Thủ tục mở cửa hàng kinh doanh tại Nhật như thế nào?

Để mở cửa hàng kinh doanh tại Nhật cần những gì? Thủ tục ra sao? Quá trình thành lập và hoạt động doanh nghiệp tư nhân của mình tại Nhật Bản như thế nào? Mời bạn đọc theo dõi bài viết chi tiết sau đây của ACC.

Mở cửa hàng kinh doanh tại Nhật

1. Doanh nghiệp tư nhân là gì?

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình kinh doanh đơn giản nhất. Về cơ bạn, bạn sẽ sở hữu và chịu hoàn toàn trách nhiệm với hoạt động kinh doanh của mình, và điều này cho phép bạn tự đặt nền móng cho thành công của mình theo định hướng riêng.

Trong tiếng Nhật, loại hình doanh nghiệp tư nhân được gọi là 個人事業 (kojin jigyo), khác hoàn toàn với 会社 (kaisha) có nghĩa là công ty hay 法人 (hojin), các loại hình doanh nghiệp hoạt động tách biệt với chủ sở hữu.

2. Những ai có thể thành lập doanh nghiệp tư nhân tại Nhật Bản?

Có ý tưởng kinh doanh tốt không có nghĩa là bạn có thể thành lập một doanh nghiệp tư nhân ở Nhật Bản. Nếu bạn không có quốc tịch Nhật Bản, thì bạn sẽ cần một trong số các điều kiện sau đây:

• Có vợ/chồng mang quốc tịch Nhật Bản
• Có visa cư trú dài hạn
• Có visa vĩnh trú
• Có vợ/chồng mang visa vĩnh trú
• Có visa working holiday – Thị thực lao động kết hợp kỳ nghỉ (không giới hạn)
• Có visa người phụ thuộc, visa sinh viên hoặc visa hoạt động văn hóa cho phép tham gia các hoạt động khác (bạn có thể phải nộp đơn riêng để xin các giấy phép này)
• Visa dành cho kỹ sư/chuyên gia (phải được bảo trợ bởi một công ty Nhật Bản cho phép bạn có thêm hoạt động kinh doanh bên ngoài)
• Visa dành cho lao động tay nghề cao (phải được bảo trợ bởi một công ty Nhật Bản cho phép bạn có thêm hoạt động kinh doanh bên ngoài)

Nếu bạn có một trong những loại visa trên thì bạn đã đủ điều kiện để thành lập một doanh nghiệp tư nhân của riêng mình rồi đó!

3. Lợi thế của loại hình doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp dành cho những ai muốn tự mình làm chủ hoạt động kinh doanh và có dự định phát triển thành một công ty hoặc tổng công ty. Có thể việc tiếp tục làm một freelancer, nhân viên làm việc theo thời vụ hoặc theo hợp đồng có thể thuận lợi và dễ dàng hơn, nhưng nếu bạn có một ý tưởng hay, một kế hoạch kinh doanh tốt và đã có đầy đủ các kỹ năng cần thiết, thì việc thành lập một doanh nghiệp tư nhân là điều tuyệt vời để bạn thực hiện và sáng tạo ra mô hình kinh doanh lý tưởng của riêng mình! Những lĩnh vực thường được chọn mở bao gồm kinh doanh nhà hàng nhỏ, giáo dục, xuất khẩu hàng hóa, phiên dịch viên, nhà văn, thiết kế và tư vấn. Các lợi ích khác bao gồm:

• Hoàn toàn tự chủ trong việc sở hữu và quản lý hoạt động kinh doanh của mình
• Tiềm năng để phát triển thương hiệu riêng
• Độc lập kiểm soát nguồn thu nhập và thời gian lao động
• Khả năng được khấu trừ và bồi hoàn chi phí (bao gồm chi phí thuê nhà đối với những người làm việc tại nhà)
• Khả năng thuê người lao động
• Khả năng tự bảo đảm cho việc xin visa của mình
• Thủ tục thuế đơn giản hơn loại hình công ty hay tập đoàn

