Nội dung bài viết phù hợp với các bạn sinh viên đang tìm tài liệu tham khảo cho khóa luận tốt nghiệp của mình, đặc biệt là môn hậu cần, bài viết khá hay và đầy đủ. Vì vậy, luận văn thạc sĩ xin chia sẻ bài viết này đến các bạn, nội dung bài viết bao gồm sơ đồ tổ chức của công ty Logistics, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty Logistics.
1. Sơ đồ công ty Logistics
Sơ đồ tổ chức hậu cần của FBI
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty
Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được tổ chức theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung. Nhằm cung cấp cho toàn thể nhân viên hiểu rõ, hướng dẫn toàn thể nhân viên phải làm những gì để đạt được mục tiêu phát triển của công ty và của từng cá nhân nhân viên. Triết lý của tập đoàn được thể hiện ngắn gọn qua chữ “GIÀU”. Dưới đây là bốn giá trị cốt lõi xuyên suốt mọi hoạt động của công ty và cũng là mục tiêu mà toàn thể công ty nỗ lực không ngừng hoàn thiện.
A – TRÁCH NHIỆM: CÓ TRÁCH NHIỆM CAO TRONG MỌI HOẠT ĐỘNG.
I – ĐỔI MỚI: LUÔN ĐỔI MỚI ĐỂ LUÔN THÍCH ỨNG.
C – LỰA CHỌN: FBI LUÔN LÀ SỰ LỰA CHỌN TỐT CHO KHÁCH HÀNG.
H – HOUSE: ĐƠN VỊ THUỘC PHÒNG CHUNG. FBI Logistics luôn đứng về giải pháp hướng tới khách hàng, họ luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để đưa ra quyết định thay khách hàng.
2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty logistics
Giám đốc:
Chức năng:
Lãnh đạo công ty là bà Đào Thị Bảo Trâm, người giữ chức vụ cao nhất trong công ty FBI Logistics, đồng thời là người đại diện theo pháp luật, có chức năng điều hành và quyết định mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật. pháp luật. pháp luật.
Phân công:
Quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban. Trực tiếp kiểm tra, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, động viên các bộ phận, cá nhân noi gương, hỗ trợ nhau trong quá trình công tác. Nhận biết những thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt, xem xét và đánh giá tình hình thị trường logistics hiện tại. Từ đó đưa ra những chiến lược, phương hướng, mục tiêu cụ thể để phát triển doanh nghiệp. Phê duyệt kịp thời các quy chế, quy định và các văn bản cần thiết phục vụ cho hoạt động của công ty.
Phó giám đốc:
Chức năng:
Chức năng của phó giám đốc là hỗ trợ và thông báo cho giám đốc về hoạt động của các dịch vụ, sắp xếp không gian, sắp xếp thời gian, tạo lịch làm việc chuyên nghiệp. Thay mặt giám đốc theo dõi, giám sát công việc.
Phân công:
Phân phối công việc cho toàn thể nhân viên công ty dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Thực hiện các công việc như hỗ trợ, giám sát, quản lý theo yêu cầu của giám đốc. Đặt mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận. Thay mặt giám đốc ra các quyết định khi cần thiết. Báo cáo tiến độ công việc và hoạt động cụ thể tại các phòng ban.
Nguồn nhân lực:
Chức năng:
Phòng Nhân sự có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong mọi công tác liên quan đến công tác tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý hành chính.
Phân công:
Tìm kiếm nhân viên mới cho công ty bằng cách đăng tin tuyển dụng, lên lịch phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty. Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, viết các văn bản như: chương trình làm việc tuần, lịch họp, lịch công tác,… và tổ chức các cuộc họp, sự kiện thường niên của công ty. Hỗ trợ các bộ phận khác trong văn phòng chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết.
Phòng tiếp thị:
Chức năng:
Phòng Marketing có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến sự phát triển của công ty và hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty trong việc triển khai các kế hoạch Marketing.
Phân công:
Thu thập thông tin về nhu cầu thị trường từ đó thực hiện các chiến dịch truyền thông quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Duy trì các trang mạng xã hội của công ty, thường xuyên cập nhật các tin tức liên quan đến ngành và hoạt động của công ty trên các phương tiện truyền thông, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và nắm bắt thông tin. Tổ chức các chương trình họp mặt hàng tháng, hàng năm cho toàn thể nhân viên công ty.
Phòng pháp chế:
Chức năng:
Chức năng của phòng pháp chế là tư vấn và hướng dẫn pháp lý cho ban giám đốc, xây dựng các quy định quản lý nội bộ trong công ty, tư vấn và đánh giá dưới góc độ pháp lý.
