Nguyên tắc 80/20 là gì? Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh và quản lý thời gian.

Nếu như các bạn đã nghe câu nói: “ 20% khách hàng tạo ra tới 80% doanh thu”, thì có thể các bạn nghĩ đó là câu nói vô tình hoặc không có căn cứ. Nhưng thực tế, câu nói ấy lại xuất phát từ một nguyên lý nôỉ tiếng thế giới “Nguyên tắc 80/20”. Bài viết dưới đây sẽ giải thích những vấn đề đó.

     Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là "Định luật Pareto"  một nguyên tắc quan trọng được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của cuộc sống và kinh doanh. Được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, nguyên tắc này nói về sự không cân đối trong mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra.

Nguyên tắc Pareto thường được mô tả bằng tỷ lệ 80/20, với ý nghĩa rằng 80% kết quả thường xuất phát từ 20% nguyên nhân hoặc nỗ lực. Ví dụ, trong kinh doanh, 80% lợi nhuận thường đến từ 20% khách hàng quan trọng nhất của doanh nghiệp.

Vilfredo Pareto đã nhận ra nguyên tắc này khi nghiên cứu mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số của nước Ý. Ông phát hiện ra rằng 80% đất đai ở Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số, và điều này cũng áp dụng cho nhiều quốc gia khác.

Ứng dụng nguyên tắc 80/20 vào quản trị doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào các dự án tiếp thị hoặc sản phẩm được ưa chuộng nhất, để tối đa hóa hiệu suất và lợi nhuận. Điều này cũng áp dụng cho quản lý thời gian và năng lượng, giúp tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất.

2. Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào công việc.

    Để áp dụng nguyên tắc 80/20 vào công việc, bạn có thể tham khảo cách thực hiện dưới đây: 

• Xác định mục tiêu quan trọng: Bắt đầu bằng việc xác định những mục tiêu quan trọng nhất trong công việc. Xác định những dự án, nhiệm vụ hoặc kết quả quan trọng mà bạn muốn đạt được.
• Phân tích và ưu tiên: Xem xét công việc của bạn và xác định những hoạt động hoặc yếu tố tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả. Tập trung và ưu tiên những hoạt động này. Hạn chế thời gian cho những yếu tố không quan trọng chỉ tạo ra 20% giá trị.
• Loại bỏ hoặc giảm nhẹ các yếu tố không quan trọng: Xác định những công việc không cần thiết hoặc ít quan trọng. Giao phó những công việc này cho người khác hoặc loại bỏ hoàn toàn. Tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất
• Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Sử dụng danh sách công việc, lịch trình và các công cụ ưu tiên hóa để quản lý thời gian hiệu quả. Đảm bảo dành thời gian cho những hoạt động quan trọng nhất.
• Đánh giá và điều chỉnh: Liên tục đánh giá và điều chỉnh cách bạn làm việc. Đảm bảo bạn đang tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất. Tìm kiếm cách cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa sử dụng thời gian.
• Tập trung và khắc phục xao nhãng: Tập trung cao độ vào những công việc quan trọng. Hạn chế xao nhãng từ các yếu tố bên ngoài. Sử dụng các kỹ thuật quản lý sự tập trung để hoàn thành công việc hiệu quả.

Ngoài ra, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau: Sử dụng Ma trận Eisenhower, sử dụng quy tắc 90/10. Sử dụng phương pháp Pomodoro. 

Nguyên tắc 80/20( Hình ảnh minh hoạ)

3. Nguyên tắc 80/20 trong việc kinh doanh và quản lý thời gian. 

• Trong kinh doanh:  Giúp tối ưu hóa hiệu quả và tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để đạt được kết quả cao nhất. Một trong những ví dụ rõ ràng về việc áp dụng nguyên lý 80/20 trong kinh doanh là khi doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường. Thay vì phân tán tài nguyên và công sức cho một loạt các sản phẩm, doanh nghiệp nên tập trung vào việc phát triển và quảng bá 20% sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi mà có thể mang lại 80% doanh thu hoặc lợi nhuận. Ngoài ra, trong việc quản lý khách hàng và doanh thu, nguyên tắc Pareto cũng rất có ích. Đa phần doanh thu của một doanh nghiệp thường đến từ 20% khách hàng chủ chốt. Do đó, tập trung vào việc phục vụ và duy trì mối quan hệ với nhóm khách hàng này là cách hiệu quả để tối đa hóa doanh thu. Trong lĩnh vực phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, việc xác định và tập trung vào 20% tính năng hoặc dịch vụ quan trọng nhất mà mang lại 80% giá trị là cách để tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Thêm vào đó, trong việc tìm kiếm nguồn vốn đầu tư, việc tập trung vào 20% nhà đầu tư có khả năng nắm giữ 80% nguồn vốn là cách tiếp cận hiệu quả để thu hút vốn đầu tư cho doanh nghiệp.

