Số chứng từ là gì? (Cập nhật 2024)

Chứng từ là một trong những tài liệu quan trọng trong lĩnh vực thuế và kế toán được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toàn. Tuy nhiên, vấn đề về số chứng từ là gì lại thường khiến nhiều người nhầm lẫn trong thực tiễn. Hiểu được điều đó, trong bài viết này, Công ty luật ACC sẽ hướng dẫn bạn đọc tìm hiểu về số chứng từ và những vấn đề liên quan thông qua những quy định pháp luật mới nhất hiện nay được cập nhật năm 2023.

1. Khái niệm số chứng từ là gì?

Định nghĩa về số chứng từ là gì tuy chưa được giải thích tại bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào nhưng dựa trên những quy định về chứng từ kế toán tại Luật kế toán năm 2015 có thể hiểu như sau:

- Số chứng từ là ký hiệu được thể hiện trong chứng từ để làm cơ sở phân biệt chứng từ này với chứng từ khác trong hoạt động kế toán, thuế của một đơn vị xác định. Nói cách khác, số chứng từ chính là số thứ tự chứng từ. Trong đó:

- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế, như:

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

+ Biên lai thuế, phí, lệ phí 

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

2. Quy định chung về số chứng từ hợp pháp 

Số chứng từ là gì khi lập cần đáp ứng những điều kiện chung về nội dung và hình thức thì mới được coi là hợp pháp. Theo đó, tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về vấn đề này như sau:

Đối với chứng từ khấu trừ thuế 

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế là nội dung bắt buộc phải có trong chứng từ khấu trừ thuế.

Đối với chứng từ là biên lai

- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai: Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu).

+ Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm. 

+ Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in biên lai đặt in.

+ Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.

- Số biên lai: Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

+ Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. 

+ Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001.

+ Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

3. Quy định về chứng từ điện tử và biên lai giấy

Đối với số chứng từ là gì của các chứng từ là chứng từ điện tử hoặc biên lai giấy theo hình thức tự in, cần đáp ứng những quy định cụ thể dưới đây.

Đối với chứng từ điện tử

- Định dạng biên lai điện tử: Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng số chứng từ là gì điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc về số chứng từ.

Đối với biên lai giấy theo hình thức tự in

Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

- Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

4. Những câu hỏi thường gặp.

Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu nào?

– Tên, số hiệu của chứng từ;

– Ngày lập chứng từ;

– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;

– Thông tin của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ;

– Nội dung phát sinh chứng từ (chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì);

– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng đưa ra giao dịch;

– Chữ ký, họ tên, con dấu của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.

Phân loại theo cách thức lập ra chứng từ?

+ Chứng từ nhiều lần: Đây là loại chứng từ để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế được thực hiện liên tiếp và nhiều lần. Sau mỗi lần lập chứng từ, các giá trị được thể hiện trong chứng từ đó sẽ cộng dồn cho đến giới hạn đã xác định và chuyển vào sổ kế toán.

+ Chứng từ một lần: Là loại chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế chỉ thực hiện một lần và chuyển luôn vào sổ kế toán.

Phân loại theo trình tự lập ra chứng từ?

+ Chứng từ gốc: Là loại chứng từ lập trực tiếp khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã được hoàn thành.

+ Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó giảm nhẹ công tác kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi vào sổ sách.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc những vật mang thông tin liên quan làm căn cứ ghi sổ kế toán, để phản ánh nghiệp vụ tài chính- kinh tế được phát sinh và hoàn thành thực tế.

Trên đây là những quy định liên quan đến số chứng từ là gì do Công ty luật ACC tổng hợp và phân tích gửi đến bạn đọc. Bạn đọc hãy liên hệ với chúng tôi nếu còn có những vướng mắc nào khác liên quan đến vấn đề pháp lý này hoặc bất kỳ vấn đề nào trong những lĩnh vực khác để được tư vấn nhiều hơn hoặc yêu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý uy tín và hiệu quả.