Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Quản trị hành chính văn phòng là gì? Các công việc của nhân viên của nhân viên quản trị hành chính văn phòng cần làm là gì? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp các bạn hiểu rõ chi tiết về khái niệm, chức năng và tiêu chuẩn của một nhân viên quản trị hành chính văn phòng hiện nay.

1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Khái niệm quản trị hành chính văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức các hồ sơ, kiểm soát công văn, giấy tờ, xử lý thông tin và phối hợp làm các hoạt động hành chính văn phòng. Với mục đích thông tin có hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.

2. Chức năng của quản trị văn phòng

Công việc quản trị văn phòng rất quan trọng trong các công viên liên quan tới hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng phải là người năng động, nhiệt tình, tài năng, biết lắng nghe và chia sẻ. Một nhà quản trị với kỹ năng tốt, đáp ứng yêu cầu công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp nhiều hơn là một người có năng lực chuyên môn cao nhưng thiếu kỹ năng.

Các chức năng cơ bản của một nhà quản trị như sau:

Chức năng tham mưu tổng hợp mọi vấn đề

Chức năng này khá quan trọng đối với công việc quản trị văn phòng. Người làm công việc này cần có cái nhìn rộng, bao quát mọi vấn đề, mọi đối tượng. Việc kết nối các hoạt động trong tổ chức cũng được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng.

Tham mưu tổng hợp là chức năng quan  trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, góp phần tìm ra những quyết định, quyết sách tốt nhất, nhằm đạt kết quả cao. Việc tham mưu cho ban lãnh đạo có thể là cá nhân hoặc tập thể.

Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tại các doanh nghiệp, người làm công tác cần tổng hợp các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và tất cả các luồng thông tin bên ngoài, có thể sử dụng công nghệ thông tin để tổng hợp. Tất cả các thông tin đều phải theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Do đó, người làm công tác quản trị hành chính muốn làm tốt chức năng tham mưu cần phải am hiểu sâu rộng, nắm bắt nhiều lĩnh vực, luôn có mặt kịp thời trong mọi vấn đề, mọi tình huống xảy ra tại văn phòng

Chức năng giúp việc điều hành của ban lãnh đạo

Người làm quản trị hành chính văn phòng sẽ là những người trực tiếp giúp việc điều hành của ban lãnh đạo. Các công việc cụ thể như sau: xây dựng kế hoạch tuần, tháng quý; thông báo tới các phòng ban liên quan; tự tổ chức hoặc phối hợp tổ chức triển khai các kế hoạch đó.

Chức năng hậu cần

Một văn phòng muốn hoạt động bình thường thì những điều kiện về cơ sở vật chất cần được đảm bảo. Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ đồ dùng văn phòng phẩm… Đây là những vật dụng mà người làm quản trị phải quan tâm và cung cấp đầy đủ cho các phòng ban và từng vị trí công việc liên quan. Đồng thời đảm bảo những vật dụng đó được sử dụng có hiệu quả.

Số lượng và quy cách sản phẩm sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các phòng ban. Ví dụ về máy tính, phòng đồ họa thiết kế hay marketing cần sử dụng những loại máy có cấu hình cao hơn, tốt hơn để sử dụng cho mục đích công việc phải thiết kế nhiều.

Ngoài ra người quản trị cũng cần cân đối ngân sách để mua vật dụng cho phù hợp, tránh gây lãng phí, thất thoát tài sản.

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng toàn diện cần hội tụ đủ các tiêu chuẩn sau. Là người có tầm hiểu biết, có tri thức và cách nhìn nhận vấn đề tổng quan, sâu sắc. Đây cũng phải là người có kiến thức, kỹ năng về quản trị hành chính văn phòng. Là người giàu kinh nghiệm hoặc người trẻ tự tin, năng động có khả năng đảm nhiện công việc hành chính văn phòng.

Ngoài ra người làm quản trị phải có khả năng truyền đạt và đào tạo cho các nhân viên hành chính văn phòng nói riêng và toàn công ty nói chung. Có sự nhạy bén, tư duy tốt, sẵn sàng tiếp nhận những yếu tố mới và phương pháp làm việc mở.

Ngành quản trị văn phòng cũng đòi hỏi những người có tính gần gũi, thân thiện, hòa đồng, sống chan hòa, biết quan tâm và chia sẻ vấn đề với nhân viên. Biết lắng nghe ý tưởng mới mẻ, sáng tạo của những người trẻ. Một chút hài hước trong tính cách cũng góp phần làm tăng thêm tính cởi mở, giúp tăng giá trị truyền đạt mọi vấn đề.

