Quỹ tiền lương là gì?

1. Quỹ tiền lương là gì?  

Quỹ tiền lương công ty là toàn bộ số tiền công ty trả lương  cho  các loại lao động dưới sự chỉ đạo và sử dụng của công ty. Thành phần của quỹ tiền lương bao gồm nhiều yếu tố như tiền lương cố định, tiền lương thưởng, tiền thưởng thâm niên, v.v. Tuy nhiên, khoản chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế. Căn cứ vào quá trình sản xuất kinh doanh, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành hai loại cơ bản: 

 – Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực hiện chức năng chính theo quy định, bao gồm:  lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và  tiền thưởng trong quá trình làm việc.  

 – Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất. 

  Việc phân chia quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác kế toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ờ các doanh nghiệp.  

 Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương như: chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.  

 Đối với doanh nghiệp kinh doanh chưa có lãi, chưa bảo toàn vốn thi tổng quỹ lương doanh nghiệp được phép chi không vượt quá tiền lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế tham gia vào quá trinh sản xuất – kinh doanh, hệ số và mức lương cấp bậc theo hợp đồng, mức phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước.  

 Đối với doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt được tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cao, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước lớn thì được phép chi quỹ lương theo hiệu quả đạt được của doanh nghiệp nhưng phải bảo đàm các điều kiện sau: 

 – Bảo toàn được vốn và không xin giảm khấu hao hoặc giảm các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. - Tốc độ tăng của quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng của tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước giao. 

 2. Quy chế quỹ tiền lương: 

 Nội dung quỹ tiền lương 

 Quỹ tiền lương công ty là toàn bộ tiền lương công ty trả cho  các loại người lao động dưới sự chỉ đạo và sử dụng của công ty. Cơ cấu quỹ tiền lương của công ty bao gồm các khoản chủ yếu sau: 

 – Tiền lương  theo thời gian, tiền lương  theo sản phẩm và tiền lương cố định. Tiền công trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm bị hư hỏng theo chế độ quy định.  

 – Tiền lương trả cho người lao động khi ngừng sản xuất vì lý do  khách quan, trong thời gian được giao làm công việc phục vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ hè, thời gian đi học. 

 - Tiền ăn trưa, ăn ca. 

 - Các hình thức trả lương tăng ca, làm thêm giờ... 

 – Tiền thưởng có tính chất thường xuyên.  

 Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch, chế độ trợ cấp BHXH cho người lao động khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, v.v. cũng được bao gồm. 

 Để phục vụ cho công tác kế toán, tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại: tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp. Trong đó chi tiết theo  lương chính và  lương phụ. 

 Lương chính là tiền lương do công ty trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện chức năng chính của mình, bao gồm  lương trả theo CB và các khoản phụ cấp đi kèm. 

 – Tiền lương bổ sung là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động làm các công việc khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ Tết, nghỉ do ngừng sản xuất, v.v. . 

 Việc phân bổ tiền lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích kinh tế. Tiền lương chủ yếu của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất  sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm. Tiền lương tăng thêm của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm. 

 3. Lập  quỹ tiền lương: 

 Xác định các yếu tố làm cơ sở cho việc xây dựng quỹ tiền lương 

 Nhiều người nghĩ rằng xây dựng quỹ lương chỉ đơn giản là tính  tổng tiền lương chính và lương phụ của mỗi người trong tháng, sau đó cộng lại để tạo thành một quỹ tiền lương hoàn chỉnh. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của công việc xây dựng quỹ lương và những người có tư duy này chưa thực sự hiểu  về quỹ lương cũng như việc sử dụng  nó. Dưới đây là 2 yếu tố chính để xây dựng quỹ  lương: 

 Thứ nhất, mức lương thị trường 

 Mức lương của từng vị trí, ngành nghề không phải lúc nào cũng cố định ở một con số mà  sẽ luôn thay đổi theo xu hướng và nhu cầu  thị trường của các công ty theo  khu vực, địa phương. Chẳng hạn, hiện nay mức lương trung bình của một nhân viên kế toán có 2 năm kinh nghiệm  tại Hà Nội là  hơn 9 triệu đồng, nhưng tại TP. Hồ Chí Minh có khoảng  9 triệu dân. Khảo sát này  là cơ sở để xây dựng mức lương cho nhân viên của công ty theo từng vị trí, bộ phận,  giúp công ty ước tính được chi phí để lập quỹ lương.  

 Không chỉ khác nhau ở từng khu vực, mức lương còn  thay đổi theo từng thời điểm theo từng xu hướng  thị trường. Ví dụ: 

 Sau những năm 2006-2007, thị trường chứng khoán  Việt Nam tăng trưởng nhanh dẫn đến thiếu hụt nhân sự trong ngành chứng khoán nên các công ty kế toán đã thuê một lượng lớn  kế toán, kiểm toán viên từ các công ty tài chính. Điều này dẫn đến  thị trường thiếu nhân sự kế toán, kiểm toán  khiến  lương  nhân sự kế toán, kiểm toán tăng  gấp 2, thậm chí gấp 3 lần so với trước. Để nắm bắt được những thay đổi của thị trường nhằm xây dựng quỹ lương, bộ phận kế toán cần  phối hợp với bộ phận marketing để có những thông tin khảo sát chính xác nhất. 

 Khảo sát  thị trường tiền lương không chỉ đơn giản là hiến kế quỹ lương mà  còn là yếu tố  duy trì và cân bằng hoạt động của công ty. Lương là yếu tố cơ bản mà hầu hết mọi người quan tâm khi đi xin việc, và hầu như không có nhân viên nào đồng ý làm việc trong một công ty mà mức lương nhận được thấp hơn nhiều so với mức lương cho cùng vị trí mà các công ty khác đưa ra. Đó cũng là một yếu tố tạo nên lòng trung thành của nhân viên công ty. Thứ hai, mục đích của công ty 

 Mục tiêu của công ty là yếu tố cơ bản để xác định quỹ tiền lương theo các quyết định của công ty về số lượng lao động, tiền lương và tiền thưởng. 

 Đơn cử như năm 2017, doanh thu của Tập đoàn Hòa Phát đạt gần 47 nghìn tỷ đồng với số lượng lao động khoảng 15.000 người, mục tiêu  năm 2018 của công ty là 55 nghìn tỷ đồng. Để đạt được mục tiêu này, Hòa Phát đã quyết định  tuyển dụng thêm 4.000 nhân sự để có thể hoàn thành  mục tiêu nhiệm vụ,  tương đương  quỹ lương của Hòa Phát sẽ tăng thêm khoảng 30% để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.  

 Việc tăng quỹ lương phụ thuộc vào quyết định của cấp trên là tăng số lượng nhân viên hay tăng  lương thưởng. Các doanh nghiệp có ba lựa chọn cơ bản: 

 Chỉ có điều số lượng nhân viên tăng lên đồng nghĩa với việc công ty sẽ ước lượng được mục tiêu nhiệm vụ để đưa ra một số lượng tương đối  nhân viên cần tuyển dụng. Điều này tương đương với việc  chỉ cần tăng số lượng nhân viên và tiền thưởng lương  không  đổi.  Chỉ tăng  lương và thưởng: Công ty sẽ giữ nguyên số lượng nhân viên và tăng thưởng, đồng nghĩa với việc tăng số  nhiệm vụ cho mỗi người để đạt được mục tiêu. Tăng mức thưởng  là một hình thức khuyến khích nhân viên cố gắng hơn, không phàn nàn  về khối lượng công việc của bản thân. Tuy nhiên, việc tăng số lượng nhiệm vụ không thể áp đảo so với hiệu quả công việc của nhân viên và phải có  trưng cầu dân ý  trước khi  quyết định. Hầu hết phương pháp này chỉ xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ với  mục tiêu kế hoạch không quá lớn.  Kết hợp cả tăng số lượng  và tăng lương thưởng: Công ty sẽ chỉ tăng một số lượng nhân viên nhất định, không cần  đạt  chỉ tiêu, nhưng sẽ đảm bảo  chất lượng và tăng  lương thưởng cho tất cả nhân viên. Đó là một lựa chọn tốt không chỉ để tăng chất lượng  đội ngũ  nhân viên của công ty, mà còn được coi là một nơi làm việc lý tưởng.  

 4. Các bước xây dựng quỹ tiền lương: 

 Bước 1: Lập kế hoạch 

 Để lập quỹ tiền lương cho năm nay, bộ phận kế toán phải lập kế hoạch  quỹ tiền lương của năm trước  được cấp trên xác nhận và phê duyệt. Việc lập quỹ dự phòng phải căn cứ vào bộ phận nghiên cứu thị trường để bộ phận kế toán xây dựng thang bảng lương phù hợp với mục tiêu của công ty và số lượng nhân viên, tiền thưởng phải tăng trong năm cho nhân viên kế toán có thể lên kế hoạch xây dựng  quỹ tiền lương tối thiểu mà các công ty phải chi trong năm tới. Bộ phận tài chính sẽ sử dụng quỹ lương  này để xây dựng  chi phí năm sau của công ty, đảm bảo tổng  các khoản phải chi  không vượt quá ngân sách của công ty. 

 Bước 2: Điền quỹ lương 

 Trong giai đoạn này, quỹ lương sẽ được xây dựng dựa trên số lượng nhân viên  thực tế của công ty và thang bảng lương chính xác nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi điều chỉnh, bổ sung quỹ lương  kế hoạch. Sau đó, công việc tiếp theo của phòng kế toán  là đối chiếu quỹ lương chính thức với quỹ lương  kế hoạch để lấy ý kiến ​​phản hồi và rút kinh nghiệm để lập kế hoạch  quỹ lương cho năm tiếp theo. 

 Như vậy quỹ tiền lương gắn liền với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nó không chỉ quyết định số tiền công ty phải trả cho nhân viên mà còn  tạo ra chế độ lương thưởng hấp dẫn, duy trì  hoạt động bền vững của công ty.