Phòng tổ chức hành chính là gì? Chức năng và nhiệm vụ

Nền kinh tế hội nhập và phát triển kéo theo sự hình thành của các loại hình doanh nghiệp, công ty trong và ngoài nước. Theo đó, trong cơ cấu tổ chức của các chủ thể này, chúng ta thường nghe nhắc đến phòng tỏ chức hành chính. Vậy phòng tổ chức hành chính là gì? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về chức năng, cũng như nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính nhé!

1. Phòng tổ chức hành chính là gì?

Phòng Tổ chức hành chính là Phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào. Bộ phận này không chỉ mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự mà còn có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ lưu trữ, văn thư hành chính và quản lý tài sản cho cơ quan.

Đây là bộ máy tổ chức và đào tạo về nhân sự, điều hành và quản lý mọi hoạt động của Công ty, có trách nhiệm quy hoạch, bố trí sắp xếp và đào tạo bài bản cho đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của toàn Công ty sao cho phù hợp với nhiệm vụ của từng thời kỳ.

Phòng Tổ chức hành chính chịu sự quản lý toàn diện, trực tiếp của Giám đốc tổ chức, có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu, hỗ trợ và giúp việc cho giám đốc ở các lĩnh vực dưới đây:

- Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của Nhà nước và Công ty đối với người lao động ở các vấn đề như: tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hộ lao động. Ngoài ra còn đào tạo, nâng bậc lương và các chế độ chính sách khác cho người lao động.

- Được sự ủy quyền của Giám đốc tham gia thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và các chế độ chính sách của nhà nước dựa theo các quy định quy chế của Công ty tại các đơn vị trực thuộc. Giải quyết đơn thư về khiếu nại và tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền.

- Thực hiện tổ chức các công tác quản lý văn thư, quản lý đất đai, nhà xưởng và các trang thiết bị của văn phòng nhằm duy trì cảnh quan môi trường, an ninh trật tự… phục vụ hoạt động chung của Công ty, doanh nghiệp.

2. Chức năng của phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức hành chính có các chức năng cơ bản như sau:

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc (BGĐ).

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty.

- Nghiên cứu và nắm vửng qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.

- Kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty.

- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo

- Phục vụ các công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty.

- Tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự.

- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa Ban giám đốc và Người lao động trong Công ty.

- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.

3. Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức hành chính có 5 nhiệm vụ trọng tâm và cơ bản như sau:

2.1. Về công tác tổ chức nhân sự

• Xây dựng mô hình tổ chức bao gồm đầy đủ chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong cơ cấu tổ chức nhằm đảm bảo tính phù hợp với nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh của đơn vị qua từng thời kỳ. Ngoài ra, còn lên kế hoạch hướng dẫn các đơn vị trong công ty xây dựng nhiệm vụ, quyền hạn và các chức danh trong bộ máy
• Lập và triển khai kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên của toàn công ty. Lập kế hoạch đào tạo cán bộ kế cận theo cơ cấu tổ chức của công ty
• Quản lý lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ của cán bộ nhân viên và cả những tài liệu quan liên quan đến công tác tổ chức của công ty.
• Tham mưu với các cấp lãnh đạo về việc giải quyết những vấn đề xung quanh: như tranh chấp lao động,…
• Tổng hợp, phân tích, đánh giá nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng để từ đó lên phương án sử dụng lao động hiệu quả, phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua từng giai đoạn
• Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động theo quy định của nhà nước bao gồm những chế độ như: tuyển dụng lao động, đào tạo, khen thưởng – kỷ luật, nâng bậc lương, bảo hộ lao động, nghĩa vụ quân sự, các chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, hưu trí…), chính sách cán bộ ( đề bạt, sắp xếp thuyên chuyển)
• Thực hiện chế độ bảo hiểm y tế, chịu trách nhiệm khám sức khỏe định kỳ sức khỏe cho cán bộ nhân viên của toàn công ty.

2.2. Về công tác hành chính

• Thực hiện lên kế hoạch tổ chức quản lý văn thư: luân chuyển, theo dõi và lưu trữ các công văn theo chỉ thị của công ty.
• Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước và Công ty
• Quản lý đất đai, nhà xưởng và các trang thiết bị văn phòng cùng hệ thống điện nước và những thông tin liên lạc của công ty
• Phục vụ hành chính, phục vụ các buổi họp, tiếp khách đối ngoại. Vệ sinh ngoại cảnh khu vực làm việc khối văn phòng
• Thực hiện phối hợp với các đơn vị và chính quyền địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự xã hội và tài sản của công ty.

2.3. Về công tác tiền lương

• Thực hiện việc lên kế hoạch, xây dựng quỹ tiền lương cho toàn công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện việc trả tiền lương, thưởng và trợ cấp theo chế độ của công ty.
• Hướng dẫn các đơn vị xây dựng việc tiền lương, tiền thưởng.
• Chủ trì cùng các phòng chức năng khác trong công ty tổ chức kiểm tra, quản lý về tài chính của các đơn vị theo chỉ thị của công ty.

2.4. Về công tác thanh tra chính quyền

• Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong doanh nghiệp theo phân cấp
• Thanh tra, kiểm tra và giải quyết đơn thư khiếu nại về các vụ việc nội bộ trong công ty dưới sự ủy quyền của Giám đốc
• Thực hiện một số công việc khác do công ty chỉ đạo giao cho.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề phòng tổ chức hành chính là gì, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về phòng tổ chức hành chính là gì vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:

Hotline: 19003330

Gmail: [email protected]

Website: accgroup.vn