Những người làm nghề này cần có tác phong nhanh nhẹn, phong cách lịch sử, gọn gàng, thể hiện sự chuyên nghiệp. Đồng thời phải biết kiểm soát cảm xúc bản thân, có năng lực sáng tạo, óc phán đoán. Có khả năng diễn đạt, thuyết phục cấp trên và đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới.

Tóm lại, công việc và chức năng của nghề này cũng đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Như vậy, để trở thành nhà quản trị văn phòng cũng đòi hỏi khá nhiều yếu tố, tiêu chuẩn khắt khe. Hy vọng bài viết trên cũng đã cung cấp những thông tin hữu ích về quản trị hành chính văn phòng là gì. Từ đó giúp những bạn trẻ đang quan tâm sẽ có định hướng đúng đắn cho tương lai.

4. Câu hỏi thường gặp

Văn phòng linh hoạt là gì?

Văn phòng linh hoạt hay còn được gọi là văn phòng chia sẻ là mô hình văn phòng được cho thuê ngắn hạn, có thể theo tháng hoặc theo quý. Bạn có thể thuê toàn bộ văn phòng theo giờ một cách tùy ý hoặc có thể thuê một phần văn phòng cùng chia sẻ không gian làm việc chung với các doanh nghiệp khác.

Văn phòng thuê linh hoạt không cố định cho một doanh nghiệp nào song vẫn được trang bị nội thất văn phòng rất đầy đủ và được đầu tư không kém cạnh các văn phòng lâu năm. Vì thế khi thuê doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động trong môi trường công sở hiện đại với mức chi phí thấp và nhiều lợi ích, tiện nghi đi cùng.

Vì sao văn phòng chia sẻ linh hoạt là xu hướng trong tương lai?

Văn phòng linh hoạt là xu hướng trong tương lai bởi vì loại hình văn phòng này có rất nhiều những ưu điểm, phù hợp với xu hướng phát triển của tương lai. Có thể kể đến một số ưu điểm khi thuê như:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư

Đây chính là ưu điểm lợi ích hàng đầu mang tính quyết định nhất đến việc các doanh nghiệp thích chọn thuê văn phòng chia sẻ linh hoạt đặc biệt là các startup, các doanh nghiệp trẻ.

Việc thuê văn phòng chia sẻ sẽ giúp các chủ doanh nghiệp thuê được nơi đặt văn phòng giá rẻ. Không cần phải bỏ ra một khoản tiền để thuê riêng văn phòng, tu sửa văn phòng, sắm sửa trang biết bị văn phòng, các doanh nghiệp vẫn có một không gian làm việc lý tưởng để trao đổi công việc, gặp gỡ đối tác khách hàng.

• Mở rộng mối quan hệ hợp tác

Khi bắt đầu đầu tư kinh doanh, các doanh nghiệp trẻ, các startup không chỉ gặp khó khăn về tài chính còn gặp phải các khó đó là khó mở rộng đối tác, tìm kiếm khách hàng. Văn phòng linh hoạt với không gian mở, hội tụ các doanh nghiệp, các startup là nơi gặp gỡ của những người trẻ năng động, có cùng chí hướng.

Đây sẽ là cơ hội để các start-up, các doanh nghiệp có thể giao lưu, học hỏi kinh nghiệm, mở rộng hợp tác, tạo mối quan hệ cùng có lợi trong tương lai…

• Tăng sự tự tin, sáng tạo cho nhân viên

Theo một số nghiên cứu xã hội học, khi làm việc trong một không gian chung với nhiều người, gần 90% người được hỏi bản thân họ cảm thấy tự tin hơn khi làm việc trong không gian chung cùng người khác, 71% người được hỏi cho thấy khả năng sáng tạo của họ tăng lên gấp nhiều lần và 66% người được hỏi cho biết khả năng tập trung trong công việc của họ được cải thiện rõ rệt, nâng cao hiệu quả làm việc hơn.

Văn phòng linh hoạt – nhiều nhân viên có quen có lạ, có đã thân vừa mới quen cùng làm việc tạo ra cơ hội học hỏi, hợp tác cho các nhân viên, gia tăng sự tự tin, sáng tạo của các nhân viên. Đây cũng là thêm một ưu điểm khiến rất nhiều start-up, doanh nghiệp trẻ lựa chọn văn phòng theo hướng chia sẻ linh hoạt.

XEM THÊM:>>>Rủi ro tài chính là gì?

Trên đây là bài viết về quản trị hành chính văn phòng là gì? Nếu có bất cứ thắc mắc nào xin liên hệ với chúng tôi qua các địa chỉ đã được ghim bên dưới. Xin trân trọng cảm ơn!