Quy Trình Thủ Tục Hải Quan Xuất Nhập Khẩu Cập Nhật 2024

Hiện nay, việc hội nhập nền kinh tế với thế giới vô cùng quan trọng, hoạt động xuất nhập khẩu là một trong những yếu tố chính góp phần nên việc phát triển kinh tế xã hội. Nhắc đến việc xuất nhập khẩu người ta thường liên tưởng về cụm từ “thủ tục hải quan”. Vậy thủ tục hải quan xuất nhập khẩu là gì?

1. Thủ tục hải quan (Customs procedures)

là các thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng hóa cũng như phương tiện vận tải được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới quốc gia. Việc này giúp cho doanh nghiệp được thông quan nhập hàng vào Việt Nam hoặc xuất hàng ra ngoài biên giới Việt Nam. Hơn hết là ngăn chặn kịp thời các lô hàng cấm xuất khẩu hoặc cấm nhập khẩu được di chuyển qua khỏi biên giới, đảm bảo an ninh trật tự. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu các bước lảm thủ tục hải quan:

1. Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

• Rà soát và kiểm tra các chứng từ liên quan như:
  • Hợp đồng mua bán (Sales contract)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Chi tiết đóng gói (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading)
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
  • …
• Kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác:
• Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng
• Số kiện, tổng trọng lượng hàng trên B/L và P/L…
• Với C/O cần kiểm tra chi tiết.

2. Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

• Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO…
• Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai

3. Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục hải quan xác nhận hợp chuẩn

4. Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

• Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu. Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm… 
• Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp.
• Với hàng nhập khẩu thì tùy vào mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không.

Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định. Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến 1-2 ngày. Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký.

5. Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

• Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hang vận chuyển, tiếp tục làm tờ khai. Sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.
• Kiểm tra những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan….
• Sau khi truyền chính thức, tờ khải sẽ được hệ thống tự động phân luồng:
  • Luồng xanh: Hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát
  • Luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
  • Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa
• In tờ khai và chuyển tới bước tiếp theo

6. Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

• Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O. Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.
• Tại Thông báo hàng đến, sẽ có những thông tin cần thiết như: 
  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh. 
  • Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
  • Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)
• Tiếp tục đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Chứng từ thông thường bao gồm:
  • Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
  • Vận đơn: 1 bản photo
  • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
  • Tiền phí: nộp tại ngân hàng

7. Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng của tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị sẽ có những hồ sơ khác nhau như sau:

• Đối với tờ khai luồng xanh:
  • Tờ khai in từ trên phần mềm
  • Tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan
• Đối với tờ khai luồng vàng:
  • Giấy giới thiệu của công ty
  • Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
  • Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hang vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
  • Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế, hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
  • Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
  • Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…
  • Giấy tờ khác có liên quan
• Đối với tờ khai luồng đỏ:
  • Hải quan kiểm tra chứng từ: Giấy tờ chuẩn bị giống với tờ khai luồng vàng
  • Hải quan kiểm tra hàng hòa: cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng hoặc kho như giấy giới thiệu, lệnh giao hàng (còn hạn),…

8. Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

• Đối với tờ khai luồng xanh: Nộp thuế xuất, nhập khẩu và VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát nộp
• Đối với tờ khai luồng vàng:
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn.
  • Nếu Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý và chất vấn. Cần phải giải thích và xuất trình thêm chứng từ bổ sung (nếu cần). Nếu thỏa đáng, Hải quan sẽ thông quan.
  • Khi có vướng mắc, lời giải thích không hợp lý, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
  • Trường hợp tài liệu và giải thích không đủ thuyết phục, hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ).
• Đối với tờ khai luồng đỏ
  • Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên.
  • Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Lưu ý: Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng... thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho làm thủ tục đổi lệnh của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.