Sao y bản chính là gì? Giấy tờ nào cần được sao y bản chính?

Quá trình cấp bản sao từ sổ gốc là một quy trình mà cơ quan hoặc tổ chức nơi sổ gốc được lưu trữ sử dụng sổ gốc để sao chụp ra bản sao. Thông thường, người dân thường gọi quy trình này là sao y bản chính. Tuy nhiên, từ pháp lý, thuật ngữ thông dụng hơn là chứng thực hoặc thủ tục chứng thực bản sao. ACC sẽ bổ sung thêm về sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là gì?

1.Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là một bản sao được chứng thực từ bản chính, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ về nội dung so với bản gốc. Quy định về sao y bản chính được thực hiện dựa trên Điều 2 Khoản 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Khác biệt giữa sao y bản chính và việc chứng thực chữ ký là ở điểm này: trong sao y bản chính, không chỉ xác định tính chính xác của chữ ký mà còn đảm bảo nội dung và hình thức của bản sao phải trùng khớp hoàn toàn với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký chỉ liên quan đến việc xác định tính chính xác của chữ ký trên tài liệu mà không liên quan đến việc chứng thực nội dung hoặc hình thức của văn bản.

Theo quy định tại Điều 3 Khoản 10 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, "bản sao y" được định nghĩa là một bản sao đầy đủ và chính xác về nội dung so với bản gốc hoặc bản chính của văn bản, được thực hiện theo thể thức và kỹ thuật quy định. Điều này khẳng định rõ ràng về yêu cầu về tính chính xác và đầy đủ của sao y bản chính so với bản chính hay bản gốc.

2. Giấy tờ nào cần được sao y bản chính?

Các tài liệu cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:
Bản chính là phiên bản ban đầu của giấy tờ hoặc văn bản, được cấp phát bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Phiên bản chính thức của giấy tờ hoặc văn bản có thể được tự lập bởi cá nhân, nhưng phải được xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

3. Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính

Dựa vào quy định tại Điều 2 Khoản 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan được ủy quyền thực hiện sao y để xác thực bản sao so với bản chính bao gồm:
- Phòng Tư pháp tại cấp huyện, bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Ủy ban Nhân dân cấp xã, bao gồm xã, phường, thị trấn;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi tắt là cơ quan đại diện);
- Các công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, đã được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

 Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính

4. Quy trình thực hiện sao y bản chính

Quy trình sao y bản chính, hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản gốc, được quy định rõ trong Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP với các điểm sau:

- Người yêu cầu chứng thực phải cung cấp bản gốc của giấy tờ hoặc văn bản làm căn cứ cho việc chứng thực bản sao, cùng với bản sao cần được chứng thực.

- Trong trường hợp bản gốc của giấy tờ hoặc văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài, nó phải được công chứng hoặc chứng nhận hợp pháp bởi lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ khi được miễn hợp pháp bởi lãnh sự theo các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc của sự thuận tiện.

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ cung cấp bản gốc, cơ quan hoặc tổ chức sẽ chụp ảnh từ bản gốc để tiến hành chứng thực, trừ khi không có phương tiện để thực hiện điều này.

- Nhân viên thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra nội dung của bản gốc, so sánh với bản sao. Nếu nội dung của bản sao chính xác và không thuộc vào các trường hợp được miễn chứng thực như quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, họ sẽ thực hiện các bước sau:

+ Ghi lại lời chứng thực bản sao từ bản gốc theo mẫu quy định;

+ Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

- Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối cùng. Nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai.

- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản gốc giấy tờ hoặc văn bản, hoặc từ nhiều bản sao chứng thực từ cùng một bản gốc trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực khác nhau.

5. Tính pháp lý của sao y bản chính

Tính pháp lý của sao y bản chính được xác định một cách cụ thể và rõ ràng trong quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo quy định này, bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác của pháp luật. Điều này đảm bảo rằng bản sao y được công chứng sẽ có hiệu lực và có thể được sử dụng trong các tình huống pháp lý mà cần tài liệu chứng minh.

Quá trình sao y bản chính giấy tờ thường yêu cầu sự canh chừng và xác minh kỹ lưỡng từ phía Công Chứng viên. Người yêu cầu sao y thường phải xuất trình tài liệu gốc cho Công Chứng viên để tiến hành công chứng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người yêu cầu có thể yêu cầu chứng thực hồ sơ qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh.

Việc công chứng giấy tờ không thể thực hiện qua email vì sự dễ bị giả mạo của email và cần phải được xác minh bằng các phương tiện khác như đã đề cập. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo vệ tính xác thực của tài liệu chứng thực trong các giao dịch pháp lý.

6. Thời hạn có hiệu lực tối đa của bản sao y bản chính

Thông thường, thời hạn của bản sao từ bản chính thường được hạn chế trong khoảng 06 tháng. Tuy nhiên, không có tài liệu cụ thể nào quy định rằng bản sao y chứng thực chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Dường như thông tin này thường được truyền đạt qua lời nói và một số địa điểm có thể áp dụng các quy định về thời hạn của bản sao.

Thời hạn có hiệu lực tối đa của bản sao y bản chính

Thực tế, một số giấy tờ thường trải qua các biến động như:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thường được điều chỉnh qua các trang bổ sung để ghi lại các thay đổi mới về quyền sử dụng đất.
Khi có sự thay đổi về địa chỉ hoặc thành viên trong hộ khẩu, việc cập nhật thông tin trong sổ hộ khẩu là điều cần thiết.
Do đó, việc thiết lập một khoảng thời gian 6 tháng cho bản sao có thể mang lại sự an tâm cho mọi người. Tuy nhiên, cũng cần nhớ rằng có những loại giấy tờ không thể được sửa đổi hoặc bổ sung, như chứng minh nhân dân hay bằng cấp. Vì vậy, việc xác định thời hạn hiệu lực của bản sao không phải lúc nào cũng là phương pháp hợp lý. Bản sao thể hiện sự xác nhận từ người chứng thực về việc tài liệu này là một bản sao chụp từ bản gốc vào thời điểm chứng thực.

Bài viết trên, đã được ACC cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm Sao y bản chính là gì? Giấy tờ nào cần được sao y bản chính?. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào còn chưa được giải đáp, xin vui lòng liên hệ qua trang web của ACC để nhận được câu trả lời chính xác và cụ thể hơn. Hotline: 19003330; Zalo: 084 696 7979; Gmail: [email protected]; Website: accgroup.vn.