Quy định về lập sổ đăng ký văn bản đi mới nhất

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính. Trong nghị định này đã đưa ra nhiều điểm mới trong đó có các quy định về văn bản đi. Để tìm hiểu nhiều thông tin về vấn đề này mời quý khách theo dõi bài viết dưới đây về quy định về lập sổ đăng ký văn bản đi mới nhất.

Quy định về lập sổ đăng ký văn bản đi

1. Quy định đăng ký văn bản đi

 “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Căn cứ vào Nghị định 30/2020 về công tác văn thư

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ đăng ký văn bản đi

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Cấp số văn bản đi

Theo Điều 16 Quyết định1032/BNV 2020 thì khi lập sổ đăng ký văn bản đi cần chú ý một số điều khoản sau:

- Sổ đăng ký văn bản đi và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo.

-  Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống QLVB và theo quy định của pháp luật.

- Văn bản mật đi được đánh số riêng và đăng ký riêng từng độ mật của văn bản theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ và các quy định khác của pháp luật.

Ngoài ra còn tích hợp sổ đăng ký văn bản đi và sổ chuyển giao văn bản đi thành 01 sổ. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, nội dung đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung:

- Thay đổi mẫu Sổ sử dụng bản lưu: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi sử dụng bản lưu có thay đổi về tên nội dung của cột thứ 5 cho phù hợp với các quy định, hướng dẫn khác (chuyển từ “Hồ sơ số” trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV sang “Số và ký hiệu HS” trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP). Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, nội dung đăng ký sử dụng bản lưu tối thiểu gồm 09 nội dung:

3. Mẫu sổ đăng kí văn bản đi

3.1. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi

3.2. Nội dung đăng ký văn bản đi

Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Lưu ý: Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Như vậy sổ đăng kí văn bản đi cũng cần lập trong thời gian sớm nhất có thể.

4. Một số câu hỏi pháp lí liên quan

4.1 Với sổ đăng kí bí mật nhà nước đi cần chú ý những điều gì?

Thực hiện Quyết định số 199/QĐ-TTg ngày 19/02/2019 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, ngày 10/3/2020, Bộ Công an đã ban hành Thông tư số 24/2020/TT-BCA về biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là Thông tư). 

Thông tư đã sửa đổi, bổ sung mẫu sổ đăng kí bí mật nhà nước đi, sổ đăng kí bí mật nhà nước đến so với quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Theo đó, đối với mẫu sổ đăng kí bí mật nhà nước đi, Thông tư bổ sung thêm cột số thứ tự vào cột đầu tiên. Còn đối với mẫu sổ đăng kí bí mật nhà nước đến, Thông tư bổ sung thêm cột số thứ tự vào cột đầu tiên và bỏ cột ký nhận. Do hiện nay, các cơ quan, tổ chức buộc phải lập sổ chuyển giao bí mật nhà nước, trong đó đã quy định cụ thể các nội dung liên quan đến văn bản, tài liệu bí mật nhà nước và ký nhận của người trực tiếp nhận bí mật nhà nước thay vì theo quy định cũ, các cơ quan, tổ chức chỉ lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng trong trường hợp cần thiết.

4.2 Giá trị pháp lý của văn bản điện tử đi có cao không?

Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

4.3 Vai trò của văn thư cơ quan với sổ đăng kí văn bản đi là gì?

Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản lý Sổ đăng ký văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

5. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

Trên đây là một số chia sẻ về sổ đăng ký văn bản đi. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email: [email protected]

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979