Ngân sách là gì? Nguyên tắc để lập ngân sách có hiệu quả

Bạn đã bao giờ tự hỏi: "Ngân sách là gì?" Trong thế giới kinh doanh phức tạp ngày nay, việc hiểu và áp dụng nguyên tắc lập ngân sách hiệu quả là một yếu tố quyết định cho sự thành công của mọi tổ chức và cá nhân. Hãy cùng ACC khám phá những nguyên tắc quan trọng để lập ngân sách một cách hiệu quả.

Ngân sách là gì? Nguyên tắc để lập ngân sách có hiệu quả

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là một kế hoạch được thiết lập trước để quyết định về việc thu nhập và chi tiêu của các tác nhân kinh tế như hộ gia đình, doanh nghiệp và chính phủ.

2. Có mấy loại ngân sách

Ngân sách tổng thể (master budget): Đây là ngân sách có quy mô lớn nhất, cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả ngân sách của từng phòng ban.

Ngân sách hoạt động (operating budget): Đây là ngân sách dự đoán và phân tích các thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngân sách dòng tiền (cash flow budget): Ngân sách này thể hiện luồng tiền trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.

Ngân sách tài chính (financial budget): Ngân sách này chủ yếu là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, luồng tiền, thu chi và các khía cạnh tài chính khác.

Ngân sách cố định (static budget): Đây là ngân sách với các số liệu cố định không thay đổi dù có sự biến động trong các yếu tố như lợi nhuận, doanh số, và các yếu tố khác.

3. Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, với những ảnh hưởng cụ thể như sau:

• Định hướng rõ ràng: Kế hoạch ngân sách cung cấp một hướng đi chính xác cho doanh nghiệp, giúp xác định những hành động cần thực hiện trong cả hiện tại và tương lai. Điều này giúp đảm bảo rằng quyết định của doanh nghiệp không lạc hướng và đều hướng tới mục tiêu đã đề ra.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Không chỉ là một kế hoạch cho tương lai, ngân sách còn phản ánh chính xác tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả của mọi hoạt động. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực hiện có và cải thiện hiệu suất làm việc.

• Dự đoán và chuẩn bị cho tương lai: Kế hoạch ngân sách đóng vai trò như một bản đồ thời gian, giúp doanh nghiệp dự đoán và chuẩn bị cho những thách thức và cơ hội trong tương lai. Điều này giúp định hình các hành động cần thực hiện và mục tiêu cần đạt được.
• Đánh giá hiệu quả: Ngoài việc quản lý thu chi, ngân sách thường được sử dụng như một công cụ để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.

Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

4. Nguyên tắc để lập ngân sách có hiệu quả

Kế hoạch ngân sách phải phát triển từ kế hoạch kinh doanh: Bỏ qua sự liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược, một kế hoạch ngân sách thường chỉ tái hiện lại kết quả của năm trước với ít thay đổi, không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.

Kế hoạch ngân sách cần đảm bảo cân đối giữa các bộ phận: Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể muốn tăng doanh số và cho phép ghi nợ từ khách hàng, trong khi bộ phận kế toán muốn hạn chế nợ khó đòi. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính để đảm bảo sự hài hoà giữa các bộ phận.

Tất cả cấp quản lý đều cần tham gia: Lập kế hoạch ngân sách không nên chỉ diễn ra trong các cuộc họp riêng tư của ban lãnh đạo, mà cần sự tham gia của các nhà quản lý cấp thấp hơn, vì họ có cái nhìn chi tiết và hiểu rõ nhất về khả năng, hạn chế và nguồn lực của họ.

Con người cần cảm giác chủ động với ngân sách: Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần chủ động đóng góp ý kiến vào quá trình thiết lập và điều chỉnh ngân sách, thay vì chỉ chấp nhận ngân sách được áp đặt lên họ. Ngân sách cũng cần được coi là một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả, chứ không chỉ là công cụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.

Kế hoạch ngân sách phải linh hoạt: Ngân sách cần được theo dõi và điều chỉnh linh hoạt, thay vì trung thành với một kế hoạch không còn phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Kế hoạch ngân sách cần minh bạch: Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần có căn cứ rõ ràng và giải trình cụ thể. Quá trình thảo luận, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng cần tuân thủ quy trình rõ ràng.

Cuối cùng, thông qua việc hiểu rõ "Ngân sách là gì?" và áp dụng những nguyên tắc cơ bản, chúng ta có thể tạo ra các kế hoạch tài chính chặt chẽ và hiệu quả. Bằng cách này, không chỉ giúp tổ chức hoạt động một cách bền vững mà còn thúc đẩy sự phát triển và thành công dài hạn.