Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và hữu ích về quá trình mở sổ kế toán cho các công ty mới thành lập. Việc thiết lập hệ thống kế toán là một bước quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới, để đảm bảo sự chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả mà còn là cơ sở để thực hiện các nghĩa vụ về kế toán và báo cáo thuế theo quy định của pháp luật.
Mở sổ kế toán cho công ty mới thành lập từ ngày nào?
1. Sổ kế toán dùng để làm gì?
Dựa theo quy định tại Điều 122 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, hệ thống và lưu giữ thông tin về các giao dịch kinh tế và tài chính của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho mỗi kỳ kế toán và phải tuân thủ các quy định liên quan trong Luật Kế toán, Nghị định 129/2004/NĐ-CP, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành và sửa đổi, bổ sung của Luật Kế toán.
Doanh nghiệp có quyền tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán riêng, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu của thông tin về các giao dịch kinh tế. Nếu không tự xây dựng được biểu mẫu, doanh nghiệp có thể sử dụng biểu mẫu sổ kế toán được hướng dẫn tại phụ lục số 4 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, nếu phù hợp với cách quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập thì phải mở sổ kế toán từ ngày nào?
Quy định về thời điểm mở sổ kế toán đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập được rõ ràng tại Khoản 1, Điều 90 của Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
Mở sổ:
- Sổ kế toán cần được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
- Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp chịu trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán.
- Sổ kế toán có thể được đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Khi sử dụng xong, các tờ sổ cần được đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi sử dụng sổ kế toán, các thủ tục bao gồm:
- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu của sổ phải ghi rõ thông tin như tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, họ tên và chữ ký của người giữ sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao.
- Đối với sổ tờ rời: Mỗi tờ sổ rời cần ghi rõ thông tin như tên doanh nghiệp, số thứ tự của tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ và ghi sổ. Trước khi sử dụng, tờ sổ rời cần được xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng.
Như vậy, theo quy định, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập, việc mở sổ kế toán cần được thực hiện ngay từ ngày thành lập. Trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp.
2. Quy định về sổ sách kế toán
2.1. Nội Dung của Sổ Kế Toán:
Sổ kế toán là văn bản quan trọng, phải chứa đựng các thông tin quan trọng như tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ và khóa sổ. Người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần ký và đóng dấu giáp lai để xác nhận tính chính xác và hợp lý của nó.
Các thông tin chủ yếu bao gồm ngày, tháng, năm ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán, tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính, số tiền ghi vào các tài khoản kế toán và số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
2.2. Hệ Thống Sổ Kế Toán:
Đơn vị kế toán cần tuân theo hệ thống sổ kế toán được quy định bởi Bộ Tài Chính.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống sổ kế toán trong một kỳ kế toán năm.
Để đáp ứng yêu cầu kế toán cụ thể của đơn vị, họ có thể cụ thể hóa hệ thống sổ kế toán đã chọn.
Điều này đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình ghi chép và quản lý thông tin kế toán của doanh nghiệp.
3. Quy định về mở, ghi sổ kế toán và chữ ký
Quy định về việc mở, ghi sổ kế toán và chữ ký được chi tiết theo Điều 124 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Mở sổ:
Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm và đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng chịu trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán.
Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, nhưng sau khi sử dụng xong, các tờ sổ phải được đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi sử dụng, sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục như ghi tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, và ký xác nhận của người giữ và ghi sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên chứng từ kế toán đã được kiểm tra, bảo đảm theo quy định về chứng từ kế toán.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp pháp, chứng minh sự hợp lý và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Khoá sổ:
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán phải được khoá trước khi lập Báo cáo tài chính và cũng phải khoá sổ trong các trường hợp kiểm kê hoặc theo quy định của pháp luật.
Chữ ký và Đối với Người Ghi Sổ:
Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán, họ phải ký và ghi rõ số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ của đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
Các cá nhân ghi sổ kế toán làm việc trong đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ số chứng chỉ hành nghề của họ.
5. Một số lưu ý khi mở sổ kế toán cho công ty mới thành lập
Xác Định Thời Điểm Mở Sổ:
Sổ kế toán của công ty mới cần được mở từ thời điểm thành lập doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tài chính và kế toán từ khi thành lập được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Xác Nhận Thông Tin Cơ Bản:
Đảm bảo rằng các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế và các thông tin khác được xác nhận và nhập đúng vào sổ kế toán.
Lựa Chọn Hình Thức Sổ:
Quyết định liệu công ty sẽ sử dụng sổ kế toán dạng quyển hay tờ rời. Mỗi loại sổ đều có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu quản lý của công ty.
Chuẩn Bị Biểu Mẫu và Hệ Thống:
Chuẩn bị các biểu mẫu sổ kế toán cần thiết theo quy định của pháp luật hoặc có thể áp dụng theo hướng dẫn cụ thể từ Bộ Tài Chính. Điều này giúp ghi chép và kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ.
Xác Nhận Chữ Ký và Quy Trình Kiểm Duyệt:
Xác định ai sẽ có trách nhiệm ký duyệt trên sổ kế toán. Điều này thường bao gồm người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Đồng thời, xác định quy trình kiểm duyệt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Đặt Số Hiệu và Thứ Tự Trang:
Gán số hiệu cho sổ kế toán và đảm bảo sự liên tục trong thứ tự trang. Việc này giúp quản lý dễ dàng hơn và tránh những sai sót không cần thiết.
Chuẩn Bị Cho Các Sổ Kế Toán Khác:
Nếu công ty sử dụng nhiều loại sổ kế toán (ví dụ: sổ cái, sổ nhật ký), cần chuẩn bị và mở sổ cho từng loại này theo quy định.
Hướng Dẫn Về Quy Trình Khoá Sổ:
Đào tạo nhân viên về quy trình khoá sổ kế toán, đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán để chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính.
Chuẩn Bị Cho Kiểm Kê:
Chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình kiểm kê sổ kế toán, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định.
Tuân Thủ Luật Kế Toán và Hướng Dẫn Cụ Thể:
Luôn đảm bảo rằng quá trình mở sổ kế toán tuân thủ đúng các quy định trong Luật Kế Toán và hướng dẫn cụ thể của cơ quan quản lý tài chính.
Những lưu ý trên giúp đảm bảo rằng quá trình mở sổ kế toán diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đầy đủ nhu cầu kế toán của công ty mới thành lập.
6. Câu hỏi thường gặp
Khi nào cần mở sổ kế toán cho công ty mới thành lập?
Trả Lời: Sổ kế toán cho công ty mới cần được mở từ thời điểm thành lập doanh nghiệp, đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác từ những giao dịch đầu tiên.
Ai là người chịu trách nhiệm ký duyệt trên sổ kế toán?
Trả Lời: Người chịu trách nhiệm ký duyệt trên sổ kế toán thường bao gồm người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty.
Có cần chuẩn bị biểu mẫu và hệ thống trước khi mở sổ không?
Trả Lời: Đúng, chuẩn bị biểu mẫu và hệ thống sổ kế toán trước khi mở sổ giúp đảm bảo quá trình ghi chép được thực hiện một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Làm thế nào để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ khi mở sổ kế toán?
Trả Lời: Để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ, công ty cần xác nhận thông tin cơ bản chính xác, áp dụng chữ ký đúng quy trình, và tuân thủ đúng quy định của Luật Kế Toán và các hướng dẫn cụ thể từ cơ quan quản lý tài chính.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các quy định về Mở sổ kế toán cho công ty mới thành lập từ ngày nào. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Nội dung bài viết:
Bình luận