Những việc cần làm khi thành lập công ty

Khi bắt đầu hành trình kinh doanh, những việc cần làm khi thành lập công ty không chỉ đơn giản là lập giấy phép. Từ việc nộp thuế, mở tài khoản ngân hàng đến thủ tục pháp lý, mỗi bước đều quan trọng. Bạn đã biết cách đăng ký tự nguyện áp dụng khấu trừ thuế giá trị gia tăng chưa? Hãy cùng khám phá và đặt ra những câu hỏi tư duy về vấn đề pháp lý, để bước tiếp theo trở nên rõ ràng hơn.

Những việc cần làm khi thành lập công ty

1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu, lệ phí môn bài

Hồ sơ Kê Khai Thuế Ban Đầu

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là bước rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa thành lập. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu bao gồm:

Doanh nghiệp khi bắt đầu hoạt động kinh doanh phải thực hiện quy trình khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định của Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Kê Khai và Nộp Lệ Phí Môn Bài Cho Doanh Nghiệp

Khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, trách nhiệm đầu tiên của họ là kê khai và nộp lệ phí môn bài tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Thủ tục này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, bao gồm cả việc thành lập mới và hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh khác, gọi chung là Đơn vị phụ thuộc, kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh, thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm kê khai và nộp lệ phí môn bài cho các Đơn vị phụ thuộc đó.

Kê Khai và Nộp Lệ Phí Môn Bài Cho Đơn Vị Phụ Thuộc Ở Khác Địa Phương

Trong trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh khác, thì mỗi Đơn vị phụ thuộc đó sẽ tự thực hiện quy trình khai và nộp lệ phí môn bài. Trách nhiệm này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin liên quan đến thuế môn bài.

Thời Hạn Khai Lệ Phí Môn Bài

Cả doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc đều phải kê khai lệ phí môn bài một lần khi mới ra hoạt động kinh doanh. Thời điểm này không được chậm trễ và phải diễn ra trước ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa bắt đầu hoạt động, họ phải kê khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Sau khi Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo quan trọng là mở tài khoản ngân hàng để tiện lợi trong quản lý tài chính và thực hiện các giao dịch kinh doanh. Dưới đây là quy trình và các quy định liên quan:

Bước 1: Mở Tài Khoản Ngân Hàng

Doanh nghiệp sẽ tiếp xúc với các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để mở tài khoản thanh toán. Quá trình này giúp doanh nghiệp có một nền tảng tài chính chính thức, cung cấp sự thuận tiện trong quá trình nộp thuế và thực hiện các giao dịch kinh doanh.

Bước 2: Thông Báo Số Tài Khoản

Trong khoảng 10 ngày từ khi có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư, sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quan trọng là không cần thông báo với cơ quan thuế trực tiếp nữa, theo quy định chi tiết tại công việc "Thay đổi nội dung đăng ký thuế."

Tiện Ích của Tài Khoản Ngân Hàng

Hiện nay, tài khoản ngân hàng không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ tiền mà còn mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Nó giúp tự động hóa quá trình nộp thuế và giữ liên lạc với các cơ quan quản lý. Đặc biệt, với yêu cầu chuyển khoản bắt buộc cho các giao dịch trên 20 triệu đồng, mở tài khoản trở thành bước cần thiết.

Mặc dù mỗi tài khoản ngân hàng chỉ được sử dụng cho một doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp có thể lựa chọn sở hữu nhiều tài khoản tại cùng một hoặc nhiều ngân hàng khác nhau. Quyết định này thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các ưu đãi, dịch vụ mà ngân hàng cung cấp.

Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng là những bước quan trọng, đồng thời mang lại sự linh hoạt và tiện ích cho doanh nghiệp trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh hàng ngày.

3. Thông báo mẫu con dấu

Doanh nghiệp và quyền lựa chọn về con dấu được thể hiện qua việc xác định số lượng, hình thức, và nội dung của chúng, trừ khi Điều lệ doanh nghiệp có quy định khác. Việc này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp, nhưng có điều kiện là chúng tuân thủ theo các quy định cụ thể.

Mỗi doanh nghiệp phải duy trì một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Điều này có nghĩa là dù doanh nghiệp có sở hữu nhiều con dấu nhưng tất cả đều phải tuân thủ theo một mẫu đã đăng ký trước đó. 

Doanh nghiệp cần phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký Kinh doanh tại địa phương nơi doanh nghiệp có trụ sở trước khi sử dụng con dấu, khi có thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu hoặc thay đổi số lượng con dấu.

4. Mua chữ ký số điện tử (USB Token)

Chữ ký số điện tử không chỉ là một công cụ pháp lý mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kế toán, thuế và quản lý tài chính một cách thuận lợi. Trong quá trình đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định cụ thể.

Chứng Nhận và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp

Chữ ký số điện tử được xem như con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều công việc quan trọng như kê khai thuế, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, và ký hóa đơn. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín là quan trọng. Doanh nghiệp cần đặt mua chữ ký số từ nhà cung cấp đáng tin cậy và sau đó đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.

