Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện [Cập nhật 2024]

Bạn muốn tìm hiểu về mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện. Luật ACC xin gửi đến quý bạn đọc bài viết về Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện.

1. Mẫu kế hoạch truyền thông marketing có cấu trúc như thế nào?

Kế hoạch truyền thông marketing là quá trình hoạch định, tổng hợp, đánh giá chiến lược truyền thông trong các hoạt động quảng cáo nhằm nâng cao sức ảnh hưởng của thương hiệu đối với khách hàng. Vậy mẫu kế hoạch truyền thông này có cấu trúc như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Phần phân tích

1.1.1 Bối cảnh diễn ra sự kiện

Bối cảnh diễn ra sự kiện là yếu tố cần thiết trong mẫu kế hoạch truyền thông marketing. Khi phân tích bối cảnh diễn ra sự kiện, bạn cần quan tâm đến những nội dung như:

• Vị trí thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường
• Mục đích, nội dung của sự kiện
• Các sự kiện của kế hoạch
• Các mốc thời gian có ý nghĩa quan trọng trong sự kiện
• Nhân sự chính của sự kiện
• Khách mời, đối tác tham gia sự kiện.

1.1.2. Tổng quan về môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài chính là không gian trên thị trường kinh doanh mà công ty của bạn đang tồn tại. Để phân tích được thị trường bên ngoài khi xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông, bạn có thể căn cứ vào hai mô hình sau:

• Mô hình PEST: Đây là mô hình gồm các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ. Mô hình này dùng để xác định sự ảnh hưởng của các khía cạnh trên thị trường đối với sự kiện của bạn. Do đó, PEST chỉ phù hợp với những sự kiện có quy mô tầm cỡ.
• Mô hình SWOT: Đây là mô hình phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của sự kiện. Từ đó, mô hình sẽ đem đến cho bạn cái nhìn tổng quan, toàn diện, giúp bạn định hướng xây dựng sự kiện.

1.1.3. Các đối tượng liên quan

Các đối tượng liên quan đến sự kiện có thể là khách hàng, đơn vị đầu tư, nhà phân phối, truyền thông… Mỗi đối tượng sẽ có những đặc điểm cũng như phản ứng khác nhau về sự kiện. Do đó, bạn nên tiến hành phân tích và tính toán các trường hợp có thể xảy ra với các đối tượng này để quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công nhất và đề cập trong mẫu kế hoạch truyền thông của mình.

1.2. Phần lập kế hoạch

1.2.1. Mục tiêu

Mục tiêu của kế hoạch là yếu tố mà bạn nên xác định trước khi định hướng kế hoạch sẽ được diễn ra như thế nào. Bên cạnh đó, bạn cần phân biệt giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu trong kinh doanh. Ngoài ra, mục tiêu được đặt ra phải đáp ứng được 5 tiêu chí của SMART (Cụ thể – đo lường được – có thể đạt được – có tính liên quan – giới hạn thời gian).

1.2.2. Công chúng mục tiêu

Trong quá trình xây dựng kế hoạch,  bạn phải xác định được mục tiêu đối tượng quan trọng nhất mà sự kiện hướng đến là ai. Việc xác định này sẽ giúp bạn thiết kế các thông điệp, chiến lược truyền thông hiệu quả hơn. Một số người có khả năng là công chúng mục tiêu mà bạn có thể tham khảo như:

• Người có tiếng nói đối với cộng đồng
• Các chuyên gia trong lĩnh vực
• Các đơn vị Chính phủ
• Nhân viên của các công ty, doanh nghiệp
• Nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội
• Cơ quan báo chí, truyền thông

1.2.3. Chiến lược

Chiến lược chính là cách thức mà bạn dùng để thực hiện sự kiện. Để xây dựng được chiến lược phù hợp, bạn có thể căn cứ vào các câu hỏi sau:

• Công cụ được sử dụng là gì?
• Cách thức bạn đưa thông tin đến gần hơn với công chúng?
• Quá trình tiếp cận như thế nào?
• Kế hoạch truyền thông trên báo chí, mạng xã hội sẽ diễn ra làm sao?

1.2.4. Tuyên bố

Tuyên bố là nội dung tổng kết chứa đựng toàn bộ quy trình của kế hoạch sẽ diễn ra. Nội dung tuyên bố này nên được xây dựng ngắn gọn và có độ dài khoảng 1 – 2 câu. Ngoài ra, đây sẽ là nội dung xuyên suốt sự kiện nên bạn cần tập trung để làm nổi bật chúng.

1.2.5. Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông là những gì mà bạn muốn mọi người biết đến, ấn tượng về doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, để tránh việc mang lại những sự nhận định tiêu cực, bạn cần chú ý một số điều sau khi xây dựng thông điệp truyền thông:

• Sự phù hợp giữa thông điệp và mục tiêu
• Tính đặc biệt, mới mẻ của doanh nghiệp
• Sử dụng số, tên riêng để cho mọi người hiểu được vấn đề chi tiết hơn
• Cần phải chứa đựng ý nghĩa bao quát tất cả các đối tượng

1.2.6. Chiến thuật tiến hành

Chiến thuật tiến hành cần phải phù hợp với kế hoạch đã được xây dựng. Bên cạnh đó, tùy vào hoàn cảnh khách quan mà bạn nên linh hoạt thay đổi chiến thuật để đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, hãy cố gắng cụ thể hóa nhất những yếu tố trong kế hoạch vào chiến thuật để công việc được thực hiện dễ dàng, thành công hơn.

1.2.7. Phân tích rủi ro

Khi tổ chức một sự kiện, bạn nên đánh giá, lường trước mọi rủi ro có thể xảy ra trong khâu chuẩn bị cũng như tiến hành. Công việc này có thể giúp bạn dễ dàng đối phó với những khó khăn diễn ra trong quá trình thực hiện. Thêm vào đó, bạn cũng có thể nhận ra những thiết sót trong kế hoạch và kịp thời điều chỉnh để sự kiện đạt được hiệu quả cao nhất.

1.2.8. Dự trù kinh phí

Kinh phí chính là yếu tố then chốt dẫn đến thành công của một sự kiện. Ngoài ra, việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn cân đối các khâu trong kế hoạch và điều chỉnh hạng mục sao cho phù hợp. Do đó, bạn cần xây dựng một bảng dự trù kinh phí chi tiết, hoàn chỉnh để đem lại sự thành công cao cho sự kiện.

1.2.9. Tiêu chí đánh giá

Xây dựng tiêu chí đánh giá chuẩn xác, cụ thể sẽ giúp bạn nhìn nhận lại những thành công cũng như hạn chế gặp phải khi tổ chức truyền thông sự kiện, thương hiệu. Bên cạnh đó, nếu kế hoạch của bạn phải trải qua nhiều quy trình thì tiêu chí đánh giá cũng cần được xây dựng sát với những quy trình đó.

2. Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu hiệu quả

Truyền thông sự kiện, thương hiệu là hoạt động nhằm tăng khả năng ảnh hưởng, nhận diện của doanh nghiệp đối với công chúng. Do đó, bạn cần xây dựng kế hoạch thật hoàn chỉnh và chính xác nhất cho doanh doanh nghiệp của mình. Dưới đây là mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu mà bạn có thể tham khảo:

Trên đây là toàn bộ nội dung về Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện do Luật ACC cung cấp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý bạn đọc còn có thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ giải đáp.