Mẫu thư mời họp qua email chuyên nghiệp - Luật ACC

Viết thư mời họp qua email được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến hiện nay nhằm thay thế thư mời giấy và tiết kiệm rất nhiều chi phí và công sức. Vậy để viết hư mời họp qua email chuyên nghiệp bạn cần làm gì? Bài viết về Mẫu thư mời họp qua email chuyên nghiệp - Luật ACC sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên nhé.

Mẫu thư mời họp qua email chuyên nghiệp - Luật ACC

1/ Email là gì?

Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.

Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.

2/ Thư mời họp là gì?

Họp là một hoạt động thường xuyên tại các cơ quan hiện nay. Đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ, ít người thì việc thông báo mời họp có thể bằng miệng. Nhưng đối với những tập đoàn lớn, việc họp nhất định phải được chuẩn chỉnh hóa bằng thư mời, có thể là thư trực tuyến hoặc thư in ấn gửi trực tiếp đến các cá nhân liên quan. Điều này sẽ làm cho tính chất việc họp trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Mỗi người sẽ tự ý thức được việc chuẩn bị cho cuộc họp được diễn ra thuận lợi, chu đáo.

Thư mời họp về bản chất là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng bắt buộc phải tham gia.

Hiện nay, do khoảng cách địa lý cũng như những khó khăn, bất cập trong việc gửi thư tay nên Email – thư điện tử được sử dụng rộng rãi hơn.

3/ Lưu ý khi soạn thảo email mời họp

- Tiêu đề rõ ràng

Ngày nay, các bạn thường mắc lỗi khi viết email là đặt tiêu đề quá dài hoặc không đặt tiêu đề. Những lỗi này sẽ vô tình khiến email mời họp quan trọng của bạn bị lẫn  trong nhiều email khác của đối tác; hoặc có thể bỏ vào hộp thư rác. Vì vậy, hãy luôn nhớ ghi tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự, tóm tắt nội dung chính.

- Nội dung ngắn gọn, súc tích

Hãy trình bày nội dung thật cô đọng, dễ hiểu để tiết kiệm thời gian; nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi.

Theo đó, bạn không quên lời chào đầu và lời chào kết thúc để tạo sự trang trọng trong thư mời họp qua email.

- Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi

Trái với email gửi cho bạn bè, email mời họp gửi cho đối tác cần phải trang trọng. Vì vậy, trước khi bấm nút gửi đi, bạn nên kiểm tra lại một lần cuối cùng tiêu đề; lỗi chính tả; tài liệu đính kém và email người nhận. Việc này sẽ giúp email và tác phong làm việc của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều đó.

4/ Mẫu thư mời họp qua email

Bạn có thể tham khảo Mẫu thư mời họp qua email  dưới đây:

Kính gửi: ……………………………………………………………………………

Thay mặt …………………………………… kính mời……………………… đến dự buổi họp về vấn đề………………………………………………………………………

Thời gian: …. giờ, ngày …. tháng …. năm …..

Địa điểm: ………………………………………………………………………………

Đề nghị ……………………… có mặt tại địa điểm họp đúng giờ, chuẩn bị tài liệu đầy đủ và đóng góp ý kiến tích cực để buổi họp thành công như mong đợi.

Kính mong ông/bà được mời đến họp đúng thời gian đã quy định!

THAY MẶT BAN GIÁM ĐỐC

(Đã ký và đóng dấu)

Trên đây là nội dung chính mà Mẫu thư mời họp qua email chuyên nghiệp cần phải có, ngoài ra bạn cần phải soạn tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn đủ nội dung truyền tải đến người nhận. Thư mời họp qua email cũng là một văn bản thay thế thư mời họp bằng giấy, vì vậy những nội dung thể hiện trên email cũng giống như nội dung thể hiện trên thư mời giấy. Thư mời họp qua email sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian nhưng vẫn đảm bảo việc mời họp và tổ chức cuộc họp diễn ra thành công và hiệu quả.

5/ Vài nét về Luật ACC

Luật ACC trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Luật ACC luôn lắng nghe, tìm những giải pháp hiệu quả nhất để tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng trong các lĩnh vực pháp lý và các lĩnh vực khác.

Luật ACC với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên viên tận tình, luôn luôn lắng nghe những vướng mắc, hỗ trợ Quý Khách hàng cho dịch vụ pháp lý liên quan. Luật ACC mong muốn với sự hỗ trợ pháp lý của mình sẽ giúp Quý Khách giải quyết được những vướng mắc liên quan đến mọi vấn đề pháp lý.

Bài viết trên là những nội dung liên quan đến Mẫu thư mời họp qua email chuyên nghiệp - Luật ACC mà ACC muốn cập nhật đến bạn đọc. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề trên. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc pháp lý nào liên quan qua website: accgroup.vn nhé.