Nộp thuế thay chủ nhà có được hạch toán vào chi phí hợp lý không?

1. Nộp thuế thay chủ nhà có được hạch toán vào chi phí hợp lý không?

Trước khi hạch toán tiền thuê nhà thì kế toán viên cần phải ghi nhận khoản chi phí này là chi phí hợp lệ theo chứng từ kế toán để ghi nhận vào sổ sách, tiến hành xác nhận doanh thu của doanh nghiệp.

Có 2 trường hợp xảy ra mà bạn cần lưu tâm như sau:

1.1. Trường hợp 1: Tổng tiền thuê nhà của Doanh nghiệp NHỎ hơn 100 triệu đồng/năm hoặc 8.4 triệu đồng/tháng.

Quy trình thực hiện ghi nhận chi phí hợp lý như sau:

Bước 1: Đọc kỹ các văn bản pháp luật liên quan, đây là bước rất quan trọng để các kế toán nắm bắt để hạch toán tiền thuê nhà đúng và thực hiện đúng theo quy định.

Trong trường hợp này, kế toán cần tìm hiểu kỹ khoản 7 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC. Văn bản này quy định như sau:

- Những hộ gia đình, cá nhân, tổ chức cho thuê tài sản (nhà, bất động sản,...) mà tổng số tiền thuê nhà < 100 triệu/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải kê khai thuế và nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ ⇒ Như vậy là KHÔNG có hóa đơn.

- Để khoản tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài là 1 triệu/năm;
• Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC, chủ nhà nộp tại Chi cục Thuế ở địa phương có nhà cho thuê

Tóm lại, hiểu đơn giản là: Các chủ nhà cho thuê không phải nộp thuế TNCN, thuế GTGT mà chỉ PHẢI nộp lệ phí môn bài.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp của bạn không cần phải có hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp lý,...để kế toán tiến hành hạch toán tiền thuê nhà.

Bước 2: Xây dựng bộ hồ sơ chứng từ về khoản tiền thuê nhà đầy đủ, hợp lý,..

Doanh nghiệp cần có đầy đủ tài liệu trong bộ hồ sơ này như:

- Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng hợp đồng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)

- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Vì không có hóa đơn nên không nhất thiết phải chuyển khoản tiền thuê nhà)

- Bảng kê khai theo mẫu 01/TNDN (được ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT - BTC), phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

- Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế tại Chi cục Thuế.

1.2. Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà của Doanh nghiệp LỚN hơn 100 triệu đồng/năm hoặc 8.4 triệu đồng/tháng

Với trường hợp này, chủ nhà phải nộp các loại thuế như: Thuế môn bài, Thuế TNCN và Thuế GTGT.

a. Quy định liên quan về đối tượng kê khai thuế: Có thể là bên thuê nhà (doanh nghiệp) hoặc bên cho thuê (chủ nhà). Cụ thể:

Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT - BTC thì:

- Cá nhân cho thuê tài sản (trường hợp này là chủ nhà) trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế quản lý, hoặc

- Bên thuê tài sản (doanh nghiệp) kê khai và nộp thuế thay (nếu trong hợp đồng thuê nhà có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế)

b. Quy định liên quan về các loại thuế và khoản thuế các loại thuế phải nộp

Chủ nhà cần lên cơ quan thuế nộp các loại thuế như sau:

*Thuế môn bài: Nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000 đ/năm.

Ví dụ: Bà Nguyễn Thị B cho doanh nghiệp A thuê 1 ngôi nhà vào tháng 3/2022 ⇒ Bà B sẽ đóng thuế môn bài là 1 triệu/năm; cho doanh nghiệp B thuê 1 ngôi nhà vào tháng 11/2021 ⇒ Bà B sẽ đóng thuế môn bài là 500.000 đồng/năm.

*Thuế TNCN:

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu X 5%

*Thuế GTGT:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu X 5%

Nhưng thực tế, chủ nhà thường thỏa thuận với doanh nghiệp đi thuê đi kê khai thuế và nộp các khoản thuế, nên doanh nghiệp muốn ghi nhận chi phí sẽ phải làm thay chủ nhà tiến hành việc này. Kế toán sẽ phải ghi nhận và tính toán cẩn thận, nộp thuế đầy đủ trước khi hạch toán tiền thuê nhà.

c. Hồ sơ thuê nhà đầy đủ gồm có:

- Hợp đồng thuê nhà (có thể có công chức hoặc là không)

- Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT - BTC của Bộ Tài chính)

- Giấy phô tô công chứng CCCD, CMND của cá nhân cho thuê nhà (chủ nhà)

- Chứng từ nộp tiền thuế (cần có giấy tờ xác minh đã nộp 03 loại thuế) của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà.

