Một bước quan trọng trong đấu thầu đó là nhà thầu phải lập hồ sơ dự thầu. Quy trình lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi độ chính xác, tỉ mỉ rất cao. Bộ hồ sơ dự thầu chiếm hầu hết phần trăm trúng thầu của nhà thầu. Nhằm hỗ trợ và giải đáp cho doanh nghiệp, sau đây ACC sẽ giới thiệu tới quý khách hàng quy trình lập hồ sơ dự thầu với những điểm nhấn sau:
Quy trình lập hồ sơ dự thầu
1. Hồ sơ dự thầu là gì?
Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu gồm 2 túi hồ sơ: Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (HSĐXKT) và Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC)
2. Hồ sơ mời thầu gồm những giấy tờ gì?
Trước khi tìm hiểu về quy trình lập hồ sơ dự thầu, cần biết HSDT gồm những loại giấy tờ gì. Theo quy định, Hồ sơ dự thầu gồm các phần chính:
- Thủ tục đấu thầu: Cung cấp thông tin về thủ tục, mô tả gói thầu. Phần quan trọng nhất của nó là:
+ Bảng dữ liệu đấu thầu: Bạn sẽ tìm thấy các thông tin về Tên bên mời thầu, tên gói thầu, tên dự án, thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian đóng thầu, quy định về tính pháp lý, hợp lệ hàng hóa, số tiền trong BẢO ĐẢM dự thầu (bảo lãnh của ngân hàng), thời gian, thời hạn, số bản sao (bản chụp) và các quy định cụ thể khác. Đây là phần quan trọng về số liệu, hãy cẩn thận.
+ Tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu: là mô tả mềm về việc làm thế nào để được điểm cao. Bao gồm các mô tả quan trọng nhất về năng lực tài chính phục vụ gói thầu (bạn cũng tìm thấy số liệu về giá trị cam kết tài trợ tín dụng ở đây), năng lực kinh nghiệm, năng lực nhân sự, hàng hóa; Biện pháp triển khai… Đây là phần “ngốn giấy”, vì bạn sẽ phải chứng minh khá là nhiều thứ mình bày ra.
- Biểu mẫu dự thầu: Phần này là phần cơ bản, được luật quy định chung, cho nên chỉ cần kiểm tra và làm theo (copy, thay số) sao cho chuẩn là ok. Phần biểu mẫu này cùng phần chỉ dẫn nhà thầu ở đầu hồ sơ có tính chất luật định.
- Yêu cầu về xây lắp và phạm vi cung cấp: Mô tả về dự án và các hạng mục, công việc cần thực hiện. Phần này sẽ nói một cách chung, nó được bổ sung thông tin nhờ bảng Phụ lục tiên lượng. (cung cấp thông tin về khối lượng). Ngoài ra, phần này còn có các thông tin cho bộ phận kỹ thuật xây dựng phương án – Tức là khi xây dựng bảng giá chi tiết, BP lên phương án sẽ căn cứ vào bảng này; cùng với đó, Bảng tuyên bố đáp ứng cũng dựa vào đây để lập (nếu có).
- Điều kiện hợp đồng: Bạn chỉ cần quan tâm đến 2 nhóm từ viết tắt: ĐKC và ĐKCT (điều kiện chung và điều kiện chi tiết) Các nội dung của chúng sẽ cho biết thông tin cần thiết để hiểu về hợp đồng, các nghĩa vụ phải đảm bảo hay các đầu mối triển khai. Đây là phần liên quan đến nửa thứ hai của hồ sơ dự thầu: Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC).
- Phần này cũng bao gồm các thông tin về giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
3. Quy trình lập hồ sơ dự thầu
3.1. Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi thông
Việc đọc để chúng ta nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, phải nắm chắc ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều kiện này thì HỒ SƠ DỰ THẦU sẽ bị loại ngay lập tức.
3.2. Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu
Lưu ý không được sót biểu mẫu nào nếu thiếu sót hay là làm sai các biểu mẫu thì HSDT của bạn sẽ bị loại ngay.
3.3. Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu
Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty) + Biện pháp thi công + Giá dự thầu.
- Phần năng lực công ty: Thì có sẵn các văn bản của công ty các bạn có thể yêu cầu và ráp vào hồ sơ như:
+ Đăng ký kinh doanh (phô tô công chứng) theo quy định không quá 6 tháng.
+ Đăng ký mẫu dấu.
+ Các hợp đồng tương tự đã thực hiện.
+ Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính được kiểm toán càng tốt.
+ Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến.
+ Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác.
- Phần biện pháp thi công:
Yêu cầu các bạn đọc HSMT nắm rõ các yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ biện pháp thi công, cái này có thể tham khảo các thuyết minh khác và văn điệu của mình mà các bạn phán, không nên bỏ qua các biện pháp của HSMT vì các chủ đầu tư sẽ chấm theo ý, các bạn có thể viết hay nhưng không có ý thì cũng ít điểm. Khi copy bài thì chỉnh sửa nội dung hợp lý tránh trường hợp lấy râu ông này chắp cằm bà kia thì cũng rớt.
