Tổng quan về Phần mềm quản lý dự án PMS Đông Tây

PMS (Project Management System) là giải pháp quản lý thông tin dự án xây dựng. PMS thích hợp cho khách hàng là Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án và tổ chức tư vấn quản lý dự án theo quy định của luật pháp Việt Nam. PMS là phần mềm quản lý đầu tư xây dựng phù hợp với quy trình quản lý dự án theo Luật xây dựng 2014, Luật đấu thầu 2013, Nghị định 15/2021/NĐ-CP, 06/2021/NĐ-CP, 84/2015/NĐ-CP, 63/2014/NĐ-CP, 11/2020/NĐ-CP, 10/2021/NĐ-CP, 22/2015/TT-BKHĐT,10/2020/TT-BTC, 08/2016/TT-BTC, 26/2016/TT-BXD và các thông tư hướng dẫn.

1. Về phần mềm PMS

•  Phần mềm PMS là một công cụ hữu hiệu cho toàn bộ các bước của một dự án, từ bước chủ trương đầu tư tới khi vận hành bàn giao đưa vào sử dụng.
• Chỉ cần nhập thông tin đầu vào đơn giản, phần mềm tự động xuất ra các văn bản và báo cáo theo quy định của của pháp luật như lập tờ trình thẩm định, phê duyệt dự án, thiết kế – dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo cáo giám sát đánh giá đầu tư, báo cáo quyết toán dự án…;
• Lập kế hoạch và cập nhật thực tế thực hiện về chi phí, tiến độ, khối lượng cho gói thầu, hợp đồng. Có thể tổng hợp thông tin về kế hoạch và thực tế thực hiện theo thời gian cho một hoặc nhiều dự án;
• Lập  tiến độ hợp đồng và tiến độ tổng thể dự án; có hỗ trợ nhập dữ liệu từ MS PROJECT. Cho phép cảnh báo sắp đến ngày kết thúc hợp đồng, quá thời hạn nghiệm thu và trễ tiến độ hợp đồng; Cho biết tình trạng tiến độ dự án sớm trễ và khối lượng công việc hoàn thành của cả dự án;
• Cho phép cập nhật khối lượng chi tiết công tác từ MS EXCEL được kết xuất từ phần mềm dự toán;
• Phần mềm cảnh báo tự động các sai sót về chi phí, tiến độ, khối lượng trong quá trình thực hiện dự án giúp chủ đầu tư tránh các rủi ro pháp lý;
• Có phân hệ quản lý công việc theo trình tự thủ tục hồ sơ dự án, giao việc theo bộ phận thực hiện;
• Tích hợp quản lý hồ sơ văn bản bằng phương pháp số giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ;
• Cấp quyền xem dự án cho từng người phụ trách; có phân cấp bảo mật thông tin dự án theo từng chức năng và tập tin đính kèm

2. Mô hình thông tin dữ liệu 

PMS nền tảng công nghệ và môi trường hoạt động PMS được xây dựng theo mô hình client/server giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi thông qua kết nối mạng Internet hoặc mạng nội bộ Nền tảng công nghệ - Ngôn ngữ lập trình: Visual Studio 2022 - Hệ quản trị CSDL:MS SQL2012R2 trở lên - Web server: IIS (phiên bản theo đơn đặt hàng) Môi trường hoạt động: - Môi trường mạng: mạng Wan, Internet - Hệ điều hành máy chủ: MS Windows Server 2012 trở lên. - Hệ điều hành máy trạm: tối thiểu Win 7 SP1, độ phân giải màn hình thấp nhất 1024x768 - Sử dụng Font chữ Unicode, tương thích trên tất cả hệ điều hành windows

