Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Sau đây là Hướng dẫn về phiếu xuất kho trên phần mềm FAST chi tiết để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2. Vai trò của phiếu xuất kho
Sử dụng phiếu xuất kho sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý kho hiện nay, hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình tiêu thụ, giảm thiểu chi phí, tính toán nhập kho hợp lý để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phiếu xuất kho còn là cơ sở để bên quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý được tình trạng kho, tránh được tình trạng thất thoát trong nội bộ.
Phiếu xuất kho không chỉ hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý một cách đơn thuần mà qua đó, bên doanh nghiệp sẽ có được những kế hoạch dự toán, tính toán để chuẩn bị nhập số lượng hàng hóa đang thiếu hụt và có nhu cầu lớn sử dụng, số lượng hàng cần dự trữ trong kho để nắm bắt được những cơ hội làm giàu cho doanh nghiệp, tránh những rủi ro về lượng tồn kho quá nhiều. Muốn quản lý kho hiệu quả, kế toán cần phải ghi chép các thông tin chi tiết về hàng hóa, theo dõi lượng hàng nhập và hàng xuất, thường xuyên kiểm kê lại hàng hóa trong kho và đối chiếu với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để đưa ra số liệu chính xác nhất.
Cũng tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là những chứng từ, văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức...Giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng được nhập vào cũng như xuất ra của kho.
Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho được làm theo mẫu 02 - VT ban hành theo thông tư 200 hoặc QĐ 48 của nhà nước.
Phiếu xuất kho là bước quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ, vật dụng...được tiêu thị trong kho hàng. Phiếu xuất kho là cơ sở để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa nhập vào giúp tính toán các chi phí sản xuất.
Khi xác định được số lượng hóa nhập xuất doanh nghiệp sẽ xác định được mức tiêu hao vật tư từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc. Sau khi nhập kho số lượng hàng hóa được xác định chính xác theo bộ phận kế toán mang lại tính chính xác tuyệt đối cho doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
3.1. Khai báo phát hành hoá đơn
- Vào phân hệ Bán hàng\ Hóa đơn điện tử…\ Khai báo phát hành hoá đơn.
- Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
- Giải thích một số trường thông tin:
Mã quyển: người dùng tự định nghĩa.
Mẫu số: nhập vào ký hiệu mẫu số hoá đơn theo quy định.
Ký hiệu: nhập vào ký hiệu hoá đơn theo quy định.
Loại hoá đơn: nhập vào loại hoá đơn theo quy định.
Người sử dụng: khai báo người sử dụng được phép phát hành theo Ký hiệu hoá đơn. Trường hợp để trắng thì xem như không giới hạn người sử dụng.
Loại sử dụng: khai báo loại phát hành là Hoá đơn hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Nhấn Lưu.
3.2. Phát hành phiếu xuất điện tử
Cập nhật phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ
- Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất kho
- Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
- Chọn Xác thực = 1 để xác nhận chứng từ cần phát hành phiếu xuất điện tử.
- Giải thích thêm một số trường thông tin:
Xử lý:
0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
1 – Thêm vào chi tiết phiếu xuất: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử.
2 – Thay thế dòng điều chỉnh: tuỳ chọn này không áp dụng đối với phiếu xuất điện tử.
Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1.
Tình trạng: thông tin này hệ thống tự cập nhật, người dùng không được phép sửa. Bao gồm các tình trạng sau: 0 – Chưa xác thực (chưa phát hành), 1 – Chờ xác thực, 2 – Đã xác thực, 8 – Chờ huỷ (xoá bỏ), 9 – Huỷ (xoá bỏ).
Thư (Email): trường hợp không khai báo thư điện tử dùng để nhận phiếu xuất điện tử tại Danh mục khách hàng thì có thể khai báo tại đây.
Mẫu hoá đơn/Ký hiệu/Số chứng từ: sau khi phát hành phiếu xuất điện tử thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho các trường thông tin này.
Phát hành phiếu xuất điện tử
- Vào phân hệ Tồn kho\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- Chọn Loại = 1 để phát hành phiếu xuất điện tử.
- Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
- Chọn loại chứng từ cần phát hành, bao gồm: Phiếu xuất kho và Phiếu xuất điều chuyển.
- Chọn ký hiệu phiếu xuất (Mã quyển) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu phiếu xuất khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành phiếu xuất điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc có các thông tin như sau:
Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót (nếu có).
Phát hành phiếu xuất điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.
- Phiếu xuất điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến người nhận thông qua thư điện tử (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ xuất).
- Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ xuất gốc.
- Xem bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: vào phân hệ Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ, đặt con trỏ tại dòng phiếu xuất cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.
4. Giới thiệu Phần mềm kế toán ACC
Hiện nay, ACC đã phát hành Phần mềm kế toán ACC với các tính năng nổi bật như:
- Công nghệ lập trình tiên tiến
+ Ngôn ngữ lập trình phổ biến JavaScript, Python, …
+ Cấu trúc gồm: Các tệp chương trình, các tệp dữ liệu, data, documents, class, code,…
- Thiết kế linh hoạt phù hợp người dùng giúp bạn có thể xử lý công việc dễ dàng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần ở văn phòng, không lo mất dữ liệu cũng như nhanh chóng cập nhật nghiệp vụ và thực hiện kế toán, hạch toán cho doanh nghiệp.
- Tính hiện đại chính xác
Dựa trên dữ liệu nhập ban đầu, thông qua các công thức, thủ tục, quy trình được thiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý để lên báo cáo tài chính và các báo cáo chi tiết khác. Bạn không còn phải lo lắng tính toán sai số liệu, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty.
- Tính chuyên nghiệp
Phần mềm kế toán ACC giống như một trợ lý thông minh đưa ra các biểu mẫu kế toán hiện hành chuẩn với chế độ Kế toán Nhà nước Việt Nam hoặc theo những yêu cầu quản lý đặc thù của các doanh nghiệp.
Quý bạn đọc hãy đăng ký để được trải nghiệm tính năng của phần mềm kế toán này.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn về phiếu xuất kho trên phần mềm FAST. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.
Nội dung bài viết:
Bình luận