Tất nhiên, loại hình này không hẳn chỉ toàn các ưu điểm. Bên cạnh việc mang lại lợi ích giúp bạn có thể độc lập kinh doanh và làm việc như một người làm việc tự do (freelancer) nhưng loại hình kinh doanh này cũng có những nhược điểm nhất định:

• Nguồn thu nhập không ổn định
• Không được hưởng bảo hiểm y tế hay phúc lợi hưu trí theo chính sách của công ty
• Phải tự kê khai thuế và theo dõi tình hình tài chính của mình
• Chịu hoàn toàn trách nhiệm – chủ doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân với mọi thứ, bao gồm nguy cơ phá sản
• Không có cơ chế sở hữu theo cổ phần hay hợp tác kinh doanh

4. Thành lập công ty của riêng

Việc thành lập công ty (法人) cũng có một số ưu điểm nhất định, bao gồm việc bạn có thể mời thêm các đối tác, tạo ra nguồn lợi nhuận cao hơn mà không phải chịu nhiều thuế và được nhận các khoản cấp vốn hay các khoản đầu tư. Tuy nhiên, đối với những người mới bắt đầu với các kế hoạch kinh doanh nhỏ lẻ, thì việc thành lập doanh nghiệp tư nhân sẽ bớt căng thẳng và áp lực hơn. Các công ty sẽ đòi hỏi bạn phải có hệ thống kế toán, giải quyết khối lượng hồ sơ giấy tờ lớn cùng với các vấn đề về phúc lợi xã hội và bảo hiểm y tế, các chi phí phát sinh ban đầu và rất nhiều những rắc rối khác khiến bạn phải đau đầu.

Rất nhiều người khởi nghiệp thành công ở nước ngoài có những mối quan hệ hoặc đối tác giúp đỡ họ trong những công việc nhất định. Nếu bạn có tham vọng, kiến thức kinh doanh, tiếng Nhật tốt, có đủ vốn hoặc có những người đồng hành tin cậy thì bạn có thể lựa chọn loại hình công ty. Nếu không, bạn nên bắt đầu với loại hình doanh nghiệp tư nhân và giữ ý định thành lập công ty là một mục tiêu trong tương lai sau khi hoạt động kinh doanh của mình đã trơn tru. Khi thu nhập từ doanh nghiệp tư nhân của bạn vượt được mốc 7 triệu yên Nhật một năm thì đó là lúc bạn có thể cân nhắc thành lập công ty để hưởng các ưu đãi về thuế.

5. Các điều kiện cần thiết thành lập doanh nghiệp tư nhân

Bên cạnh loại visa cần có, không có quá nhiều điều kiện để thành lập doanh nghiệp tư nhân tại Nhật Bản. Bạn cần lựa chọn một tên thương mại, thậm chí đơn giản là tên hay biệt danh của bạn; một địa chỉ hợp lệ tại Nhật Bản (có thể chính là nhà bạn đang ở), một tài khoản ngân hàng, số điện thoại (có thể dùng chính số di động của mình). Sau đó nộp đơn đăng ký tại Cơ quan đăng ký thương mại tại Nhật Bản qua mạng hoặc qua đường thư tín (bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết ở phần dưới). Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể sẽ phải bổ sung thêm các loại hồ sơ khác nhau, ví dụ như giấy phép của Bộ giáo dục để mở trường dạy ngôn ngữ.

6. Làm thế nào để mở doanh nghiệp tư nhân ở Nhật Bản?

Khi bạn đã quyết định được tên và địa chỉ cho doanh nghiệp của mình, hãy truy cập trang web của Cục thuế quốc gia để tải về Biểu mẫu đăng ký mở doanh nghiệp tư nhân (個人事業の開業届出 kojin jigyo no kaigyo todokede).

Mặc dù biểu mẫu này khá đơn giản nhưng tất cả đều viết bằng tiếng Nhật. Do đó, nếu bạn không tự tin về tiếng Nhật của mình thì hãy tra cứu và đọc kỹ hướng dẫn từng bước nhé! Bạn cũng nên điền thông tin vào biểu mẫu bằng tiếng Nhật, vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết để sẵn sàng điền vào đơn đăng ký nhé.