Tóm lại, nguyên lý 80/20 là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để đạt được kết quả tối ưu trong kinh doanh và quản lý. Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, cá nhân và doanh nghiệp có thể làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn.

• Trong quản lý thời gian: Có một số bước cụ thể  sau như bắt đầu bằng việc lập danh sách các công việc cần làm trong ngày. Sau đó, phân loại chúng thành hai nhóm: công việc ưu tiên và không ưu tiên. Tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên trước, và nếu có thể, ủy quyền các công việc không ưu tiên cho người khác. Tiếp theo cần xác định thời gian làm việc hiệu quả của bản thân, quan sát và ghi nhận các khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất. Dùng thời gian này để tập trung vào các công việc quan trọng nhất. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro hoặc các phương pháp quản lý thời gian khác để giúp bạn tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Thường xuyên thiết lập và đánh giá lại các mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết để đạt được chúng. Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng chúng phản ánh những gì quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại. Dành ra các khoảng thời gian cố định trong ngày để xử lý các công việc nhỏ nhặt như check email, lướt mạng xã hội. Việc này giúp bạn tránh bị lạc hướng và mất thời gian vào những công việc không quan trọng. Tạo ra phần thưởng cho mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ sẽ giúp tạo động lực và đào sâu hơn vào công việc tiếp theo. Điều này giúp bạn duy trì động lực và năng lượng cao hơn trong quá trình làm việc.

4. Ưu điểm và nhược điểm nguyên tắc 80/20.

      Một số ưu điểm và nhược điểm của nguyên tắc 80/20 cụ thể sau:

Ưu điểm của nguyên tắc 80/20 là giúp nâng cao hiệu quả công việc, giúp tập trung vào những công việc quan trọng nhất, mang lại 80% giá trị, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Khi tập trung vào những công việc quan trọng, bạn sẽ cảm thấy chủ động và kiểm soát tốt công việc hơn, giảm bớt gánh nặng và tránh cảm giác bị quá tải. Nâng cao năng suất hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh và thành công trong công việc và bất kỳ ai cũng có thể áp dụng nguyên tắc này vào công việc và cuộc sống.

Nhược điểm của nguyên tắc 80/20 là gặp khó khăn trong việc xác định 20% công việc quan trọng bởi yêu cầu sự phân tích kỹ lưỡng và đánh giá chính xác các công việc, có thể dẫn đến việc bỏ qua những công việc tưởng chừng không quan trọng nhưng lại có ảnh hưởng nhất định. Mất cân bằng trong công việc tập trung quá nhiều vào 20% công việc quan trọng có thể dẫn đến việc bỏ bê những công việc khác, gây ra sự mất cân bằng trong công việc và ảnh hưởng đến hiệu quả chung. Có nguy cơ bỏ qua cơ hội khi tập trung vào những công việc đã quen thuộc có thể khiến bạn bỏ qua những cơ hội mới, hạn chế sự sáng tạo và phát triển trong công việc. Trong thực tế, không phải lúc nào cũng có thể tách biệt rõ ràng 20% công việc quan trọng với 80% công việc còn lại.

5. Tầm quan trọng của nguyên tắc 80/20 trong đời sống.

      Tầm quan trọng của nguyên tắc 80/20 trong đời sống thật sự rất to lớn và đa chiều. Dưới đây là một số điểm quan trọng về lợi ích và ứng dụng của nguyên tắc 80/20:

• Nâng cao hiệu quả công việc: Quy tắc 80/20 giúp bạn nhận biết và tập trung vào những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả cuối cùng. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và năng lượng.
• Cải thiện quản lý thời gian: Áp dụng nguyên tắc 80/20 giúp bạn ưu tiên các hoạt động quan trọng và khắc phục thói quen lãng phí thời gian. Bằng cách phân chia thời gian một cách thông minh, bạn có thể tăng cường sự tập trung và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
• Nâng cao chất lượng cuộc sống: Bằng cách tập trung vào những điều quan trọng nhất, bạn có thể giảm bớt stress và cảm giác bị quá tải. Điều này giúp tạo điều kiện cho cuộc sống hài hòa và hạnh phúc hơn.
• Ứng dụng đa dạng: Nguyên tắc 80/20 có thể áp dụng vào mọi khía cạnh của cuộc sống, từ công việc đến mối quan hệ và sức khỏe. Việc hiểu và áp dụng nguyên tắc này giúp bạn đưa ra những quyết định thông minh và hiệu quả hơn trong mọi tình huống.

Trên đây là tất cả những nội dung về nguyên tắc 80/20 cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về nguyên tắc 80/20 và các vấn đề xoay quanh vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau: