Trong thời đại ngày nay, các phần mềm hóa đơn điện tử đang rất được mọi người quan tâm và chú trọng để đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho mình. Phần mềm hóa đơn điện tử misa cũng chính là một trong số những phần mềm đáng tin cậy. Vậy, quản lý hóa đơn điện tử misa như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới của ACC để được giải đáp thắc mắc và biết thêm thông tin chi tiết về quản lý hóa đơn điện tử misa.
1.Tổng quan về phần mềm hóa đơn điện tử misa
Trước khi tìm hiểu cách quản lý hóa đơn điện tử misa, chủ thể cần nắm được khái quát về phần mềm hóa đơn điện tử misa.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp với 25 năm kinh nghiệm.
Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC,… Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước đã khuyến khích doanh nghiệp địa phương sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice vì tính an toàn, dễ sử dụng và những tiện ích vượt trội của phần mềm.
Tính đến thời điểm hiện tại, MISA đã cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho hơn 100.000 doanh nghiệp và 100% nhận được phản hồi tích cực. Nhận định về tính an toàn, dễ sử dụng của MISA meInvoice, Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý Thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục Thuế có đánh giá: “Tôi đánh giá rất cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Hiện nay MISA đã áp dụng công nghệ Blockchain – công nghệ tối ưu đảm bảo sự an toàn trong hóa đơn điện tử trên phần mềm này. Do đó, càng khẳng định hơn về giá trị mà phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice”.
2.Một số nghiệp vụ hóa đơn điện tử của phần mềm hóa đơn điện tử misa
Một số nghiệp vụ hóa đơn điện tử của phần mềm hóa đơn điện tử misa cũng chính là vấn đề cần thiết khi tìm hiểu quản lý hóa đơn điện tử misa.
Cụ thể một số nghiệp vụ bao gồm:
Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép tạo mẫu hóa đơn điện tử theo 2 cách:
Theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (lưu lại dưới dạng .mrt)
Dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng
Lưu ý: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi khởi tạo xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử. Quyết định này gồm các nội dung chủ yếu sau:
Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Trên phần mềm MISA meInvoice đã tự động sinh ra các trường thông tin cần bổ sung để doanh nghiệp chủ động điền và cho phép đính kèm các văn bản có liên quan để tiện tra cứu khi cần.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tương tự như quyết định áp dụng HĐĐT ở trên thì thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng được hệ thống phần mềm hỗ trợ tạo lập theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Người sử dụng chỉ cần tích chọn các loại hoá đơn sẽ được thông báo phát hành với cơ quan thuế. Đồng thời khai báo thông tin về số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng…
Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể in ra để phục vụ cho công tác Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử
Thông báo này chỉ dùng để điều chỉnh lại thông tin cho các hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó.
Các trường hợp cần điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành gồm:
Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại trên hóa đơn, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành.
Hủy hóa đơn điện tử không sử dụng
Tính năng này cho phép hủy hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế (chưa phát hành cho người mua) nhưng không tiếp tục sử dụng.
Đơn vị thực hiện lập Thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm. Sau khi nộp bộ hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, doanh nghiệp lưu ý chuyển trạng thái trên thông báo thành Đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
Lập hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử meInvoice cho phép doanh nghiệp lập linh động trong việc lập hóa đơn, chứng từ bán hàng:
Lập Hóa đơn cùng chứng từ bán hàng
Lập Chứng từ bán hàng trước, Hóa đơn sau
Lập Hóa đơn trước, Chứng từ bán sau
Tính năng lập hóa đơn điện tử MISA có thể được thực hiện trên tất cả các thiết bị di động như: máy tính, điện thoại di động, tablet,… Đây là một trong những tính năng ưu việt của MISA meInvoice mà không phần mềm HĐĐT nào cũng có được
3.Cách quản lý hóa đơn điện tử misa hiệu quả
Cách quản lý hóa đơn điện tử misa cụ thể như sau:
Cách 1: Tạo một Email mới để nhận hóa đơn điện tử đầu vào
Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
Email hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng, không bị nhầm lẫn với các email nội dung khác của công ty
Kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu
Hạn chế:
Tạo email cá nhân gây sự không chuyên nghiệp, thiếu tin tưởng từ doanh nghiệp cung cấp. Nhà cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải sao lưu dữ liệu sang một tài khoản email mới.
Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu
Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó in giấy để lưu trữ
Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email
Nhược điểm:
Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán
Cách 3: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh trên folder trên máy tính để theo dõi
Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn.
Ưu điểm:
Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất
Hạn chế:
Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán
Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng nữa đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Sau đó nhập khẩu dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
Phù hợp với thói quen dùng bảng tính excel của kế toán
Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ
Hạn chế:
Nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính dễ sai sót, nhập thừa, thiếu hóa đơn
Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính
Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập khẩu bảng tính lên phần mềm kế toán
Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc
Dữ liệu lưu trữ nhiều nguồn, không đồng nhất
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Theo quy định của Tổng cục Thuế: toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp.
Do đó việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp.
Giải pháp sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đó thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.
Ưu điểm:
Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email thủ công
Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán. Quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất
Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần
Lưu ý:
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần
Những vấn đề có liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử misa và những thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong bài viết. Khi nắm được thông tin về quản lý hóa đơn điện tử misa sẽ giúp chủ thể nắm được vấn đề một cách chính xác và rõ rang hơn.
Nếu quý khách hàng vẫn còn thắc mắc liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử misa cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với ACC.
Công ty luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.
Nội dung bài viết:
Bình luận