Một công ty muốn hoạt động kinh doanh tốt thì cần kiểm soát và điều hành nhiều bộ phận như: Bộ phận tiếp thị, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chính, bộ phận nhân sự. Hầu hết vấn đề mà nhiều doanh nghiệp, công ty quan tâm nhất trong hoạt động kinh doanh chính là vấn đề tài chính, để giải quyết vấn đề tài chính các công ty phải đặc biệt quan tâm đến bộ phận kế toán, trong đó phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công trong kế toán cũng như là thành công của công ty, doanh nghiệp.
1. Một số khái niệm
- Phần mềm kế toánlà bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
- Phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp là gì? Dựa trên khái niệm phần mềm kế toán. Thì có thể hiểu rằng phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty doanh nghiệp là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán cho nhiều công ty, doanh nghiệp.
2. Quy định của pháp luật về phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp
Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán như: Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành; Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán; Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
Điều kiện của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn và tuân thủ các quy định hiện hành về kế toán.
- Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.
- Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán cho nhiều doanh nghiệp, công ty
- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: Phần mềm kế toán được lựa chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán như đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc như lập chứng từ vào máy, kiểm tra việc nhập số liệu vào máy, …. Quy định rõ về trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng, nhiệm vụ.
- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Công ty, Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
3. Đặc điểm của phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp
- Các phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp về cơ bản có một số đặc điểm sau:
- Báo cáo, chứng từ được cập nhật mới nhất theo chế độ của Kế toán Việt Nam.
- Kết xuất được báo cáo tài chính độc lập cho nhiều doanh nghiệp.
- Đối với mỗi dữ liệu của từng công ty, phần mềm cần đảm bảo nghiệp vụ kế toán ở một số phần hành cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh như: Kế toán mua hàng, Kế toán bán hàng, Kế toán vốn bằng tiền, Tài sản cố định và CCDC, Quản lý hàng tồn kho, Hạch toán chi phí và tính giá thành,
4. Cách lựa chọn phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp
- Có thể lựa chọn phần mềm kế toán dùng cho nhiều công ty, doanh nghiệp dựa trên những tiêu chí dưới đây:
- Phần mềm đáp ứng được nhiều loại hình doanh nghiệp và cung cấp đầy đủ chế độ kế toán: Mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một chế độ kế toán khác nhau tùy theo quy mô của doanh nghiệp, đồng thời sẽ có một lĩnh vực hoạt động đặc thù riêng. Do đó, nên chọn phần mềm kế toán có thể tạo ra các dữ liệu riêng biệt cho mỗi doanh nghiệp với chế độ kế toán riêng cho doanh nghiệp đó.
- Khả năng tự động hóa của phần mềm kế toán: Phần mềm có tính tự động càng cao thì sẽ càng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức nhập liệu và lên sổ sách, góp phần tăng hiệu suất làm việc.
- Tính linh hoạt của phần mềm: Tính linh hoạt được xét trên nhiều khía cạnh như thường xuyên được cập nhật để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Một phần mềm tốt thường được tích hợp với các dịch vụ khác, khiến cho kế toán làm việc thuận tiện hơn như: kết nối với cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử, …
- Khả năng kiểm soát lỗi khi hạch toán: Tính năng tự động cảnh báo lỗi hạch toán như cảnh báo lỗi âm kho, lỗi âm quỹ, … của phần mềm sẽ giúp giảm tải các công việc kiểm tra đối chiếu phức tạp.
- Tính dễ sử dụng của phần mềm kế toán: Một phần mềm dễ sử dụng đồng nghĩa với một phần mềm dễ phát huy tối đa hiệu quả. Phần mềm kế toán quá cồng kềnh, phức tạp sẽ gây nhiều khó khăn cho người sử dụng, dẫn đến tình trạng giảm hiệu suất, gây ra sai sót.
- Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp: Khi làm kế toán cho nhiều doanh nghiệp, điều cần lưu ý là phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm tư vấn chuyên môn nghiệp vụ, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại, đào tạo sử dụng phần mềm, …
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!