3. Tóm tắt các chức năng phần mềm quản lý dự án PMS

Chức năng

• Quản lý thông tin chung: thực hiện dự án từ bước chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc quyết toán dự án; giải phóng mặt bằng; chi phí; kế hoạch/kết quả lựa chọn nhà thầu; khảo sát; thiết kế 
• Quản lý nhân viên (cá nhân) 
• Quản lý khách hàng (tổ chức) 
• Quản lý hợp đồng; khối lượng hợp đồng theo kế hoạch, theo thực tế, nghiệm thu và khối lượng thanh toán 
• Công cụ dự báo khối lượng thực hiện và ước tính khả năng hấp thụ vốn của gói thầu/dự án theo tháng/năm 
• Lập kế hoạch thanh toán cho gói thầu/dự án/nhiều dự án theo tháng/năm 
• Công cụ điều chỉnh phân bổ kế hoạch vốn cho từng dự án từ nguồn vốn tổng hợp 
• Quản lý tài chính: Thanh toán hợp đồng; Công nợ hợp đồng; Vốn; Tài sản lưu động
• Quản lý trình tự thủ tục hồ sơ dự án 
• Quản lý tiến độ hợp đồng; tiến độ tổng thể dự án 
• Quản lý văn bản điều hành
• Trung tâm cảnh báo 
• Quản lý hệ thống, phân quyền;

Văn bản/Báo cáo

• Các loại văn bản phần mềm thực hiện tự động: Tờ trình và quyết định phê duyệt: dự án đầu tư, báo cáo KTKT, thiết kế dự toán, kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, quyết toán dự án theo biểu mẫu quy định của chính phủ. 
• Các báo cáo xuất tự động theo quy định: Báo cáo giám sát đánh giá dự án; Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; Báo cáo đối chiếu công nợ … 
• Các báo cáo khác: về tổ chức, nhân sự, công việc, chi phí…. Báo cáo tổng hợp dự án/Nhiều dự án 
• Xuất tự động báo cáo tổng hợp về chi phí theo kế hoạch và thực tế + Theo một dự án hoặc nhiều dự án + Theo gói thầu + Theo nguồn vốn + Theo thời gian 
• Trung tâm cảnh báo: Trung tâm cảnh báo: phần mềm sẽ cảnh báo các sai sót về chi phí, tiến độ, khối lượng thực hiện cho từng loại chi phí, gói thầu và hợp đồng trong quá trình thực hiện dự án

4. Phần mềm ACC

Đáp ứng cho nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án PMS, phần mềm ACC với những tính năng siêu việt, bên cạnh đó là những lợi ích mang đến cho doanh nghiệp góp phần vào sự phát triển thịnh vượng của quý công ty, một số lợi ích quan trọng nhất mà phần mềm ACC mang lại sẽ được chúng tôi đề cập như sau:

Lập kế hoạch dự án dễ dàng hơn trước

Nếu công ty của bạn được thành lập từ nhiều năm về trước, chắc chắn bạn sẽ rất mất thời gian trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch cho dự án. Nhưng giờ đây khi lập trình phần mềm quản lý dự án, sẽ có tích hợp những tính năng hỗ trợ như AI hiện đại, có thể đoán chính xác khi nào dự án hoàn thành, đưa ra thông tin về ngân sách, phạm vi công việc, và lịch trình thực hiện.

Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả

Hầu hết các nhà quản lý dự án dày dặn kinh nghiệm đều biết rằng để phân phối dự án thành công, họ cần phải có chiến lược quản lý công việc, phân phối nguồn tài nguyên hiệu quả, đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn trong trạng thái tốt nhất, không ôm quá nhiều việc, và ngược lại. Các tính năng quản lý nguồn tài nguyên và quản lý dự án sẽ phát hiện những điểm tắc nghẽn trong quá trình, và giúp công ty biết được khi nào cần thêm nhân sự cho dự án.

Có góc nhìn tổng quan về dự án đang thực hiện

• Với những chức năng tối ưu của hệ thống, phần mềm quản lý dự án cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng quát về những dự án đã hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành của từng dự án, những dự án nào đang chạy, những dự án nào đã được lên kế hoạch,…vì vậy nhà quản lý có thể thấy được và ngăn chặn kịp thời những điểm tắc nghẽn trước khi nó làm ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
• Hệ thống quản lý công việc có khả năng tự động hoá khi lập kế hoạch, cung cấp các công cụ vạch ra các cột mốc quan trọng, deadline công việc, nhờ đó mà các nhà quản lý có một nền tảng vững chắc để thực hiện các dự án của doanh nghiệp suôn sẻ, đúng tiến trình.