Chuẩn Bị Giấy Tờ Cần Thiết

Trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng với bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện pháp luật. Các loại giấy tờ như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực sẽ được yêu cầu để đảm bảo tính xác thực và pháp lý trong quá trình sử dụng chữ ký số điện tử.

5. Treo bảng hiệu công ty

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rõ ràng về việc treo bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Việc này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn liên quan đến việc tránh phạt và duy trì uy tín doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mức phạt từ 10 đến 15 triệu đồng nếu không tuân thủ quy định. Ngoài ra, theo Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, hậu quả nặng hơn có thể là khóa mã số thuế.

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, Anpha cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp cùng với dịch vụ làm bảng hiệu chất liệu mica chất lượng, với mức chi phí hợp lý chỉ từ 200.000 đồng/bảng hiệu.

Bảng hiệu có thể được thiết kế dưới dạng ngang hoặc dọc, tuân theo các quy định cụ thể về kích thước:

• Đối với biển hiệu ngang, chiều cao không quá 02 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà.

• Đối với biển hiệu dọc, chiều ngang tối đa 01 mét, chiều cao tối đa 04 mét, nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà.

Ngoài ra, bảng hiệu không được làm chặn không gian thoát hiểm và cứu hoả, cũng như không được làm ảnh hưởng đến giao thông công cộng, không lấn ra vỉa hè hay lòng đường. Điều này đảm bảo sự an toàn và tính thẩm mỹ của không gian công cộng.

6. Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông

Doanh nghiệp cần thực hiện bước quan trọng sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là việc lập sổ đăng ký thành viên và sổ đăng ký cổ đông.

Đối với sổ đăng ký thành viên, thông tin về các thành viên của doanh nghiệp sẽ được ghi chép chi tiết. Các dữ liệu quan trọng như tên, địa chỉ, và số điện thoại của thành viên sẽ được cập nhật đầy đủ và chính xác.

Sổ đăng ký cổ đông, ngược lại, sẽ lưu trữ thông tin về cổ đông của doanh nghiệp. Sổ này sẽ được giữ tại trụ sở chính hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán, đảm bảo sự minh bạch và quản lý hiệu quả về cổ đông của doanh nghiệp.

7. Đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những khoản thu nhập quan trọng của ngân sách quốc gia, và có hai phương pháp tính toán khác nhau: phương pháp tính trực tiếp và phương pháp khấu trừ thuế. Trong số đó, phương pháp khấu trừ thuế là lựa chọn được doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới thành lập.

Phương pháp tính trực tiếp và ứng dụng cho doanh nghiệp mới

1. Phương pháp tính trực tiếp:

   • Tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu.
   • Tính bằng GTGT nhân với thuế suất thuế GTGT (áp dụng cho mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý).

2. Doanh nghiệp mới thành lập:

   • Thường áp dụng phương pháp trực tiếp tính theo tỷ lệ % doanh thu.

Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế: Tự nguyện và điều kiện

1. Doanh nghiệp mới có thể tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế khi:

   • Xuất phát từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp GTGT theo phương pháp khấu trừ.
   • Thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
   • Có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

2. Ưu điểm của phương pháp khấu trừ thuế:

   • Giảm gánh nặng thuế cho doanh nghiệp mới.
   • Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động đầu tư và phát triển.

Với sự linh hoạt này, doanh nghiệp mới có thể chọn lựa phương pháp tính thuế GTGT phù hợp nhất với quy mô và tính chất kinh doanh của mình, đồng thời tối ưu hóa lợi ích thuế giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạm bẫy của ngày nay.

8. Làm thủ tục phát hành hóa đơn và áp dụng hóa đơn

Làm thủ tục phát hành hóa đơn và áp dụng hóa đơn

Hiện nay, theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78, tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc này áp dụng đặc biệt đối với doanh nghiệp được thành lập từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2018.

Áp Dụng Hóa Đơn

1. Cơ Quan Thuế Thông Báo

Nếu cơ quan thuế thông báo cho doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn của cơ quan thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng được về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, có những bước thực hiện nhất định:

• Xác định hình thức hóa đơn: Tự tin, Đặt in hay Mua hóa đơn từ cơ quan thuế.

• Thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng, đặc biệt đối với Tự in và Đặt in hóa đơn.

• Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

• Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

2. Không Có Thông Báo Của Cơ Quan Thuế

Nếu không có thông báo từ cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

• Xác định hình thức hóa đơn: Tự tin, Đặt in hay Mua hóa đơn từ cơ quan thuế.
• Thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng, đặc biệt đối với Tự in và Đặt in hóa đơn.
• Đối với mong muốn áp dụng Hóa đơn điện tử, thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

9. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Trong quá trình đăng ký thành lập công ty, việc đảm bảo đầy đủ thông tin, giấy phép con, và chứng chỉ hành nghề là quan trọng để tránh rắc rối pháp lý. Các doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện những thông tin còn thiếu để tránh bị xử phạt từ đoàn thanh tra.

Đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh, việc thực hiện cam kết góp vốn đúng hạn là quyết định quan trọng. Doanh nghiệp phải đảm bảo việc góp vốn được thực hiện đúng theo quy định, trong thời hạn 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh.

