Quy định về thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính [2024]

Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được ban hành bởi các cơ quan tổ chức nhằm để mục đích truyền đạt thông tin mang tính chất thông báo hoặc yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới, hoặc dùng để đề bạt nguyện vọng lên cấp trên. Những văn bản này chủ yếu dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi trong công việc trong các cơ quan, tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ trình bày một số thông tin quan trọng về quy định về thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính.

Quy định về thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính

1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể  thì thẩm quyền ký văn bản củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Bên cạnh đó Nghị định cũng quy định thêm những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản như sau:

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

 Như vậy, so với khoản 4, Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (hết hiệu lực từ ngày 05/3/2020), Nghị định mới đã sửa đổi quy định “giao quyền ký thừa lệnh cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một số đơn vị” thành “giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản”.   

2. Trách nhiệm khi ký văn bản:

Khoản 5, Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm khi ký văn bản. Đối với thẩm quyền ký văn bản hành chính củangười ký văn bản phải đúng và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

3. Cách ghi quyền hạn, chức vụ, chức danh và họ tên của người ký:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

4. Hình thức chữ ký:

Đối với chữ trên văn bản giấy: khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký văn bản.
Đối với chữ ký trên văn bản điện tử: người có thẩm quyền ký văn bản hành chính số, vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký

5. Những câu hỏi thường gặp.

Quy định về chữ ký nháy trên văn bản?

 Chữ ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành; đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản; hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy; trước khi trình lãnh đạo ký chính thức; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

Văn bản là gì?

Đóng dấu như thế nào là đúng theo quy định?

6. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

Trên đây là một số chia sẻ về thẩm quyền ký văn bản hành chính. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email: [email protected]

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979