Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel được nhiều anh chị chủ quán, nhà hàng sử dụng vì đơn giản, dễ dùng và không mất phí. Khi có kỹ năng kế toán và thành thạo các hàm tính toán excel thì mọi chuyện tính toán trở nên đơn giản. Tuy nhiên, liệu phần mềm quản lý nhà hàng excel có phải là giải pháp tối ưu nhất để quản lý chính xác nhất, hạn chế thất thoát, gian lận tại nhà hàng, quán ăn, quán cafe, quán sinh tố. Vậy phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel nào tốt nhất hiện nay? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Tìm hiểu về phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel 

Phần mềm bảng tính excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

Nhiều anh chị chủ quán mới kinh doanh, quy mô nhỏ thường lựa chọn phần mềm excel để tạo đơn hàng, làm báo giá, thống kê dữ liệu, báo cáo doanh số,… thay thế các phương pháp quản lý truyền thống ghi chép sổ sách.

1.1. Khái niệm

Ứng dụng của phần mềm quản lý bán hàng Excel là một trong các việc dùng Excel vào việc quản lý hàng hóa, thiết lập báo giá, tính toán doanh thu, hay thống kê số lượng hàng tồn kho… Ứng dụng của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng excel cực kỳ rộng rãi.

Hiện nay có rất đông nhà phân phối sử dụng Excel để quản lý kho, doanh thu, lợi nhuận.. nhất là những người mới bắt đầu kinh doanh. Những nghiệp vụ quản lý cơ mẫu trên ứng dụng Excel bán hàng như thông tin đơn hàng, đối soát quyết toán, thông tin siêu phẩm, khách hàng, công nợ, doanh thu, lợi nhuận…Điều này xác nhận sự hữu ích của các hàm tính Excel quản lý bán hàng dễ dàng.

Phần mềm quản lý bán hàng excel miễn phí đơn giản và dễ sử dụng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm quản lý bán hàng khác nhau như sapo, kioviet, nhanh… Tuy nhiên, phần mềm quản lý mua hàng bằng Excel miễn phí cũng là một trong số những phần mềm thông dụng và dễ sử dụng nhất hiện nay. Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí cũng đa dạng phong phú tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng cửa hàng.

1.2. Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel 

Excel có nhiều loại hàm và các phép tính hỗ trợ tính toán, quản lý các giao dịch mua bán, xuất – nhập – khẩu. Sử dụng phần mềm bán hàng bằng excel sẽ là giúp bạn áp dụng nhanh hơn các hàm cơ bản trong excel để quản lý kho, sản phẩm, doanh thu, công nợ, nhân viên tại nhà hàng.

Ưu điểm của excel:

• Thao tác quen thuộc, dễ dàng tạo danh sách, bảng cột và thiết lập hàm
• Miễn phí, luôn có sẵn và tiện lợi trong việc cài đặt, tiết kiệm chi phí đầu tư
• Giao diện quen thuộc, thân thiện, mang tính chuyên nghiệp cao
• Cấu trúc đơn giản đầy đủ tiện ích
• Được đa số doanh nghiệp nhỏ ưa thích
• Tương thích nhiều thiết bị khác nhau, không đòi hỏi máy có cấu hình quá lớn

1.3. Nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel

• Không đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng excel free thì tất cả thông tin về hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trong một tập tin duy nhất trên máy tính (online hoặc offline). Trong trường hợp máy tính bị lỗi, tập tin bị mất hay nhiễm virus thì có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, khôi phục khó khăn.

• Tốc độ làm việc bị phụ thuộc

Trong kinh doanh, quy trình nhập kho nguyên vật liệu khá phức tạp và liên quan đến các bộ phận như thu ngân, thủ quỹ, kiểm kho. Sử dụng phần mềm excel quản lý nhà hàng khi file excel quản lý có dung lượng quá lớn, máy tính hoạt động chậm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

• Không đầy đủ các nghiệp vụ quản lý cơ bản

Trên excel quản lý nhà hàng chỉ cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý nguyên vật liệu khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho, doanh thu, lợi nhuận… Bạn cũng thường mất nhiều thời gian để nhập dữ liệu, thống kê và có được báo cáo chính xác, chi tiết.

• Khó khăn khi không phân chia được quyền quản lý

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng excel chỉ cho phép 1 người làm việc trên dữ liệu do đó gây lãng phí nhân lực và thời gian làm việc. Nếu bạn là chủ cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc kiểm tra lại hiệu quả kinh doanh của nhà hàng.

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, nếu bạn không rành về excel chắc chắn không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót.

• Không phù hợp với nhiều mô hình nhà hàng

Với những nhà hàng quy mô lớn hay chuỗi cửa hàng, các nghiệp vụ quản lý phức tạp, menu đa dạng và số lượng bàn nhiều với nhiều khu vực khác nhau thì sử dụng phần mềm excel khó có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý. Bên cạnh đó, mất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen ăn uống. Khi khách hàng thay đổi thì người bán hàng cũng phải thay đổi. Vì vậy những ứng dụng công nghệ phục vụ các hoạt động kinh doanh được phát triển như một điều tất yếu. Trong đó, phần mềm quản lý nhà hàng và các thiết bị tính tiền in bill chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi hơn.

1.4. Tại sao nhà hàng, quán ăn… thích sử dụng excel để quản lý bán hàng?

Excel hỗ trợ bạn tạo biểu mẫu quản lý kho, bán hàng, quản lý khách hàng theo ý thích và dễ dàng tùy chỉnh các trường thông tin, áp dụng linh hoạt các hàm tính toán để quản lý.

Đây cũng là công cụ quản lý phổ biến phù hợp với nhiều người, dễ dàng tận dụng những kiến thức tin học đã được đào tạo. Với sự trợ giúp của excel, bạn dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh tại quán, thống kế cụ thể lượng xuất, nhập, tồn mỗi tháng.

2. Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel 

Đối với ngành kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, nhà quản lý cần chú ý đến định lượng nguyên liệu của từng món. Do lượng thông tin phức tạp gồm các thành phần, đơn vị tính và định mức khác nhau nên phương pháp quản lý thủ công là không thể áp dụng được.

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng Excel hỗ trợ người dùng theo dõi các nguyên liệu đầu vào, định mức từng món ăn, kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu một cách chính xác hơn. Tuy nhiên, giải pháp này không phù hợp với những mô hình kinh doanh lớn, khả năng cao sẽ phát sinh sự cố nếu sử dụng lâu dài.

3. Phần mềm kế toán ACC

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm ACC với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán ACC như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán ACC chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký thắc mắc nào liên quan đến Phần mềm kế toán ACC hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích quý bạn đọc về vấn đề này!