Quy định về công văn làm rõ hồ sơ dự thầu

Trong nhiều trường hợp bên mời thầu cần làm rõ hồ sơ dự thầu như trường hợp cần bổ sung tài liệu mà hồ sơ dự thầu cần phải có. Theo đó, khi nhận được thông báo từ bên mời thầu, các nhà thầu thường làm công văn làm rõ hồ sơ dự thầu. Vậy quy định về công văn làm rõ hồ sơ dự thầu như thế nào? Cùng theo dõi nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi để có câu trả lời cụ thể nhất.

Quy định về công văn làm rõ hồ sơ dự thầu

1. Căn cứ pháp lý

• Luật Đấu thầu năm 2013;
• Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu.

2. Khi nào phải làm công văn làm rõ hồ sơ dự thầu?

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về vấn đề liên quan đến quy định về công văn làm rõ hồ sơ dự thầu như sau:

+ Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.

Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

+ Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.

3. Bên mời thầu có trách nhiệm như thế nào với việc làm rõ hồ sơ dự thầu?

Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.

4. Làm rõ hồ sơ dự thầu bằng lời nói được không?

Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về làm rõ hồ sơ dự thầu có quy định:

“3. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.”

Như vậy, việc làm rõ hồ sơ dự thầu buộc phải bằng văn bản và thường đó là công văn.

5. Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu có dạng như thế nào?

Quý bạn đọc có thể tham khảo về một mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu dưới đây:

Kính gửi: Công ty (Tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ)……………….

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 16 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu cũng như để đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra công khai, hiệu quả, Công ty …… với tư cách là bên mời thầu có công văn này đề nghị Công ty …… – bên dự thầu làm rõ hồ sơ dự thầu với những nội dung sau đây:

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Rất mong phía nhà thầu sớm có văn bản trả lời cho chúng tôi.

Trân trọng.

Nơi nhận:                                                                                 

– Như trên; 

– Lưu VT.                                                                     

                                                       GIÁM ĐỐC

(Ký và ghi rõ họ tên)