Phân công:
Rà soát, xử lý văn bản quy phạm pháp luật. Phổ biến, giáo dục pháp luật. Theo dõi việc thực thi pháp luật.
Phòng kế toán:
Chức năng:
Phòng kế toán có năng lực thực hiện các công việc liên quan đến tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm. Cung cấp thông tin phản hồi cho Hội đồng quản trị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, giám sát tình hình huy động vốn và các vấn đề có liên quan.
Phân công:
Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê, phân tích tình hình kinh doanh được kiểm tra và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo. Theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời, thống nhất diễn biến các nguồn vốn, vay, quyết toán, chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm soát và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và giám sát. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan theo chế độ kế toán hiện hành. Quản lý tình hình tài chính của công ty, lập ủy nhiệm chi, ghi nợ, theo dõi công nợ, xuất hóa đơn, thu tiền khách hàng, tính lương nhân viên, quản lý thu chi, nộp thuế cho Nhà nước, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó...
Lưu trữ, bảo quản và bảo mật các tài liệu, số liệu tài chính, kế toán theo quy định hiện hành và phân cấp quản lý của Công ty.
Lý giải quy trình vận chuyển hàng xuất khẩu Lcl bằng đường biển
Phòng nghiệp vụ:
Đây là một trong những phòng ban quan trọng nhất của công ty, có chức năng thực hiện các nghiệp vụ từ tiếp nhận thông tin, lập giá cước đến chứng từ xuất nhập khẩu, hỗ trợ phòng kinh doanh trong suốt quá trình xuất nhập khẩu. Dịch vụ nghiệp vụ bao gồm nhiều dịch vụ như: dịch vụ định giá (pricing), dịch vụ khách hàng (CS), dịch vụ chứng từ (docs), dịch vụ thủ tục hải quan (log). Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể sẽ là:
Giá cả và dịch vụ khách hàng:
Chức năng:
Chức năng của phòng giá là hoàn thành công tác xác nhận giá tuyến xuất nhập, cung cấp giá cho bộ phận kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác giúp cho bộ phận kinh doanh chốt đơn, xuất hàng về công ty.
Phân công:
Tiếp nhận yêu cầu tra giá từ phòng kinh doanh, kiểm tra thông tin, sau khi xác nhận thông tin chính xác phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, nhà xe để hỏi giá cước cho lô hàng mà phòng kinh doanh cung cấp. Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp, bộ phận định giá sẽ tiếp tục lập báo giá chi tiết và gửi đi bán. Luôn giữ mối quan hệ tốt với các hãng tàu để có sự hỗ trợ tốt nhất về giá và các bước dịch vụ. Bên cạnh việc thiết lập mối quan hệ với các hãng tàu cũ, chúng tôi cũng cần tìm kiếm các nhà cung cấp mới để cập nhật giá cả cạnh tranh cho khách hàng. Nghiên cứu giá thị trường hiện tại, xác định giá của công ty cung cấp có cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường hay không, trường hợp giá của công ty quá cao so với các đối thủ trong ngành thì phải có biện pháp, giải pháp khắc phục. Để linh hoạt cho bộ phận kinh doanh và tiết kiệm thời gian liên hệ tra giá, bộ phận định giá sẽ cập nhật giá thường xuyên và gửi cho bộ phận kinh doanh (thường vào đầu và giữa tháng). Khi sale gửi yêu cầu thỏa thuận giá để có thể “giành” hàng, lúc này phòng giá có nhiệm vụ đàm phán, thương lượng với hãng tàu để có thể chốt được mức giá mà sale yêu cầu. Khi sale và khách hàng đã thống nhất về giá thì sẽ tiến hành đặt chỗ. Nhiệm vụ của bộ phận chăm sóc khách hàng là tiếp nhận thông tin sale, kiểm tra lịch chạy tàu, sau đó liên hệ với hãng tàu để check chỗ, đặt chỗ và gửi phiếu đặt chỗ cho khách hàng. Theo dõi tình trạng lô hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh, tư vấn kịp thời, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Tiếp nhận mong muốn, ý kiến và nhận xét của khách hàng để chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện mong muốn của khách hàng.
Log Department:
Chức năng:
Phòng Log có chức năng kiểm tra và hoàn thiện toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định về thuế suất, mã số HS, thủ tục chuyên ngành,… tư vấn mọi thủ tục hải quan theo các văn bản pháp luật hiện hành cho các phòng ban trong công ty.