- Phần giá gói thầu:
Đây lại là bước quan trọng vì nó là điều kiện để bạn có thể thắng thầu hay không. Khi các tiêu chí điểm về kỹ thuật đạt thì giá gói thầu sẽ được hội đồng xét thầu căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính vì vậy lập giá gói thầu phải căn cứ mọi yếu tố để làm cho giá hợp lý nhất.
4. 5 Lưu ý khi làm hồ sơ dự thầu
- Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác chưa, nếu chưa phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
- Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà HSMT yêu cầu phải có. Thông thường thì một bộ hồ sơ dự thầu ( HSDT ) bao gồm những phần như: thủ tục pháp lý: hồ sơ năng lực kinh nghiệm và các văn bản liên quan + hồ sơ năng lực tài chính, phần thuyết minh biện pháp thi công, giá dự thầu.
Riêng các phần thủ tục pháp lý (ĐKKD, ĐK thuế, báo cáo tài chính…) thì có văn bản sẵn của công ty, bạn chỉ cần ráp vào là xong, công việc của bạn là lập biện pháp thi công và giá dự thầu. 2 công việc này là 2 công việc chủ yếu và chiếm nhiều thời gian nhất trong quỹ thời gian phân bố cho bài thầu.
- Khi lập BPTC, tùy vào … văn điệu của bạn mà bạn có thể viết hay, viết dài tùy ý nhưng bạn chú ý nhé, không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công, dù bạn có viết hay đến mấy nhưng bạn lại thiếu những yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì …bài thầu của bạn cũng bị ..trượt. Tuy các bạn có khá nhiều mẫu thuyết minh BPTC và các bạn chỉ việc …Copy & Pate, nhưng hãy lưu ý rằng mỗi công trình là khác nhau và bạn không thể …bê nguyên si được, hãy chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp với công trình/ bài thầu của mình. Tuyệt đối tránh việc làm công trình này lại bê tên công trình khác vào.
- Lập đơn giá dự thầu thì yêu cầu bạn phải nắm được cách làm dự toán, hiểu bản vẽ thi công và bóc tách được khối lượng từ bản vẽ để kiểm tra, kể cả khối lượng trong HSMT cũng thiếu chứ. Nếu khối lượng thiếu, bạn hãy làm một bản kiến nghị khối lượng riêng và không được cộng vào với phần khối lượng mà HSDT đã đưa ra.
- Sau khi làm xong hết các phần công việc trên, hãy hoàn chỉnh hồ sơ của mình, bạn chớ quên kiểm tra lại một lần nữa nhé, giống như khi bạn làm bài kiểm tra vậy, hãy kiểm tra lại trước khi mang nộp bài. Phải chú ý đến các yêu cầu về bảo mật hồ sơ trong HSMT.
Trên đây là nội dung bài viết “Quy trình lập hồ sơ dự thầu” (Cập nhật 2022) với những bước làm chi tiết và lưu ý khi lập hồ sơ dự thầu. Đây là một quy trình quan trọng để hoạt động đấu thầu diễn ra suôn sẻ, quý khách hãy nghiên cứu thật kỹ những nội dung trên. Nếu quý khách còn gì thắc mắc, hãy liên hệ với ACC để được giải đáp!
5. Một số câu hỏi pháp lí
5.1 Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu diễn ra trong bao lâu?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT về việc đánh giá hồ sơ dự thầu được xác định như sau:
"Điều 4. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu
Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu nhưng không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án".
Căn cứ theo quy định nêu trên thì thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước và 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
5.2 Giai đoạn báo cáo kết quả đánh giá sẽ gồm những nội dung gì?
Sau khi đã lựa chọn được danh sách xếp hạng nhà thầu, tổ chức chuyên gia lập báo cáo gửi cho bên mời thầu để xem xét, và trong báo cáo này phải thể hiện các nội dung như sau:
- Danh sách nhà thầu được xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng nhà thầu;
- Danh sách nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại; lý do loại bỏ nhà thầu;
- Nhận xét về tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chưa bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, phải nêu rõ lý do và đề xuất biện pháp xử lý;
- Những nội dung của hồ sơ mời thầu chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến có cách hiểu không rõ hoặc khác nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu; đề xuất biện pháp luật.
5.3 Nội dung đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu gồm những mục nào?
Nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ theo như những quy định được phân tích ở mục trên thì sẽ được xem xét, đánh giá về năng lực và kinh nghiệm, theo đó:
- Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;
- Nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.
5.4 Đối tượng áp dụng của phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là gì?
Phương thức một giai đoạn, một túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp sau đây:
- Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn; gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có quy mô nhỏ (không quá 10 tỷ với gói thầu dịch vụ, mua sắm hàng hóa và không quá 20 tỷ với gói thầu xây lắp hoặc hỗn hợp);
- Chào hàng cạnh tranh đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp;
- Chỉ định thầu đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp;
- Mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hóa;
- Chỉ định thầu đối với lựa chọn nhà đầu tư.
Nội dung bài viết:
Bình luận