- Chứng từ minh chứng cho việc thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)

Chú ý: Nếu doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân mà tại hợp đồng thuê có thỏa thuận tiền thuê nhà không bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì kế toán sẽ tính khoản tiền thuế nộp thay trên vào chi phí thuê nhà và hạch toán tiền thuê nhà đó.

2. Hạch Toán Tiền Thuê Nhà Theo Thông Tư 200

Tiền thuê nhà là chi phí phát sinh thường được doanh nghiệp quan tâm bởi tính chất quan trọng của mặt bằng, địa chỉ văn phòng, địa điểm bán hàng, sản xuất kinh doanh,...

Do đó, kế toán thường theo dõi gắt gao và hạch toán tiền thuê nhà chính xác theo quy định pháp luật.

2.1. Hạch toán tiền thuê nhà của Doanh nghiệp đi thuê

- Khi đặt cọc tiền thuê nhà, dựa vào chứng từ thanh toán trả trước và hợp đồng thuê nhà, kế toán hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Tiền đặt cọc)

Có TK 111,112.

- Khi nhận được hóa đơn thuê nhà, kế toán doanh nghiệp hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 242: Chi phí tiền nhà trả trước dài hạn.

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112, 331

- Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hạch toán tiền thuê nhà:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn.

Kê khai thuế và tiến hành nộp thuế: Doanh nghiệp lưu ý kê khai thuế GTGT được khấu trừ trên hóa đơn vào tờ khai thuế của kỳ phát sinh hoá đơn, chứ không chia số thuế GTGT đó theo từng kỳ để kê khai vào những kỳ sau.

⇒ Đây là một trong những sai lầm mà kế toán thường mắc phải khi hạch toán tiền thuê nhà.

Lưu ý: Các khoản thanh toán tiền thuê nhà từ 20 triệu trở lên, kế toán phải thanh toán qua chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng)

2.2. Hạch toán tiền thuê nhà đối với Doanh nghiệp cho thuê

- Khi người đi thuê thanh toán tiền nhà trong nhiều kỳ, doanh nghiệp cho thuê hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 111, 112

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( tiền cho thuê nhà của kỳ hiện tại)

Có TK 3331: Số thuế GTGT trên hóa đơn

Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (số tiền cho thuê nhà các kỳ còn lại)

- Những kỳ sau, doanh nghiệp phân bổ tiền ứng trước của khách hàng vào doanh thu của mình. Kế toán hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lưu ý: Khi hạch toán tiền thuê nhà, kế toán cần lưu tâm là doanh nghiệp cho thuê kê khai hoá đơn đầu ra đó vào kỳ kê khai thuế tại tháng phát sinh hoá đơn đầu ra, chứ không chia nhỏ thuế GTGT cho các kỳ theo kỳ hạn.

3. Hướng dẫn các trường hợp cụ thể về hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:

1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.

2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:

• Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Có TK 111, 112

• Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:

Nợ TK 811

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112,…

4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Khi hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335

VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

• Hàng tháng kế toán viên công ty hạch toán:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

•  Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)

5. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước. Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng

VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)

Có TK 331, TK 111, TK 112

– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 242 – Chi phí trả trước

4. Mọi người có thể hỏi

1. Trường hợp nào được phép hạch toán tiền thuế nộp thay chủ nhà vào chi phí hợp lý?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được phép hạch toán tiền thuế nộp thay chủ nhà vào chi phí hợp lý trong trường hợp sau:

• Có hợp đồng thuê nhà hợp lệ: Hợp đồng ghi rõ ràng về việc bên thuê chịu trách nhiệm nộp thuế thay bên cho thuê.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán: Bao gồm hóa đơn thanh toán tiền thuế và biên lai nộp tiền thuế.
• Số tiền thuế nộp thay được xác định hợp lý: Dựa trên mức thuế suất thuế áp dụng và diện tích nhà cho thuê.

2. Trường hợp nào không được phép hạch toán tiền thuế nộp thay chủ nhà vào chi phí hợp lý?

• Doanh nghiệp không có hợp đồng thuê nhà hợp lệ.
• Doanh nghiệp không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán.
• Số tiền thuế nộp thay được xác định không hợp lý.
• Doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Lưu ý khi hạch toán tiền thuế nộp thay chủ nhà vào chi phí hợp lý:

• Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh khoản chi phí này.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo số tiền thuế nộp thay được xác định hợp lý và phù hợp với quy định của pháp luật.