Con dấu công ty TNHH tại Việt Nam là một trong những yếu tố pháp lý quan trọng của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để xác nhận các văn bản, hợp đồng và tài liệu chính thức của công ty. Thế quy định về con dấu công ty TNHH mới nhất sẽ như thế nào? Mời quý khách hàng cùng theo dõi bài viết dưới đây của công ty Luật ACC để biết thông tin cụ thể về các thắc mắc trên.
1. Thế nào là con dấu công ty?
Con dấu công ty là một dấu hiệu đặc biệt và không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thường có hình tròn, con dấu được khắc tên đầy đủ của công ty, mã số thuế, và đôi khi còn có cả logo của công ty. Sự hiện diện của con dấu trên các văn bản, hợp đồng, và giấy tờ không chỉ giúp xác định tính pháp lý của những tài liệu đó mà còn đảm bảo nguồn gốc và độ tin cậy của thông tin được cung cấp.
Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Vai trò chủ yếu của con dấu công:
- Chứng minh và đảm bảo tính xác thực
Con dấu đóng vai trò như một chữ ký chính thức của công ty. Khi một văn bản hoặc hợp đồng được đóng dấu, nó chứng minh rằng tài liệu đó đã được công ty phê duyệt và đồng ý với các nội dung bên trong. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch kinh doanh và pháp lý, nơi tính xác thực và chính xác của thông tin là yếu tố then chốt.
- Tính pháp lý
Con dấu có giá trị pháp lý và đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của công ty và các đối tác liên quan. Nó đảm bảo rằng các thỏa thuận và cam kết được thực hiện một cách hợp pháp và có thể được dùng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
- Bảo vệ quyền lợi: Con dấu giúp bảo vệ quyền lợi của công ty trong các giao dịch và hợp đồng, đảm bảo rằng các thỏa thuận được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
- Hợp pháp hóa tài liệu: Các tài liệu được đóng dấu có giá trị pháp lý, giúp công ty và đối tác yên tâm hơn về tính hợp pháp của giao dịch.
- Tính an toàn cho văn bản và các giao dịch
Con dấu giúp ngăn chặn việc làm giả hoặc sửa đổi trái phép các văn bản. Sử dụng con dấu làm tăng tính bảo mật và độ tin cậy của các tài liệu, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể sử dụng con dấu để phê duyệt tài liệu.
- Ngăn chặn làm giả: Con dấu là một biện pháp an toàn quan trọng để ngăn chặn việc làm giả các tài liệu của công ty.
- Bảo mật tài liệu: Sử dụng con dấu giúp đảm bảo rằng các tài liệu không bị sửa đổi trái phép và giữ được tính toàn vẹn của thông tin.
- Đại diện hình ảnh công ty
Con dấu cũng là một phần của hình ảnh thương hiệu công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Một con dấu được thiết kế cẩn thận với logo và thông tin đầy đủ không chỉ tạo ấn tượng tốt với đối tác mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một con dấu được thiết kế đẹp mắt và rõ ràng giúp công ty thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Con dấu góp phần vào việc xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu, tạo nên sự nhận diện và tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác.
Việc sử dụng con dấu công ty đúng cách và hợp lý không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý mà còn góp phần vào việc xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu, tăng cường độ tin cậy và sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch kinh doanh.
>>> Tìm hiểu thêm về: Công ty trách nhiệm hữu hạn có bao nhiêu thành viên?
2. Quy định của Luật Doanh nghiệp về con dấu công ty TNHH
Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp có quy định về con dấu như sau:
2.1. Thẩm quyền quyết định con dấu công ty:
Thẩm quyền quyết định về số lượng con dấu, hình thức con dấu và nội dung con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị và một số chủ thể khác theo quy định của Điều lệ công ty.
2.2. Mẫu con dấu, số lượng con dấu công ty:
Đối với mẫu con dấu bao gồm hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực và số lượng con dấu sẽ do các chủ thể có thẩm quyền nêu trên quyết định.
Trước khi đưa vào sử dụng phải thông báo mẫu con dấu với cơ đăng ký kinh doanh để đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty.
2.3. Nội dung con dấu công ty:
Con dấu công ty phải có nội dung về mã số công ty và tên công ty theo đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, công ty có thể bổ sung thêm các từ ngữ, hình ảnh khác vào nội dung con dấu của mình.
Lưu ý, nội dung con dấu không được vi phạm điều cấm theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ – CP (hết hiệu lực ngày 20/08/2018). Cụ thể nội dung con dấu không được sử dụng:
- Quốc huy, quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Đảng kỳ của Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Tên, hình ảnh, biểu tượng của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị công an, đơn vị quân đội, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh có vi phạm đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
Nhưng hiện tại Nghị định 96/2021/NĐ-CP, đã được thay thế bởi Nghị định 47/2021/NĐ-CP thì nội dung cấm này không được nhắc đến và cũng không nêu rõ có được sử dụng hình ảnh quốc huy để làm con dấu doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên căn cứ thêm vào Điều 7 Nghị định 99/2023/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ có một số cơ quan được quy định trong Nghị định mới được sử dụng con dấu có hình ảnh quốc huy. Do đó, nếu một công ty TNHH muốn sử dụng hình ảnh quốc huy làm con dấu thì cần phải xem xét kỹ có phù hợp với tính pháp lý của các quy định pháp luật liên quan đến con dấu và tham khảo tư vấn của cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia pháp ký trước khi đưa ra quyết định.
