Công chứng, chứng thực, sao y bản chính, đối chiếu bản gốc,… là những thuật ngữ không xa lạ. Nhưng lại dễ gây nhầm lẫn và rối rắm khi sử dụng. Bởi vậy, việc hiểu rõ từng khái niệm là thực sự cần thiết. Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu pháp luật Quy định như thế nào về dấu chứng thực? tại bài viết sau đây.
Quy định như thế nào về dấu chứng thực?
1. Khái niệm Chứng thực
Khác với công chứng chú trọng vào nội dung, chứng thực quan tâm nhiều đến mặt hình thức.
Hiểu theo góc độ pháp lý, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao dựa trên bản chính. Trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP Điều 2 nêu ra 4 loại chứng thực gồm:
- Cấp bản sao từ sổ gốc (hay chứng thực bản sao từ sổ gốc) là việc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc thực hiện. Bản sao phải đảm bảo nội dung đúng và đủ so với nội dung ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính (hay sao y bản chính) là việc căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng y nguyên với bản chính. Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.
- Chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch. Chứng thực năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Một số khái niệm khác:
Bản chính là bản được cấp lần đầu không có chỉnh sửa nào.
Bản sao là bản được in ra, sao chép từ bản gốc. Đó có thể là bản đánh máy, bản chụp, bản in lại với nội dung chính xác như bản chính.
Sổ gốc là sổ được lập ra bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định pháp luật.
2. Sử dụng con dấu sao y bản chính theo đúng quy định
Việc đóng dấu, sử dụng dấu sao y hiện nay tại Việt Nam được chia thành 2 trường hợp: Doanh nghiệp tự đóng dấu và Cơ quan có thẩm quyền đóng dấu.
Con dấu sao y bản chính của doanh nghiệp
Quy định pháp luật hiện không cấm các doanh nghiệp pháp nhân sử dụng dấu sao y trong nội bộ, kể cả với đối tác (nếu đối tác chấp nhận). Tuy nhiên, những giấy tờ doanh nghiệp tự đóng dấu lại không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.
Con dấu của công ty chỉ có giá trị chứng thực khi doanh nghiệp chứng thực bản sao từ sổ gốc của đơn vị mình. Các trường hợp khác như chứng thực sổ gốc của đơn vị khác, sao y bản chính con dấu không có giá trị pháp lý.
3. Sử dụng dấu sao y của cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực
Khi cần chứng thực bản sao từ sổ gốc; sao y bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch cách tốt nhất là tới cơ quan công chứng nhà nước; hoặc văn phòng công chứng tư nhân để làm. Vì đây là nơi có thẩm quyền chứng thực mọi giấy tờ. Và con dấu sao y đóng lên có giá trị pháp lý.
Cụ thể những nơi có thẩm quyền công chứng, chứng thực:
Phòng Tư pháp thành phố thuộc tỉnh, quận, huyện, thị xã;
UBND xã, phường và thị trấn;
Cơ quan đại diện ngoại giao, CQ đại diện lãnh sự và CQ khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;
Công chứng viên.
Có thể nói con dấu sao y bản chính là loại dấu sử dụng khá phức tạp, đơn vị không được sử dụng tùy ý. Nếu không các tài liệu chứng từ dù có được dập dấu sao y cũng không có giá trị. Hy vọng qua bài việt bạn đã hiểu và phân biệt được các khái niệm liên quan. Đồng thời biết sử dụng con dấu sao y bản chính vào đúng trường hợp, đúng thẩm quyền được cho phép.
4. Điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực là gì?
Có thể thấy công chứng và chứng thực đều có điểm chung là xác nhận giấy tờ hợp pháp, tuy nhiên thực tế hai công việc này hoàn toàn khác nhau về nhiều mặt:
– Khác nhau về định nghĩa:
+ Công chứng là công việc của một công chứng viên hành nghề trong một tổ chức công chứng. Chứng nhận các bản hợp đồng, giao dịch dân sự không liên quan đến tố tụng tính xác thực, hợp pháp
+ Chứng thực là việc căn cứ vào văn bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.
– Địa điểm đến thực hiện:
+ Chứng thực tại phòng tư pháp, UBND xã, phường; Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự quan của Việt Nam tại nước ngoài được ủy quyền thực hiện
+ Công chứng tại phòng công chứng thuộc cơ quan nhà nước hoặc công chứng tại các văn phòng công chứng được pháp luật cấp phép thực hiện công chứng
– Về bản chất:
+ Công chứng: Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro đồng thời mang tính pháp lý cao hơn
+ Chứng thực: Chứng nhận sự việc, ít đề cập đến nội dung trừ một số văn bản đặc biệt như đã quy định không được chứng thực, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức
– Giá trị pháp lý:
+ Công chứng:
Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
+ Chứng thực:
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Những loại chứng từ không được chứng thực bản sao từ bản chính
Không phải loại giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao từ bản chính, mà việc chứng thực các văn bản phải được theo quy định do lãnh đạo cấp trên ban hành, theo đó những văn bản không được chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
– Bản chính không còn nguyên vẹn vì do tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ
– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không rõ nội dung chính
– Bản chính có ghi rõ không được sao chụp hoặc có dâu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
– Bản chính có nội dung phản động, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
– Bản chính do cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng nhận hoặc công chứng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Ngoại trừ một số giấy tờ sau:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ
+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ không có đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền do cá nhân tự lập
Trên đây là nội dung tư vấn của công ty Luật ACC. Trong quá trình tìm hiểu nếu có vấn đề thắc mắc xin vui lòng liên hệ công ty luật ACC qua website để được giải đáp nhé. Chúc các bạn thành công.
Nội dung bài viết:
Bình luận