Phiếu chi là gì?Một số trường hợp sử dụng phiếu chi

Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý thu chi là không thể thiếu. Phiếu chi là một văn bản quan trọng, được lập bởi bộ phận kế toán để ghi nhận các khoản chi tiêu của doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu chính thức trong quản lý tiền mặt. Nhờ vào phiếu chi, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các chi phí của mình.

Phiếu chi là gì?Một số trường hợp sử dụng phiếu chi

1.Phiếu chi là gì?

Phiếu chi là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp, được sử dụng khi có các khoản chi phát sinh cần được ghi nhận và kiểm soát.

Trong hoạt động kế toán, khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua hàng, thanh toán các khoản chi phát sinh khác, phiếu chi được sử dụng để ghi lại thông tin về các khoản chi tiêu này. Phiếu chi cung cấp thông tin chi tiết về mục đích của việc chi tiền, số tiền chi, ngày chi, cũng như nguồn tiền chi ra.

Phiếu chi không chỉ là công cụ quản lý chi phí hàng ngày mà còn là căn cứ cho quá trình ghi sổ kế toán. Khi có phiếu chi, bộ phận kế toán sẽ sử dụng thông tin trên phiếu để làm chứng từ quỹ xuất tiền, từ đó ghi vào sổ kế toán. Việc này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát các khoản chi phát sinh một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Tóm lại, phiếu chi không chỉ đơn thuần là một chứng từ ghi nhận các khoản chi phát sinh, mà còn là công cụ quản lý và kiểm soát chi phí, đồng thời là căn cứ cho quá trình ghi sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Phiếu chi thường được dùng trong các trường hợp nào?

Phiếu chi thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Mua nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa từ nhà cung cấp: Khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho các khoản mua hàng từ nhà cung cấp, họ lập phiếu chi để ghi nhận khoản chi tiêu này và đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
• Xuất tiền mặt gửi ngân hàng: Khi cần chuyển khoản tiền mặt từ doanh nghiệp vào tài khoản ngân hàng, họ sử dụng phiếu chi để ghi nhận việc này và đối chiếu với số dư tài khoản.
• Trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn: Khi doanh nghiệp phải trả lại khoản vay mà họ đã nhận từ các tổ chức tín dụng, họ lập phiếu chi để ghi nhận việc trả tiền này và duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính.

3. Nội dung cơ bản của mẫu phiếu chi

Nội dung cơ bản của mẫu phiếu chi là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của phiếu chi trong các tình huống liên quan đến vấn đề pháp lý. Các công ty, tổ chức, đơn vị cần xây dựng nội dung phiếu chi theo đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Nội dung cơ bản của mẫu phiếu chi bao gồm:

Nội dung cơ bản của mẫu phiếu chi

• Thông tin về đơn vị xuất phiếu chi, bao gồm tên và địa chỉ của doanh nghiệp. Điều này giúp xác định rõ nguồn gốc của phiếu chi và người chịu trách nhiệm xuất chi phí.
• Thông tin chi tiết về tên phiếu chi và ngày tháng lập phiếu. Đây là những thông tin quan trọng để xác nhận thời gian và tính chính xác của phiếu chi.
• Thông tin về người nhận tiền, bao gồm họ tên và địa chỉ. Điều này giúp xác định rõ người được giao tiền và đảm bảo việc giao tiền đến đúng chủ thể.
• Lý do chi tiêu và địa chỉ chi tiết của việc chi phiếu. Thông tin này cần được mô tả cụ thể, chi tiết và rõ ràng để minh bạch và tránh nhầm lẫn.
• Số tiền chi và số tiền quy đổi thành ngoại tệ (nếu có), được ghi cả bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Chữ ký của các bên liên quan, bao gồm chữ ký của giám đốc công ty, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu và người nhận tiền. Điều này là bước quan trọng để xác nhận tính chính xác và pháp lý của phiếu chi.

Tóm lại, nội dung cơ bản của mẫu phiếu chi cần phản ánh đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến việc chi tiêu, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của các giao dịch tài chính.

4. Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu chi đúng chuẩn?

Để viết mẫu phiếu chi đúng chuẩn, cần tuân thủ các bước sau:

• Thông tin đầy đủ: Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, số phiếu, và ngày lập phiếu chi ở góc trên bên trái.
• Thông tin người nhận tiền: Ghi họ tên và địa chỉ chính xác của người nhận tiền.
• Lý do chi tiêu: Rõ ràng và chi tiết, bao gồm mục đích sử dụng tiền như mua hàng, trả lương, hay mua trang thiết bị.
• Số tiền: Ghi số tiền bằng chữ và số, kèm theo đơn vị tiền tệ.
• Kèm theo chứng từ: Ghi rõ các chứng từ gốc đi kèm, cần phải mô tả chi tiết.
• Số liên và việc lưu trữ: Phiếu chi cần lập thành 03 liên, được ký bởi kế toán trưởng và giám đốc, sau đó thủ quỹ xuất quỹ. Liên 01 lưu tại nơi lập phiếu, liên 02 dùng cho sổ quỹ và sổ kế toán, và liên 03 giao cho người nhận tiền. Trong trường hợp sử dụng mẫu phiếu chi 02 liên, người nhận tiền giữ 01 liên, doanh nghiệp giữ 01 liên.
• Đóng quyển và đánh số phiếu chi: Phiếu chi cần đóng thành quyển, mỗi phiếu chi ghi số quyển và số phiếu. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán, và ghi rõ ngày lập phiếu và ngày chi tiền.

Tuân thủ các bước này giúp viết mẫu phiếu chi đúng chuẩn, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

5. Mẫu phiếu chi hiện nay

5.1. Mẫu Phiếu Chi 02 – TT (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Họ và tên người nộp tiền:………………………………………………………………..

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………

Lý do nộp:……………………………………………………………………………………..

Số tiền:………………………………………………………….(Viết bằng chữ):…………

Kèm theo:………………………………………………………Chứng từ gốc.

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ………………………………………………

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ……………………………………………

+ Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

5.2. Mẫu số: 02 – TT (Theo Thông tư số: 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

Họ và tên người nhận tiền: ……………………………………………………

Địa chỉ: ……………………………………………………………………………….

Lý do chi: …………………………………………………………………………….

Số tiền:……………………………….. (Viết bằng chữ): ……………………..

Kèm theo: ………………………………. Chứng từ gốc: …………………….

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):……………………………………………..

+ Tỷ giá ngoại tệ:………………………………………………………………………

+ Số tiền quy đổi:……………………………………………………………………..

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Trên đây là toàn bộ thông tin về Phiếu chi là gì? ACC đã giúp bạn giải đáp. Mọi thắc mắc khác vui lòng liên hệ về ACC nhé!