Quy định về biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất

Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên. Bài viết đưới đây Luật ACC sẽ giới thiệu quy định về biên bản huỷ hoá đơn điện tử mới nhất

1. Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản không?

Hủy hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi trong quá trình sử dụng, lập hóa đơn. Và khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều cần thiết.

Trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:

1 – Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.  

2 – Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế. 

3 – Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:

• Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
• Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.

4 – Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền).

5 – Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định. 

2. Mẫu biên bản huỷ hoá đơn

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…….o0o…….

BIÊN BẢN HỦY HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hôm nay, ngày    tháng    năm 2022, Chúng tôi gồm:

Hai bên A, B thống nhất lập biên bản này xác nhận các thông tin  sau:

1. Hóa đơn thu hồi: Bên A hủy hóa đơn mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:

2. Lý do thu hồi: Xuất sai tên hàng hoá, dịch vụ.
3. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế/điều chỉnh:

4. Ý kiến khác: ………………………………………………………………………………………..

Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.

Mục đích của việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để nêu rõ lý do hủy và cả 2 bên cùng thống nhất nội dung. Sau đó, cả người mua và người bán cùng nhau ký kết để đảm bảo tính pháp lý cho biên bản. Qua đó, giúp hóa đơn hủy được hợp lệ.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Ngoài lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử thì để hoàn thiện hồ sơ khi cần hủy hóa đơn, bạn cần thực hiện các giấy tờ và quy trình như sau: 

3.1. Chuẩn bị hồ sơ

Tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định rõ “Hồ sơ hủy hóa đơn” gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Mẫu này có thể do doanh nghiệp tự lập nội bộ. 
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Trong bảng kiểm kê cần nêu đầy đủ các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (cần kê chi tiết từng số, nếu hủy nhiều và liên tục thì có thể ghi hủy từ số… đến số…).
• Biên bản hủy hóa đơn theo mẫu Thông tư 39 hoặc Thông tư 78.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) và phải đảm bảo có các nội dung chính như: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu trữ tại bên lập hóa đơn. Trong đó, thông báo kết quả hủy hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn cần được lập thành ít nhất 02 bản. Với thông báo kết quả hủy hóa đơn thì 01 bản lưu tại doanh nghiệp còn 01 bản gửi đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ khi hủy hóa đơn. Còn biên bản bản hủy thì bên bán giữ 01 bản, bên mua giữ 01 bản để đối chiếu khi cần. 

3.2. Cách hủy hóa đơn điện tử

Cách hủy hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể:

1 – Hủy hóa đơn điện tử do viết sai: 

• Lập sai hóa đơn nhưng chưa ký số và chưa gửi cho bên mua: Theo tình huống này, người lập thì chỉ cần thực hiện xóa hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
• Lập sai hóa đơn nhưng đã ký số và gửi cho bên mua: Thì người lập cần xóa bỏ hóa đơn lập sai, lập hóa đơn mới thay thế và lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký xác nhận của 2 bên.
• Lập sai hóa đơn, đã ký số gửi cho bên mua và 2 bên đã thực hiện kê khai: Trường hợp này, người lập sẽ lập biên bản điều chỉnh, ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh và 2 bên ký đóng dấu, xác nhận. Sau đó, còn tùy thuộc vào tình huống điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm/điều chỉnh khác để thực hiện các bước cho phù hợp.

2 – Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động:

• Trước tiên bạn cần xác định số lượng hóa đơn phải hủy và thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Lưu ý, chọn phương pháp hủy hóa đơn là phương pháp điện tử.
• Cần đính kèm biên bản hủy và quyết định hủy hóa đơn vào trong thông báo hủy hóa đơn điện tử.
• Khi thao tác xong thì kết xuất thông báo hủy dưới dạng file XML để ký gửi lên trang Thuế điện tử.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về Quy định về biên bản huỷ hoá đơn điện tử  mới nhất. Luật ACC với hệ thống chi nhánh trải dài 63 tỉnh thành cả nước cùng đó là đội ngũ luật sư uy tín, dày dặn kinh nghiệm trong tư vấn pháp lý, tố tụng... Hãy đến với Luật ACC để được tư vấn, bảo vệ đảm bảo quyền và lợi ích của quý khách hàng.