Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel- Cập nhật

Cách quản lý kho hiệu sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hiện quản lý bằng Excel. Vì việc quản lý kho không hề đơn giản, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn thì phần mềm Excel là một trong những giải pháp được sử dụng để quản lý số lượng hàng hóa một cách ổn định nhất. Do đó, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho quý bạn đọc các nội dung có liên quan đến vấn đề Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel- Cập nhật năm 2023.

1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng  giúp thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức mua bán, nguyên vật liệu. Với phần mềm, doanh nghiệp có thể thống kê hàng hóa dựa trên mã vạch hoặc Radio Frequency Identification, dễ dàng xem được chuyến hàng đi vào, vị trí nguyên vật liệu được đặt và thời gian sản phẩm xuất xưởng.

Phần mềm quản lý kho chính là một trong những phần mềm chuyên dụng nhằm mục đích thực hiện một số chức năng như hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi mọi hoạt động xuất hàng, nhập hàng, tồn kho, lưu trữ và trong lao động trong kho hàng.

2. Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

2.1. Tạo file dữ liệu kho hàng và nhập liệu

Bước 1: Mở một file Excel và tạo 5 sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 2: Nhập số liệu cho từng sheet

Sheet NHAP:

Bạn sẽ nhập các thông tin gồm: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp, Số chứng từ, mã nhà cung cấp, Số điện thoại, Địa chỉ nhà cung cấp và Ghi chú.

Sheet XUAT:

Bạn sẽ nhập các thông tin gồm: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng, Số chứng từ, Mã khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ khách hàng và Ghi chú.

Sheet DANH MUC:

Ở sheet này, bạn sẽ nhập các thông tin chung về hàng hóa như: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính…

Khi nhập hoặc xuất thực tế, bạn chỉ cần nhập mã sản phẩm, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Khi bạn nhập mã ABC, đơn giá bán của sản phẩm này sẽ được lấy từ danh mục lên để bán.

Sheet BAO CAO:

Thông thường, bạn chỉ cần báo cáo bán hàng và nhập xuất tồn.

• Với báo cáo bán hàng, bạn cần nhập: Tên hàng, Số lượng bán và Doanh thu
• Với báo cáo nhập xuất tồn, bạn cần nhập: Tên hàng, Tồn đầu, Nhập, Xuất và Tồn cuối

2.2. Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel

Để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng hoặc doanh nghiệp của mình
• Có kiến thức về phần mềm Excel để xử lý những lỗi cơ bản
• Cẩn thận khi nhập các hàm tính để tránh những lỗi sai cơ bản như lỗi giá trị hay lỗi tham chiếu.
• Chỉnh độ rộng của ô trước khi nhập hàm.
• Thiết lập mật khẩu cho file để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
• Cẩn thận khi nhập dữ liệu, đặc biệt là các số.

2.3. Những lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Thống kê dữ liệu chi tiết: Sử dụng Excel giúp người dùng thống kê dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng chi tiết, bao gồm các thông tin như thông số sản phẩm, thời điểm nhập/xuất kho, số lượng hàng tồn kho, kích thước, khối lượng…

Ngoài ra, Excel còn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số để quá trình nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên dễ dàng hơn.

Báo cáo: Để báo cáo tình hình quản lý kho hàng, bạn có thể sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong Excel. Tùy thuộc vào từng mục đích báo cáo, bạn sẽ chọn biểu đồ phù hợp nhất.

Không mất chi phí sử dụng: Khác với các phần mềm chuyên hỗ trợ quản lý kho, Excel hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào để sử dụng công cụ này.

3. Dịch vụ làm phần mềm kế toán tại ACC

Phần mềm kế toán là ứng dụng trong đó tích hợp các nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Việc sử dụng giải pháp này sẽ giải quyết được các vấn đề về sổ sách kế toán, nhật kí của công ty, khai thuế, thu nợ, xử lí các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng giúp các doanh nghiệp trong việc làm các báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.

• ACC chúng tôi hiện đang thực hiện các dự án nghiên cứu để cho ra mắt phần mềm kế toán, với các chức năng nổi trội và tính năng ưu việt nhất.
• ACC sẽ không nhận dự án nếu thấy mình không có khả thực hiện.
• Chúng tôi luôn báo giá trọn gói và không phát sinh thêm chi phí trong quá trình cung cấp dịch vụ cho quý bạn đọc.
• Khi sử dụng dịch vụ của ACC Quý khách sẽ không phải đi lại nhiều (từ khâu tư vẫn, bảo giả, ký hợp đồng, nhận hồ sơ, ký hồ sơ ...), bởi vì chúng tôi có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và tận nơi
• Ký kết hợp hợp đồng và tiến hành soạn thảo những hồ sơ liên quan trọng vòng 03 ngày nếu quỹ khách cung cấp đầy đủ thông tin và hồ sơ mà chúng tôi đã yêu cầu.

Trên đây là các nội dung có liên quan đến Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel- Cập nhật năm 2022. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật ACC để chúng tôi có thể giải đáp và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.