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu công ty:
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nội dung ghi trong Điều lệ của công ty. Công ty chỉ bị hạn chế quyền quyết định của mình trong một số trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Trong giao dịch với khách hàng, đối tác, việc có sử dụng con dấu hay không sử dụng con dấu trong các văn bản sẽ do Điều lệ công ty quy định và do sự thỏa thuận của công ty và đối tác.
3. Làm con dấu công ty TNHH như thế nào?
Theo quy định của pháp luật thì làm con dấu công ty là một trong những công việc mà công ty phải làm khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập.
Công ty cần xác định chính xác về mẫu con dấu trước khi thực hiện khắc con dấu cả về hình thức bao gồm số lượng con dấu, loại con dấu (hình tròn, hình vuông, hình đa giác,…), kích thước con dấu, cả về nội dung con dấu theo quy định trên.
Sau đó, công ty sẽ tìm kiếm đơn vị, công ty có cung cấp dịch vụ khắc con dấu để tiến hành khắc con dấu.
Công ty cần có sự cân nhắc, tham khảo trước về các đơn vị khắc con dấu dịch vụ để đảm bảo về uy tín, chất lượng, không tiết lộ thông tin cho người khác và giá cả hợp lý.
Khi thực hiện khắc con dấu, công ty cần chuẩn bị bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thành lập và bản mẫu hoặc bản phác thảo con dấu của công ty.
Nếu công ty chưa có bản mẫu, bản phác thảo con dấu thì khi đến làm việc với đơn vị khắc con dấu cần trình bày rõ thông tin của con dấu để đơn vị nắm được các yêu cầu khi thực hiện.
Hoặc công ty cùng đơn vị đó phác thảo sơ bộ về mẫu con dấu để đảm bảo khi khắc con dấu, con dấu có nội dung và hình thức đúng như yêu cầu, quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty.
Sau khi đã khắc con dấu xong thì công ty cần gửi hồ sơ thông báo mẫu con dấu để cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty, đăng ký doanh nghiệp.
4. Kích thước con dấu công ty TNHH
Hiện nay, các văn bản quy định về kích thước con dấu của Bộ Nội vụ hay Bộ Công an đều đã hết hiệu lực thi hành và không có văn bản thay thế về nội dung .
Do đó, con dấu của công ty có kích thước tùy theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty. Con dấu công ty có thể nhỏ như nắp chai bia hoặc to như miệng cốc.
Tuy nhiên, các chủ thể có quyền quyết định về mẫu con dấu cũng cần cân nhắc để quyết định mẫu con dấu, không nên sử dụng mẫu con dấu quá to hoặc quá nhỏ, mẫu con dấu vừa phải, vừa đủ để thể hiện các nội dung cần thiết của con dấu.
Vì vậy, khi công ty có nhu cầu sử dụng con dấu theo các loại khác cần lựa chọn kích thước cho phù hợp hoặc công ty có thể tham khảo ý kiến, xin ý kiến từ phía cơ quan có thẩm quyền để không phải sửa lại mẫu nếu có sự không phù hợp trong kích thước của con dấu.
Khi có sự thay đổi về kích thước của con dấu, công ty cần tiến hành thủ tục thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở để cập nhật thông tin của con dấu trên cổng thông tin quốc gia.
>>> Tìm hiểu thêm về: Người đại diện theo pháp luật của công TNHH
5. Thủ tục làm lại con dấu công tyTNHH bị hỏng
Với cách hiểu thông thường thì khi con dấu công ty bị hỏng, bị mòn, không còn nguyên vẹn thì công ty có thể khắc lại con dấu mới và sử dụng bình thường.
Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu việc thay đổi con dấu khi con dấu hỏng không đơn giản như thế.
Khi thay đổi dấu công ty do bị hỏng thì công ty cần thực hiện khắc lại con dấu mới tại đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu.
Sau đó, công ty gửi thông báo mẫu con dấu thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh.
Nội dung thông báo bao gồm:
– Thông tin của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty: Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty.
– Thông tin về con dấu công ty: Số lượng con dấu, mẫu con dấu, hiệu lực của con dấu.
Mẫu thông báo thay đổi con dấu của công ty được quy định tại phụ lục II – 9 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT – BKHĐT. Sau khi mẫu con dấu mới được đăng tải trên cổng thông tin quốc gia thì mẫu con dấu của các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực nữa. (Phụ lục II-9 kèm theo Thông tư 02/2019/BKHĐT sửa đổi, bổ sung Thông tư 20/2015/BKHĐT).
>>> Xem thêm: Thủ tục, hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên mới nhất
6. Câu hỏi thường gặp
Con dấu công ty là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của đơn vị. Con dấu có ý nghĩa thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp ban hành. Có thể hiểu rằng, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới xem là có hiệu lực.
Công ty TNHH có tư cách pháp nhân không?
Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân. Do đó công ty có tài sản độc lập, có con dấu riêng, trụ sở riêng và có thể tự nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập mà không bị lệ thuộc vào tư cách của chủ sở hữu.
Điều kiện để khắc dấu công ty là gì?
Doanh nghiệp được đăng ký khắc dấu khi đã đăng ký thành lập công ty, hay nói cách khác là có giấy phép kinh doanh.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Con dấu không mang tính pháp lý là gì?
Là các con dấu phát sinh dựa trên nhu cầu sử dụng, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Quy định về con dấu công ty tnhh như thế nào mà chúng tôi cung cấp đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.
Nội dung bài viết:
Bình luận