Ngoài ra, nếu xuất hiện các phát sinh sau khi công ty được thành lập, ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ. Điều này giúp duy trì sự ổn định và tuân thủ theo quy định của cơ quan quản lý, đồng thời bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp.

10. Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi bắt đầu hoạt động

Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, việc khai trình sử dụng lao động là một bước quan trọng theo quy định pháp luật. Trong vòng 30 ngày từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện khai trình tới Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp. Địa điểm khai trình là nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện.

Lưu ý rằng số lượng người lao động trong bản khai trình không bao gồm những người đang thử việc.

11. Thông báo về số lao động làm việc tại doanh nghiệp mới thành lập

Trong khoảng 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp phải gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị. Điều này thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng và hệ thống quản lý lao động.

Mẫu số 28 theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH được sử dụng trong việc thông báo này và phải được gửi tới Trung tâm dịch vụ việc làm ở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

12. Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy làm kế toán của mình; đó có thể là Phòng/Ban Kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán,….

Tuy nhiên, dù tổ chức theo hình thức nào, bao nhiêu người làm kế toán đi nữa; thì, doanh nghiệp nhất định phải có Kế toán trưởng, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ.

13. Xây dựng và thông báo Thang lương, Bảng lương

Việc xây dựng Thang lương và Bảng lương là cơ sở quan trọng để thực hiện các quy trình tuyển dụng, sử dụng lao động, và thỏa thuận về mức lương trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần tuân theo Mức lương tối thiểu vùng hiện hành để định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc, nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc pháp luật.

14. Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động

Doanh nghiệp với số lượng lao động từ 10 người trở lên phải có Nội quy lao động. Trong vòng 10 ngày từ ngày ban hành Nội quy, doanh nghiệp cần nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

15. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế

Đối với Chế Độ Bảo Hiểm Cho Người Lao Động

Tham gia bảo hiểm cho người lao động là trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy vậy, với hầu hết doanh nghiệp vừa thành lập thì đây lại là vấn đề hay bị thiếu sót.

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động. Chi tiết hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT;
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.

Đối với Các Vấn Đề Về Thuế

Các loại thuế như: tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN (nếu có phát sinh) hàng quý, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN (nếu có), báo cáo quyết toán cuối năm… doanh nghiệp phải kê khai và nộp theo đúng quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt chậm nộp hoặc khóa mã số thuế.

Với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa mới thành lập hay có kế toán viên còn thiếu kinh nghiệm, thì sử dụng dịch vụ kế toán là lựa chọn tốt nhất nhằm tối ưu thời gian và chi phí.

16. Thành lập công đoàn

Để thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp, trước hết, những người lao động cần tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn và liên hệ trực tiếp với Công đoàn cấp trên gần nhất để được hướng dẫn và hỗ trợ. Điều kiện để thành lập Công đoàn là có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam hoặc ít nhất 05 người lao động đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam.

17. Lưu ý về Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Khi bắt đầu hình thành doanh nghiệp, việc chọn lựa ngành, nghề kinh doanh là quan trọng và đồng thời cần xem xét liệu ngành đó có thuộc loại kinh doanh có điều kiện hay không. Trong trường hợp nằm trong danh sách này, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định và điều kiện quy định, đồng thời phải duy trì cam kết này trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

Có những ngành chỉ đòi hỏi doanh nghiệp duy trì các điều kiện quy định suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, nhiều ngành lại yêu cầu doanh nghiệp phải có giấy phép, chứng nhận đầy đủ các điều kiện trước khi bắt đầu kinh doanh. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được tính hợp pháp mà còn tạo ra sự minh bạch và tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác kinh doanh.

Nhìn nhận đúng về ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ giai đoạn thành lập giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh.

18. Câu hỏi thường gặp

1. Hỏi: Tôi cần nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và lệ phí môn bài như thế nào?

• Trả lời: Để nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và lệ phí môn bài, bạn cần chuẩn bị tờ khai đăng ký hình thức kế toán, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán, thông tin về trích khấu hao tài sản cố định, tờ khai lệ phí môn bài, và phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử. Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp theo quy định.

2. Hỏi: Thời hạn nộp lệ phí môn bài là khi nào và có mức phạt nào nếu chậm nộp?

• Trả lời: Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc phải kê khai lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động, trước ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động. Nếu chậm nộp, mức phạt sẽ tăng dần theo số ngày chậm, tính theo công thức được quy định trong Thông tư 130/2016/TT-BTC.

3. Hỏi: Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tôi cần làm gì để mở tài khoản ngân hàng?

• Trả lời: Bạn cần liên hệ với ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để mở tài khoản thanh toán. Sau khi có tài khoản, bạn cần thông báo số tài khoản với Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư, sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

4. Hỏi: Làm thế nào để đăng ký và sử dụng chữ ký số điện tử?

• Trả lời: Để đăng ký chữ ký số, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chuẩn bị giấy tờ cần thiết, và đăng ký với Cơ quan thuế. Chữ ký số được xem như con dấu của doanh nghiệp và hỗ trợ nhiều hoạt động quan trọng như kê khai thuế, nộp thuế điện tử, và ký hóa đơn.