Do nhiều mặt trong bộ máy điều hành của chính phủ Nhật nói chung đã có phần bị lỗi thời nên có lẽ cách thuận lợi nhất chính là điền thông tin của bạn trên máy tính rồi in ra và gửi qua đường bưu điện.

7. Điền biểu mẫu đăng ký mở doanh nghiệp tư nhân

1. Khoanh tròn hoặc đánh dấu mục 開業 (mở doanh nghiệp) để bắt đầu (ngược lại, đánh dấu vào mục 廃業 – đóng doanh nghiệp, trong trường hợp bạn muốn dừng hoạt động kinh doanh của mình).
2. Viết tên văn phòng thuế của bạn. Bạn có thể tra cứu thông tin văn phòng thuế bằng cách nhập địa chỉ doanh nghiệp của bạn vào đây. Bên dưới, hãy điền ngày bạn sẽ nộp biểu mẫu.
3. Viết địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp mà bạn sở hữu. Nếu là địa chỉ nhà riêng, chọn mục 住所地 (địa chỉ) nếu là văn phòng hoặc cửa hàng, hãy chọn 事務所等(văn phòng). Nếu bạn hiện đang không cư trú tại Nhật Bản nhưng công việc kinh doanh của bạn sẽ hoạt động ở Nhật Bản, hãy chọn 居所地 (nơi ở).
4. Chỉ cần điền vào ô 4 nếu bạn thuộc bất kỳ trường hợp nào sau đây: Văn phòng thuế vụ nghĩa và địa chỉ doanh nghiệp là nhà riêng của bạn, tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động kinh doanh diễn ra tại một địa điểm khác. Hãy viết địa điểm kinh doanh thứ hai vào Ô số 4 và địa chỉ nhà riêng vào Ô số 3. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn có riêng một văn phòng thuế vụ nghĩa mà không phải nhà riêng của bạn, hãy ghi địa điểm văn phòng vào Ô số 3 và địa chỉ nhà riêng của bạn vào Ô số 4.
5. Ở mục này, bạn sẽ điền thông tin cá nhân của mình, bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân trên thẻ “My Number” (個人番号), nghề nghiệp và tên thương mại của doanh nghiệp bạn sở hữu . Bạn có thể chỉ cần điền  会社員 (nhân viên văn phòng) hay một điều gì tương tự cho mục nghề nghiệp. Sau khi in biểu mẫu, hãy đóng con dấu cá nhân hanko nếu bạn có nhé.

6. Chọn 開業 (mở doanh nghiệp) và viết lại tên và địa chỉ của bạn. Bạn có thể bỏ qua phần còn lại.
7. Điền ngày doanh nghiệp của bạn bắt đầu hoạt động. Bạn có thể ghi ngày bạn điền vào biểu mẫu hoặc ngày doanh nghiệp của bạn thực sự bắt đầu hoạt động nhưng lưu ý đừng để ngày này quá một tháng nhé. Bạn có thể bỏ qua hai phần tiếp theo vì chúng chỉ áp dụng cho những người có ý định mở rộng doanh nghiệp, thay đổi địa chỉ hoặc đóng cửa.
8. Bạn có thể lựa chọn xem bạn sẽ gửi các tài liệu bổ sung nào kèm theo cùng với đơn đăng ký của mình. Nói chung bạn sẽ muốn chọn mục 有 (có) để gửi Tờ khai hoàn thuế màu xanh 青色申告, được biết đến là một chương trình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp (chi tiết bên dưới).
9. Ở mục này bạn sẽ cung cấp thông tin tổng quan ngắn gọn về doanh nghiệp của mình bằng tiếng Nhật. Ví dụ, nếu bạn mở một doanh nghiệp về dịch thuật, hãy viết nội dung như 和英翻訳 (dịch thuật Nhật Anh) kèm theo một số thông tin bổ sung.
10. Ô số 10 là mục ghi số lượng nhân viên bạn có. Nếu chỉ có mình bạn, hãy ghi 0 và không cần quan tâm đến phần còn lại trong biểu mẫu.

Đừng quên thẻ My Number Card (ID) nhé!