Phân công:
Khai báo hải quan, thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, thực hiện các thủ tục đưa hàng hóa ra cảng, biên giới. Tư vấn mã HS, thẩm tra thủ tục xuất nhập khẩu. Khai tờ khai hải quan trên hệ thống Ecus VNACCS và làm thủ tục thông quan. Thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu. Soạn thảo hồ sơ tư vấn và hoàn thuế, tạm ứng, hoàn thuế cho lô hàng. Phối hợp với bộ phận điều xe, phòng OPS và các bộ phận khác để giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.
Phòng cấp chứng chỉ:
Chức năng:
Chức năng chính của bộ phận chứng từ là hoàn thiện tất cả các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa. Tập hợp, kiểm tra chứng từ, chỉnh sửa chứng từ nếu cần thiết, soạn thảo hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, gửi thông báo hàng đến (NOA), phát hành phiếu giao hàng (D/O), phát hành hóa đơn vận chuyển (B/L), truyền dữ liệu hàng hóa, … .
Phân công:
Sau khi nhận được booking của khách hàng, nhân viên phụ trách chứng từ có trách nhiệm liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh cấp container rỗng, sau đó fax lệnh này cho khách hàng. Theo dõi và hướng dẫn khách hàng đóng hàng và dỡ hàng đúng thời gian quy định trên đơn hàng container. Sau khi khách hàng đóng hàng xong vào container phải khai báo chi tiết vận đơn đường biển (HBL). Khi nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng, HBL fax bản nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Sau đó in HBL gốc cho khách. Gửi chi tiết vận chuyển và tên đại lý cho công ty vận chuyển dưới dạng vận đơn chính (MBL). Khi nhận được bản nháp MBL từ hãng tàu, bạn nên kiểm tra kỹ tên tàu, số chuyến, số cont/seal, tên đại lý, v.v.
Nhận MBL từ công ty vận chuyển. Giao HBL gốc cho khách hàng. Các file backup: HBL, MBL, Invoice, list xe, C/O (bản sao), giấy giới thiệu,….
Bộ phận vận tải:
Chức năng:
Bộ phận vận tải đường bộ chịu trách nhiệm điều phối vận tải, cung cấp hàng hóa nội địa. Sử dụng đội xe container của công ty để chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu.
Phân công:
Trưởng bộ phận điều xe sẽ sắp xếp lộ trình của từng chuyến xe để giao và nhận hàng của khách hàng tại một điểm quy định. Trợ lý Điều phối viên Hạm đội sẽ nhận thông tin lịch trình từ Giám đốc Bộ phận và sau đó liên hệ với từng tài xế lái xe kéo đến điểm đến được chỉ định. Trợ lý điều phối xe container sẽ theo dõi lộ trình chuyến đi và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn. Lái xe container có nhiệm vụ điều xe theo sự sắp xếp của đội vận chuyển để đến địa điểm trống, lấy hàng, kéo hàng từ cảng về kho của khách hàng hoặc kéo hàng từ kho của khách hàng về kho của khách hàng. cảng hoặc rút hàng từ kho bên cung cấp về kho bên nhận hàng. Tài xế xe container cần thông báo liên tục cho nhân viên điều độ tuyến đường để biết tình trạng lô hàng. Người lái xe phải thông báo cho OPS khi kéo hàng hóa đến người điều phối được chỉ định để xếp hoặc dỡ hàng.
Bộ phận kinh doanh:
Chức năng:
Là một bộ phận quan trọng trong công ty, có chức năng bán các dịch vụ mà công ty cung cấp như: vận chuyển hàng hóa, kho bãi, khai báo hải quan,…Giới thiệu và cung cấp cho khách hàng các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Phân công:
Phòng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng để giới thiệu và cung cấp dịch vụ tìm nguồn hàng của công ty cho các công ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và ngoài nước bằng các loại hình tải trọng mà quý doanh nghiệp có. Thu thập tất cả các thông tin thị trường liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty để xác định thị trường đang có nhu cầu như thế nào, mức tiêu thụ ra sao. Từ đó, xác định phạm vi thị trường cho các sản phẩm và dịch vụ hiện tại, dự báo nhu cầu, xu hướng tiêu dùng, v.v. Thường xuyên liên hệ, chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ, hỏi thăm về lịch trình xuất nhập khẩu của khách hàng để có thể hỗ trợ ưu đãi về giá và dịch vụ cho khách hàng. Khi chốt đơn hàng với khách, bộ phận kinh doanh sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi quá trình nhập xuất hàng, kiểm tra các loại chứng từ, giấy tờ liên quan đến lô hàng. .
Nội dung bài viết:
Bình luận