Phiếu thu chi có được đóng dấu treo không? (Cập nhật 2023)

Trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị việc thu chi là vấn đề rất cần thiết và không thể thiếu. Phiếu chi là một chứng từ quan trọng do kế toán lập ra để quản lý việc chi tiêu của doanh nghiệp và cũng chính là chứng từ kế toán tiền mặt của doanh nghiệp.

1. Phiếu chi là gì? Các trường hợp phải sử dụng phiếu chi?

Phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng được dùng trong kế toán khi một doanh nghiệp thực hiện một hoạt động nào đó phát sinh khoản phải chi bao gồm các khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ được xuất quỹ thực tế, từ đó kế toán sẽ làm chứng chỉ quỹ xuất tiền để ghi vào sổ kế toán.

Phiếu chi thường được dùng trong các trường hợp dưới đây:

- Phiếu chi tiền mua nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa cho nhà cung cấp

- Phiếu chi xuất tiền mặt gửi ngân hàng

- Phiếu chi xuất quỹ tiền mặt để trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn

Khi lập phiếu chi thì cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn trực tiếp nếu thủ trưởng ký, nếu vắng mặt thủ trưởng thì đóng dấu treo.

2. Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu chi đúng chuẩn?

Phiếu chi thường được in theo mẫu, do đó người sử dụng cần phải điền đầy đủ thông tin cụ thể vào phiếu chi như sau:

- Tên đơn vị và địa chỉ cần được viết đầy đủ, chính xác ở góc trên bên trái.

- Cần phải đảm bảo ghi đầy đủ số phiếu và ngày tháng năm lập phiếu chi

- Tại mục họ và tên người nhận tiền: cần phải điền đầy đủ, đúng tên người nhận tiền theo ghi nhận tại CMND hoặc CCCD

- Mục địa chỉ cũng cần phải ghi địa chỉ cụ thể và chính xác

- Lý do chi: Cần phải ghi rõ nội dung chi tiền: có thể là chi mua hàng, chi phí trả lương, chi mua trang thiết bị dụng cụ,…

- Mục số tiền: Cần phải ghi cụ thể chính xác số tiền cả bằng chữ và bằng số, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD,…

- Mục kèm theo: cần phải ghi chứng từ gốc kèm theo, cần phải ghi một cách chi tiết

Lưu ý: Phiếu chi cần phải lập thành 03 liên, trình kế toán trưởng, giám đốc ký, sau đó thủ quỹ sẽ xuất quỹ.

Sau khi nhận tiền và kiểm tra đủ tính hợp lệ của phiếu chi, người nhận tiền ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.

Liên 01 lưu ở nơi lập phiếu, liên 02 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để vào sổ kế toán, liên 03 giao cho người nhận tiền. Trong trường hợp sử dụng mẫu phiếu chi 02 liên thì 01 liên do người nhận tiền giữ, 01 liên doanh nghiệp sẽ giữ.

- Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 ký kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.

3. Một số mẫu phiếu chi do Bộ Tài chính ban hành mới nhất?

Hiện nay có rất nhiều mẫu phiếu chi được lưu thông và sử dụng do Bộ Tài chính ban hành, tuy nhiên mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là phổ biến hơn cả. Ngoài ra còn có các mẫu phiếu chi theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, Thông tư 132/2018/TT-BTC, Thông tư 79/2019/TT-BTC. Mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Họ và tên người nhận tiền:..................................................................................................

Địa chỉ:..............................................................................................................................

Lý do chi:..........................................................................................................................

Số tiền: ………………… (Viết bằng chữ):.......................................................................

.........................................................................................................................................

Kèm theo: ……………………………………………………… Chứng từ gốc:

Ngày…. tháng…. năm….

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):.....................................................................................

+ Tỷ giá ngoại tệ:...............................................................................................................

+ Số tiền quy đổi:..............................................................................................................

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

4. Phiếu chi có cần đóng dấu không?

Ngoài những nguyên tắc khi lập phiếu chi, những nội dung cần phải có trong mẫu phiếu chi thì vấn đề phiếu chi có cần đóng dấu không cũng được rất nhiều kế toán quan tâm.

Theo quy định hiện nay khi lập phiếu chi thì cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn trực tiếp nếu thủ trưởng ký, nếu vắng mặt thủ trưởng thì đóng dấu treo.

Như vậy khi lập phiếu chi thì cần phải đáp ứng theo mẫu quy định và cần đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.