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ và nó được dùng làm căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước.

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020 NĐ-CP:

“Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.”

2. Thông tin trên hóa đơn đỏ gồm những gì?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đỏ bao gồm những nội dung sau đây:

Một là, tên hóa đơn: Ví dụ hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế,...

Hai là, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC: Ví dụ như ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử gồm số 1 là phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng, số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng,...;

Ba là, tên liên hóa đơn: Quy định cụ thể tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, ví dụ như hóa đơn đặt in tại cơ quan thuế gồm có 3 liên, trong đó, liên 1 dùng để lưu, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để sử dụng nội bộ…;

Bốn là, số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, thể hiện thứ tự lập hóa đơn của người bán;

Năm là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Đây là thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn đỏ. Các thông tin này phải được ghi theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh…mà bên bán đã được cấp;

Sáu là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Các thông tin cơ bản của người mua cũng phải được thể hiện trên hóa đơn đỏ. Nếu bên mua không có mã số thuế thì bên bán không cần phải ghi thông tin này;

Bảy là, thông tin về hàng hóa, dịch vụ mua bán, giao dịch ví dụ như tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Tám là, chữ ký của các bên: Nếu là hóa đơn giấy thì cần có chữ ký của các bên trong giao dịch. Nếu là hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số (nếu có) hoặc chữ ký của cá nhân đối với bên mua.

Chín là, thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ví dụ như thời điểm chuyển hàng hóa ra khỏi kho bãi,...;

Mười là, thông tin về mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử trong trường hợp bên bán đã có mã số hóa đơn điện tử;

Mười một là, thông tin về chữ viết, chữ số, đồng tiền sử dụng trong hóa đơn: Chữ viết được sử dụng trong hóa đơn là chữ tiếng Việt, chữ số được viết theo số Ả - rập, đồng tiền sử dụng là Đồng Việt Nam, ký hiệu là đ.

Mười hai là, nội dung khác trên hóa đơn: Ngoài các nội dung bắt buộc thì bên bán cũng có thể có thêm các nội dung khác như logo, hình ảnh đại diện, slogan,...trong hóa đơn đỏ.

3. Số hóa đơn đỏ là gì?

Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:

• Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
• Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.

4. Ý nghĩa của số hóa đơn đỏ 

Số hóa đơn đỏ thể hiện thứ tự lập hóa đơn của người bán; có giá trị phân biệt giữa các hóa đơn cùng loại, số hóa đơn giúp thuận tiện tìm lại hóa đơn khi cần

Số hóa đơn cũng giúp doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế nắm bắt được số hóa đơn được lập để quản lý và kiểm soát hóa đơn dễ dàng hơn. 

5. Cách ghi số hóa đơn đỏ

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

 Trên đây là nội dung thông tin mà Luật ACC muốn cung cấp đến bạn đọc về chủ đề Số hóa đơn đỏ là gì? Ý nghĩa? cũng như một số thông tin có liên quan khác. Chúng tôi hy vọng những kiến thức được chia sẻ trên đây hữu ích và giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình làm việc liên quan đến hóa đơn. Trong quá trình tham khảo, nếu còn nội dung nào bạn chưa rõ vui lòng phản hồi bài viết này hoặc liên hệ trực tiếp tới Luật ACC theo thông tin dưới đây để được tư vấn, giải đáp kịp thời nhé!