Hướng dẫn cài đặt phần mềm xuất hóa đơn điện tử viettel

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính, ký số bởi chữ ký số của doanh nghiệp, đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác của hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Sau khi hóa đơn được ký số, xác thực khách hàng có thể tra cứu hóa đơn bằng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS..

* Đặc điểm của hóa đơn điện tử?

• Ký hiệu hóa đơn: có chữ E (ví dụ: AA/20E)
• Số liên hóa đơn: không có số liên.
• Chữ ký trên hóa đơn: chữ ký số.
• Hình thức hóa đơn: lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không phải in ra giấy.
• Phương thức nhận hóa đơn: nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (webportal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.
• Thời gian lưu trữ hóa đơn: 10 năm trên hệ thống.
• Hóa đơn ghi song ngữ có được không: có.
• Khi hóa đơn có sai sót: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).
• Hóa đơn phục vụ cho việc chứng mình nguồn gốc hàng hóa khi đi đường: truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có mạng internet).
• Ngày của HĐĐT dùng để hạch toán, kê khai thuế là ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).
• Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

2. Định nghĩa về phần mềm hóa đơn điện tử viettel

Phần Mềm hóa đơn điện tử Viettel(Sinvoice) là giải pháp phần mềm xuất hóa đơn thông minh trên môi trường Internet, thao tác nhanh chóng thuận tiện mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị như máy tính, laptop, máy tính bảng, smartphone,… Tính bảo mật cao dễ sử dụng, đặc biệt phần mềm Hoá đơn điện tử Viettel dễ dàng kết nói miễn phí với nhiều phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng khác. Hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử; được ký số bằng chữ ký điện tử (chữ ký số), có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy thông thường; có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có nhu cầu.

3. Hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Bước 1: 

• AM thực hiện đấu nối tài khoản Hóa đơn điện tử lên hệ thống
• Ngay sau khi thỏa thuận hợp đồng hóa đơn điện tử thành công, đơn vị kinh doanh Hóa đơn điện tử Viettel sẽ thực hiện đấu nối hóa đơn điện tử trên hệ thống cho doanh nghiệp
• User vào hệ thống: Sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp
• Mật khẩu vào hệ thống: Được gửi vào địa chỉ email đăng ký đấu nối hóa đơn điện tử

Bước 2:

• Doanh nghiệp thực hiện thay đổi mật khẩu sau khi nhận được tài khoản tại địa chỉ email.

Bước 3: 

• Doanh nghiệp kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau đấu nối đã đúng thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp chưa và thực hiện cập nhật thông tin nếu chưa đúng.

Bước 4: 

• Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn có đúng thông tin gói hóa đơn đăng ký trên hệ thống không

Bước 5: 

• Doanh nghiệp thực hiện cập nhật chứng thư số.
• Chứng thư số là bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Thông tin chứng thư số được sử dụng trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế.

Vào giao diện https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve

Thực hiện tải Tool ký số bằng usb – token

Làm theo hướng dẫn file doc về cấu hình firefox của USB token (file đính kèm: TL_SETUP_FIREFOX_CAP_CTS.doc)

Export file cer từ tool usb token Viettel:

• Bật Tool ký số USB – Token (e-Invoice-Tool-jar-with-dependencies.jar)
• Đăng nhập vào hệ thống

Chọn công ty, nhấn chuột phải tạo chứng thư số (hệ thống hỗ trợ người dùng export file cer)

Bước 6:

• Doanh nghiệp thực hiện cấu hình email của doanh nghiệp lên hệ thống.
• Email này được sử dụng để gửi thông báo hóa đơn cho khách hàng cũng như nhận phản hồi của khách hàng về hóa đơn.

Bước 7: 

• Doanh nghiệp thực hiện khai báo tên hóa đơn
• Một doanh nghiệp có thể có nhiều tên hóa đơn thuộc các loại hóa đơn khác nhau.
• Tên hóa đơn giúp cho doanh nghiệp nhận biết và quản lý mẫu hóa đơn của mình một cách dễ dàng.
• Mỗi tên hóa đơn chỉ ứng với một mẫu hóa đơn. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thì phải tạo thêm nhiều các tên hóa đơn khác.

Bước 8: 

• Doanh nghiệp thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn

Bước 9: 

• Doanh nghiệp thực hiện chọn mẫu hóa đơn
• Cho phép doanh nghiệp chọn mẫu để sử dụng trong tập mẫu có sẵn trên hệ thống.

Gửi phê duyệt thông báo phát hành

Sau khi đã được Cục thuế phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện tiếp bước gửi thông báo phát hành đến Admin Viettel để được phê duyệt

Chú ý: Tại bước này, doanh nghiệp cần gửi kèm bằng chứng đã được Cục thuế phê duyệt để làm căn cứ phê duyệt

Bằng chứng có thể là thông báo phát hành có dấu của thuế:

Hoặc màn hình cho phép phát hành trên trang của Thuế  (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html ) như giao diện:

Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, doanh nghiệp của bạn đã có mẫu hóa đơn điện tử được cài đặt về hệ thống.

4. Quy trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Khi bắt đầu sử dụng các doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình sau:

4.1  Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

• Các tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.
• Văn bản này DN gửi qua cổng thông tin của Cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (Theo Mẫu số 01 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử).

4.2 Phát hành hóa đơn điện tử

• Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, DN khởi tạo hóa đơn điện tử phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

4.3 Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu

• Các DN cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.
• Và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Hướng dẫn cài đặt phần mềm xuất hóa đơn điện tử viettel. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.