Quản lý chữ ký số như thế nào? (Cập nhật 2024)

Chữ ký số, chữ ký điện tử hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân sử dụng vì có nhiều tiện ích. Chính vì vậy mà mỗi cá nhân, tổ chức cần tỉm hiểu trang bị cho mình cách thức quản lý chữ ký số như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giải đáp cho quý khách hàng các thông tin về vấn đề quản lý chữ ký số như thế nào cập nhật mới nhất.

Quản lý chữ ký số như thế nào

1. Chữ ký số là gì? Thế nào là quản lý chữ ký số?

Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Có thể thấy chữ ký số là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử. Nó thay thế cho chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và là con dấu điện tử của doanh nghiệp.

Hiện nay, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định về quản lý chữ ký điện tử, chữ ký số. Tuy nhiên, có thể hiểu việc quản lý chữ ký số là cách thức, phương pháp, quản lý mật khẩu để sử dụng chữ ký sao cho hiệu quả, đúng tác dụng.

2. Vì sao phải quản lý chữ ký số?

Quản lý chữ ký số như thế nào? Vì sao phải quản lý chữ ký số? Đây là câu hỏi được nhiều người quan tâm tìm hiểu. Nhận thấy việc sử dụng chữ ký số có tầm quan trọng nhất định, mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp như sau:

- Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí khi thực hiện các công việc phải thực hiện đi lại để ký kết các giấy tờ, giao dịch;

- Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục khai thuế điện tử, thực hiện giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế,...;

- Giảm thời gian lưu trữ các thông tin, tài liệu;

- Dễ dàng thực hiện các giao dịch điện tử với khách hàng: hợp đồng, giao dịch điện tử, chứng từ kế toán,...

Chính vì những tiện ích, hiệu quả mà chữ ký số mang lại nên các doanh nghiệp luôn quan tâm, tìm hiểu cách thức quản lý chữ ký số như thế nào cho hiệu quả?

3. Quản lý chữ ký số như thế nào?

3.1 Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Để đảm bảo an toàn cho chữ ký thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

3.2 Nghĩa vụ của người ký chữ ký số

Người ký chữ ký số có các nghĩa vụ sau đây:

• Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký số của mình;
• Khi phát hiện chữ ký số có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình thì phải kịp thời thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký số và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nếu chữ ký số đó có chứng thực;
• Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư số trong trường hợp chứng thư số được dùng để chứng thực chữ ký số.

3.3 Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký số

Bên chấp nhận chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:

• Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký số trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
• Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư số và các hạn chế liên quan tới chứng thư số trong trường hợp sử dụng chứng thư số để chứng thực chữ ký số.

3.4 Một số phương pháp quản lý chữ ký số

Khi mới sử dụng chữ ký số, người sử dụng có thể lưu ý các vấn đề sau:

Đổi tên chữ ký số (Token)

Người quản lý chữ ký số có thể truy cập vào cấu hình đổi tên Token PKI, chọn mục “đổi tên”, sau đó nhập lại tên mới, chọn “Chấp nhận”.

Đổi mật khẩu chữ ký số

Việc đổi mật khẩu Token cũng là một cách quản lý hiệu quả nhằm mục đích bảo vệ tài khoản cũng như thông tin dữ liệu được lưu trữ. Người sử dụng có thể đổi mật khẩu định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin.

Kiểm tra gia hạn chữ ký số

Người sử dụng kiểm tra thời hạn của chữ ký số, chú ý thời gian để thực hiện việc gia hạn chữ ký số, tránh trường hợp làm gián đoạn, ảnh hưởng tới công việc.

Sử dụng các phần mềm quản lý chữ ký số

Trên đây là những thông tin về vấn đề quản lý chữ ký số như thế nào mà chúng tôi cung cấp tới quý khách hàng. Trong quá trình tìm hiểu về vấn đề quản lý chữ ký số như thế nào, nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:

• Hotline: 19003330
• Zalo: 084 696 7979
• Gmail: [email protected]
• Website: accgroup.vn