Tìm hiểu phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

1. Microsoft Project là gì?

Microsoft project được biết đến là một ứng dụng được phát triển bởi ông lớn Microsoft với chức năng hỗ trợ công việc quản lý dự án như tên gọi của nó. Microsoft Project hiện có hai phiên bản tiêu chuẩn Standard và phiên bản cao cấp Professional. Microsoft Office Project là một ứng dụng nằm trong bộ Office chính thức, nhưng được nghiên cứu và phát triển độc lập với những tính năng riêng biệt.

Phần mềm này hỗ trợ các công việc quản lý dự án, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ, xuất báo cáo theo từng dự án khác nhau.

Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ tối đa. Người dùng lên kế hoạch,lịch làm việc một cách chi tiết, đồng thời có thể phân công nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện. Với phần mềm này, người dùng như có thêm sức mạnh, quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan. Từ đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn.

2. Tìm hiểu về tính năng của Microsoft Project

Tính năng cơ bản

Các tính năng cơ bản mà bạn dễ đàng tìm thấy, sử dụng không quá phức tạp trên Microsoft Project có thể kể đến:

• Thực hiện việc lập kế hoạch chi tiết nhằm xác định công việc hằng ngày đi cùng với thời gian hoàn thành tương ứng
• Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự án
• Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án khoa học
• Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc
• Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo từng giai đoạn
• Hỗ trợ xây dựng, lập các báo cáo một cách chuyên nghiệp để có thể trình bày với các bên liên quan về kết quả, tiến độ của dự án

Đối với các doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động theo dự án thường xuyên như công ty xây dựng, công ty phần mềm thì có thể lựa chọn hai hình thức của Microsoft Project là triển khai theo điện toán đám mây hoặc triển khai tại chỗ.  Bạn sẽ phải trả một mức phí tương ứng với từng hình thức, theo gói để sử dụng trọn vẹn chức năng mà Microsoft Project cung cấp.

Ưu nhược điểm của Microsot Project

Với những tính năng cơ bản đến nâng cao của Micrsoft Project bạn có thể thấy đây là một ứng dụng quản lý dự án đa chức năng, hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tác vụ. Ngoài Micrsoft Project thì bạn còn có thể kết hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office để quản lý công việc của mình một cách tốt nhất.

Nhược điểm của Microsoft Project là bạn phải mất chi phí quản lý hàng tháng. Đây gần như chỉ là một công cụ chứ không phải là một phương pháp quản lý tối ưu nhất. Bạn sẽ cần set up, hoàn thiện nó sao cho phù hợp nhất với công việc của chính mình.

3. Mục đích hoạt động

• Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án.
• Lên lịch công tác.
• Theo dõi lịch công tác.
• Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án.
• Thay đổi để phù hợp với thực tế.

• Lên kế hoạch cho phương án dự phòng.
• Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống.
• Đánh giá khả năng tài chính của dự án.
• Quản lý công việc theo đội, nhóm.
• Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án.

4. Đối tượng sử dụng

• Những doanh nghiệp đang triển khai dự án.
• Các Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cách bài bản, chuyên nghiệp.
• Phòng PMO
• Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp
• Nhân sự lên tiến độ dự án

5. Cơ sở dữ liệu

Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của chương trình, và dùng các thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án. Càng nhiều thông tin chi tiết, kế hoạch lập càng chính xác.

Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trên các thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành dự án. Các thông tin và kết quả tính toán được chứa trong cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian công việc,…

6. Cách quản lý dự án trên Microsoft Project

Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project, bạn cần trải qua 7 bước sau:

• Chuẩn bị thông tin: Bạn cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự án như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty,...
• Thiết lập thông tin: Từ những thông tin trên, bạn lập ra thời gian, lịch, kế hoạch làm việc,...
• Khai báo tài nguyên: Bạn sẽ khai báo tất cả những nguồn lực bạn sẽ sử dụng cho dự án này.
• Lập dự án: Ở bước này, bạn sẽ tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đổi thông qua các bảng (table). Mỗi bảng sẽ thường có 2 vùng: vùng nhập số liệu và cùng còn lại cho bạn biết tiến độ cũng như mối quan hệ giữa các hạng mục.
• Cập nhập tiến độ: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tổ chức có thể hoạt động trơn tru và đúng tiến độ. Bạn sẽ phải cập nhập các thông tin như khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
• Xác lập đường găng (critical path): là đường cho bạn biết tiến độ từ đầu đến cuối của dự án một cách trực quan.
• In biểu đồ và lập báo cáo: MS Project cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên lại khá hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn. Việc tổng kết, in báo cáo thường sẽ được thực hiện tự động.

7. Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project

• Bộ vi xử lý: 1GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ cả bản 32bit và 64bit với SSE2.
• Hệ điều hành:  Windows, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2008 R2 hoặc Windows Server 2012.
• Tối thiểu 1GB RAM (32bit) hoặc 2GB RAM (64bit).
• Ổ cứng trống tối thiểu 3GB để cài đặt chương trình.
• Độ phân giải màn hình 1024x768.
• Hỗ trợ màn hình cảm ứng (tính năng cảm ứng mới tối ưu hóa cho Windows 8 trở lên.)
• Kết nối mạng Internet để sử dụng các tính năng liên quan