Trình bày một thư mời tham dự sự kiện không khó. Tuy nhiên để gây được ấn tượng với khách hàng, bạn có thể tham khảo các bước viết thư mời tham dự sự kiện dưới đây của ACC.
Bước 1: Xác định nội dung chính của thư mời
Với thư mời tham dự sự kiện, nội dung chính sẽ thường là những thông tin cơ bản về sự kiện: chủ đề, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện,…Bạn nên thể hiện thông tin này ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ để khách hàng nắm rõ được cơ bản mục đích và chủ đề của sự kiện.
Bước 2: Xác định khách mời
Tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện mà đối tượng khách mời sẽ khác nhau. Đối với các sự kiện mang tính chất cá nhân, khách mời sẽ là người thân, bạn bè, đồng nghiệp. Đối với sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp, đối tượng khách mời sẽ được mở rộng hơn, ngoài cán bộ, nhân viên còn có sự xuất hiện của đối tác, khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.
Để xác định được chính xác và không bỏ sót khách mời, bạn cần lên danh sách khách mời với đầy đủ thông tin cá nhân: họ tên, chức danh, đơn vị công tác. Đây là những thông tin cơ bản, gắn liền với mỗi cá nhân. Vì thế, khi viết thư mời tham gia sự kiện, bạn nên điền đầy đủ thông tin cơ bản này để thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời.
Thư mời tham dự sự kiện là gì?
Thư mời tham dự sự kiện là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó nhằm mục đích mời họ tham dự một sự kiện. Về cơ bản, trong nội dung thư mời tham dự sự kiện cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc. Bên cạnh đó, thư mời tham gia sự kiện có thể thiết kế gồm đầy đủ thông tin trên kèm theo bản đồ hướng dẫn di chuyển, quy định dress code, sơ đồ bố trí chỗ ngồi,.. để tiện cho việc chuẩn bị và đi lại của khách mời.
Ngoài ra, thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế hiện đại, phù hợp với concept của sự kiện để gây được những ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện.
Hướng dẫn viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp
Thư mời tham dự sự kiện sẽ được gửi đến khách mời thông qua nhiều hình thức khác nhau, có thể gửi thiệp tận tay hoặc thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù có gửi đến khách mời thông qua hình thức nào, bạn cũng cần phải xác định được nội dung thư mời và cách thức thức thể hiện. Thư mời càng chỉn chu, càng thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện.
Với mẫu thư mời tham dự sự kiện cơ bản, cần phải có các nội dung sau đây:
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân tổ chức sự kiện
- Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời
- Mục đích thư mời (mời tham dự sự kiện gì?)
- Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
- Timeline chương trình
- Lời cảm ơn
- Chữ ký của người đại diện, dấu giáp lai
Bước 3: Thiết kế thư mời
Thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế phù hợp với concept chương trình để tạo được sự đồng bộ và thể hiện được sự chuyên nghiệp của sự kiện. Ngoài ra, khi thiết kế thư mời, bạn đừng quên chèn logo để khách mời dễ dàng nhận biết thương hiệu hiệu của bạn.
Vì nhiều khách hàng không thể nhận thư mời tận tay, vậy nên khi thiết kế thư mời, nên tạo các mẫu thư mời phù hợp để in ấn, mẫu thư mời phù hợp để gửi online để tiện gửi đến khách mời nhất có thể. Bạn có thể tạo 2 -3 mẫu thư mời theo phong cách khác nhau, sau đó cân nhắc và lựa chọn mẫu phù hợp nhất.
Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu.
Lưu ý: Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu. Đây là một lỗi cơ bản nhưng rất nhiều người mắc phải khi thiết kế thư mời.\
Bước 4: Xác định cách thức gửi thư mời
Thông thường, thư mời sẽ được in ra và chuyển đến tận tay khách mời để thể hiện thành ý và sự tôn trọng đối với khách mời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp không thể gửi thư mời tận tay, bạn có thể sử dụng nhiều hình thức gửi thư khác như: gửi thư mời qua email cá nhân, inbox trực tiếp hoặc đăng tin thư mời trên các phương tiện truyền thông đại chúng (với sự kiện có quy mô lớn).
Vậy nên, trước khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện, hãy phân loại khách mời để xác định các thức gửi thư mời phù hợp cho từng đối tượng cụ thể để đảm bảo thư mời đến được với tất cả mọi người có trong danh sách khách mời ban đầu.
Bước 5: Kiểm tra thư mời
Đây là khâu quan trọng cuối cùng khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện. Sau khi đã hoàn thành đầy đủ thông tin của thư mời tham gia sự kiện, hãy rà soát lại toàn bộ để chắc chắn rằng không có bất kỳ thiếu sót nào. Trong trường hợp có vài thông tin chưa chính xác hoặc bỏ sót vài người trong danh sách khách mời, bạn cần nhanh chóng bổ sung thông tin để kịp thời gửi cho mọi người.
Thư mời tham dự sự kiện khai trương
Với sự kiện khai trương, thư mời tham gia sự kiện thường được thiết kế đơn giản, mang đậm màu sắc thương hiệu. Thư mời tham gia sự kiện khai trương không quá nhiều thông tin, thường chỉ gồm thông tin cơ bản về sự kiện, thông tin khách mời và timeline nội dung chương trình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng các khoảng trống trong tư mời để chèn các hình ảnh quảng bá thương hiệu, ưu đãi ngày khai trương,…
Dưới đây là gợi ý về thư mời khai trương khá đơn giản nhưng vẫn rất sang trọng và có tính thẩm mĩ cao.
Nội dung bài viết:
Bình luận