Nâng cao khả năng tương tác trong team 

Từng thành viên trong team đảm nhận từng công việc riêng lẻ khác nhau, tương đương với từng bộ phận của một dự án. Mặc dù mỗi người đảm nhiệm những task riêng, nhưng các công việc này đều có mối liên hệ mật thiết và cần sự tương tác lẫn nhau. Phần mềm quản lý công việc xây dựng nhiều công cụ cho phép các nhân viên có thể tương tác trong từng dự án, thảo luận về nhiệm vụ, những mốc thời gian, các công việc cần triển khai,…không những giúp công việc của mỗi người được thực hiện tốt hơn mà toàn bộ dự án cũng sẽ trở nên hiệu quả.

Quản lý ngân sách dự án phù hợp với chính sách công ty

Ngân sách như thế nào sẽ ảnh hưởng rất lớn đến mức độ hoàn thành của dự án. Tuy nhiên với phần mềm ACC hoàn toàn có thể được tùy chỉnh cho phù hợp với mô hình kinh doanh giúp người dùng quản lý ngân sách chính xác và hiệu quả từ những giai đoạn đầu triển khai cho đến khi bàn giao dự án bằng cách cho biết biết bức tranh tài chính của từng dự án, điểm qua những số liệu tài chính quan trọng, theo dõi kế hoạch tài chính so với chi tiêu thực tế,…

Báo cáo sẽ được ACC cập nhật liên tục 

Các doanh nghiệp cần được cập nhật các báo cáo liên quan đến dự án để có thể đưa ra đánh giá, hoặc những biện pháp xử lý kịp thời, quản lý hiệu quả sản phẩm cho khách hàng. Phần mềm quản lý công việc thực hiện giám sát các giai đoạn của dự án, giúp doanh nghiệp biết rằng dự án hoàn thành thế nào, có hoàn thành đúng hạn hay không,…Khi đó nhờ các chi tiết này, hệ thống quản lý công việc sẽ giúp chúng ta đưa ra quyết định đúng đắn, duy trì sự thành công lâu dài cho quý doanh nghiệp.

Giao tiếp nội bộ và đối tác hiệu quả 

• Các nhân viên, các khách hàng của dự án và các bên liên quan có thể tương tác với nhau thông qua một kênh liên lạc trong phần mềm quản lý tiến độ công việc của hệ thống PMS. Ở đây, tất cả những người tham gia có thể chia sẻ tài liệu, tìm kiếm thông tin, kết hợp với những hệ thống tích hợp khác,… tạo nên một phương pháp làm việc nhóm tiện nghi và nhanh chóng.
• Bên cạnh hỗ trợ tính năng tương tác nội bộ, phần mềm ACC, PMS còn cho phép các khách hàng bên ngoài doanh nghiệp và những nhà cung cấp có thể trao đổi và tương tác với từng dự án liên quan trên cùng một nơi. Khách hàng có thể đăng nhập vào phần mềm quản lý dự án và chỉ xem được những dự án, những thông tin liên quan đến dự án của họ. Thông qua đó, khách hàng cũng dễ dàng để lại bình luận, feedback, đề xuất điều chỉnh, xem trước kế hoạch dự án, tiến trình thực hiện dự án trên cùng một hệ thống.

ACC đảm bảo sự hài lòng của khách hàng cả trong và sau khi hoàn thành dự án

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm ACC quản lý công việc, dự án đó chính là khả năng làm hài lòng khách hàng. Khi dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đạt đúng tiêu chuẩn như yêu cầu và trong tầm kiểm soát của ngân sách thì chắc chắn doanh nghiệp bạn đã xây dựng được chữ tín trong mắt khách hàng. Khi một khách hàng yêu thích doanh nghiệp bạn, chắc chắn họ sẽ giới thiệu và tin tưởng sử dụng dịch vụ của bạn lâu dài.