Bạn cần phải gửi một bản sao của thẻ My Number Card cho các cơ quan để xác nhận nhân thân của bạn.

Nếu bạn không có Thẻ cư trú, bạn có thể gửi bản sao của Thẻ Tsuchi(通知カード: thẻ thông báo) hoặc Juminhyo (住民票: thẻ chứng nhận cư trú) có hiện thị Số định danh cá nhân của bạn (個人番号) (không phải thẻ nào cũng có số định danh này nên bạn cần kiểm tra kỹ) và kèm theo bản sao của các giấy tờ sau:

• Giấy phép lái xe
• Hộ chiếu
• Thẻ cư trú (在留カード)

8. Những yêu cầu về thuế dành cho doanh nghiệp tư nhân

Vì doanh nghiệp của bạn không có tư cách pháp nhân riêng biệt nên bạn sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với một số loại thuế bao gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế doanh nghiệp tư nhân và thuế căn hộ. Thuế thu nhập cá nhân tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 và tờ khai thuế phải nộp trước ngày 15/3 8. năm tiếp theo.

Khi khai thuế thu nhập của bạn, có hai loại biểu mẫu để bạn lựa chọn: Màu trắng hoặc Màu xanh. Nếu bạn không nộp đơn Tờ khai hoàn thuế màu xanh, bạn sẽ tự động được mặc định là Tờ khai màu trắng.

Việc kê khai biểu mẫu Tờ khai xin hoàn thuế màu xanh (青色申告) tuy hơi phúc tạp nhưng lại có một số lợi ích đáng kể mà đáng chú ý nhất là khả năng giảm trừ thuế thu nhập của bạn. Tờ khai này bao gồm một khoản khấu trừ lên đến 650.000 yên nếu bạn giữ sổ sách kế toán và bản báo cáo thu nhập của mình kem với số dư trong lần khai thuế tiếp theo của mình. Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên nộp Tờ khai xin hoàn thuế màu xanh cùng với biểu mẫu đơn Đăng ký đóng/mở doanh nghiệp tư nhân của bạn.

9. Nộp các đơn đăng ký

Sau khi bạn đã kiểm tra kỹ đầy đủ mọi thứ, hãy mua một phong bì kiểu Nhật và tem, sau đó xếp đầy đủ, gọn gàng và đặt các hồ sơ, đơn đăng ký của bạn vào bên trong phong bì, bao gồm:

• Đơn xin mở/ đóng doanh nghiệp tư nhân (個人事業の開業・廃業等届出書)
• 1 bản sao bổ sung (控用) của Đơn xin mở/ đóng doanh nghiệp tư nhân (bản sao này sẽ tự động được điền dưới định dạng tệp PDF)
• Bản sao thẻ cư trú tại Nhật Bản hoặc bản sao của giấy tờ chứng minh nhân thân khác.
• Một phong bì bổ sung có dán tem và ghi rõ tên/ địa chỉ của bạn để cơ quan thuế gửi lại cho bạn.

Sau đó, hãy viết những nội dung sau lên mặt trước của phong bì theo lối viết dọc tategaki của Nhật Bản:

• Địa của của cơ quan thuế của bạn
• Tên của cơ quan thuế của bạn, theo cách sau: (Tên cơ quan thuế) + 税務署 (văn phòng thuế)　御中 (kính gửi) (Ví dụ: 渋谷税務署 御中 Kính gửi Văn phòng thuế Shibuya)
• Tên của Đơn đăng ký điền bằng BÚT MỰC ĐỎ như sau: 個人事業の開業届出　在中

Sau khi niêm phong, hãy đặt phong bì vào thùng thư và đã hoàn tất! Nếu bạn không muốn gửi nữa, bạn có thể lấy lại trực tiếp từ cơ quan thuế bằng cách mang theo đầy đủ giấy tờ và thẻ cư trú, hoặc bạn có thể gửi một phong bì dán kín thả vào hòm thư gần nhất bất kể ngày hay đêm.

Trên đây là những thông tin ACC muốn chia sẻ đến độc giả về mở cửa hàng kinh doanh tại Nhật. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.