Quy cách đóng dấu văn bản hành chính theo luật hiện nay 2024

Trong công tác văn thư hay việc tiếp cận bất cứ văn bản hành chính nào thì việc đóng dấu là vô cùng quan trọng. Mục đích của việc đóng các trang (hoặc đánh số trang) là nhằm đảm bảo tất cả các tài liệu pháp lý (hợp đồng, hồ sơ...) không bị thay thế, sửa đổi khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền ký kết. Dưới đây là một số thông tin chúng tôi đã tổng hợp lại gửi tới các bạn về quy cách đóng dấu văn bản hành chính theo luật hiện hành.

Quy cách đóng dấu văn bản hành chính theo luật hiện hành

1. Căn cứ pháp lý của quy cách đóng dấu văn bản

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2016
• Thông tư 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
• Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004

2. Cách đóng dấu chữ ký trong hợp đồng, văn bản của người đại diện pháp luật

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, có thể nói đóng dấu chữ ký hay đóng dấu văn bản là hoạt động thường xuyên xảy ra nhất. Dấu chữ ký là cách đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tính pháp lý của văn bản sẽ được khẳng định khi chúng ta đóng dấu chữ ký. Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký có thể kế đến như:

• Hợp đồng
• Công văn gởi đối tác, cơ quan nhà nước
• Quyết định

3. Đóng dấu chữ ký

- Khi đóng dấu văn bản thì dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

- Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

- Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

2. Đóng dấu treo

- Khi đóng dấu văn bản bằng hình thức đóng dấu treo: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

- Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

3. Đóng dấu giáp lai

- Cách đóng dấu văn bản: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

- Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.

VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).

Lưu ý: Những quy định nêu trên về đóng dấu văn bản áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020.

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Việc đóng dấu văn bản điển hình là đóng dấu treo xảy ra ở các quyết định họp hoặc các phụ lục kèm theo văn bản chính. Khi văn bản được đóng dấu treo, dấu treo này sẽ không thể hiện tính pháp lý của văn bản. Chúng chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính. Hoặc xác nhận nội dung của biên bản họp.

4. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1 Đóng dấu văn bản hành chính thế nào cho đúng?

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định

5.2 Tự ý đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền thì có bị xử phạt không?

Hành vi tự ý đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền của bạn sẽ bị phạt từ 3 triệu đến 5 triệu đồng theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 144/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, bạn còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định.

5.3 Công ty Luật ACC có cung cấp dịch vụ tư vấn về cách đóng dấu văn bản hành chính không?

Hiện là công ty luật uy tín và có các văn phòng luật sư cũng như cộng tác viên khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, Công ty Luật ACC thực hiện việc cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý cho quý khách hàng, trong đó có dịch vụ làm tư vấn về cách đóng dấu văn bản hành chính uy tín, trọn gói cho khách hàng.

5.4 Chi phí dịch vụ tư vấn về cách đóng dấu văn bản hành chính của công ty Luật ACC là bao nhiêu?

Công ty Luật ACC luôn báo giá trọn gói, nghĩa là không phát sinh. Luôn đảm bảo hoàn thành công việc mà khách hàng yêu cầu; cam kết hoàn tiền nếu không thực hiện đúng, đủ, chính xác như những gì đã giao kết ban đầu. Quy định rõ trong hợp đồng ký kết.

Trên đây là một số chia sẻ về cách đóng dấu văn bản hành chính.Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email: [email protected]

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979