Tại sao phải xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm
Xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp với nhiều phòng ban.
Với số lượng nhân viên lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên sử dụng trong vòng một tháng hoặc một quý.
Bảng kế hoạch còn cho thấy sự hợp lý trong nhu cầu lựa chọn sử dụng văn phòng phẩm, tránh việc các nhân viên lựa chọn các loại dụng cụ không cần thiết gây hao phí tài nguyên của công ty.
Ngoài ra nó còn có thể dùng để đánh giá, tồn kho và kiểm kê văn phòng phẩm dễ dàng dành cho người phụ trách mua cho công ty. Với các hóa đơn, chứng từ,…
Tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm có lợi ích gì?
Nhiều người nghĩ rằng văn phòng phẩm chỉ là một chi phí nhỏ . Nên không để ý giá thành giá nào mà chẳng được, dùng bao nhiêu chẳng được.
Tuy nhiên chính những thứ nhỏ nhặt này lại giúp công ty tiết kiệm một khoản không nhỏ.
Đối với những công ty trung và lớn khoản chi phí văn phòng phẩm lên tới hơn 10 triệu/ 1 tháng, các công ty nhỏ hơn thì mức tiêu dùng vào khoảng 1-3 triệu/1 tháng.
Mỗi nhân viên tiết kiệm một chút cũng làm giảm chi phí này xuống mức tối thiểu rồi.
5 bước xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm
Để lập một bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm thì người phụ trách cần phải lọc qua nhiều quy trình để đánh giá hợp lý nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cho công ty của mình.
Đề xuất với ban lãnh đạo chi tiêu mua văn phòng phẩm hoạt động cho công ty. Dưới đây là 5 bước mà Huyền Anh giới thiệu bạn có thể tham khảo.
Định mức và quy định cách sử dụng văn phòng phẩm
Người phụ trách mua văn phòng phẩm cần lập kế hoạch định mức sử dụng văn phòng phẩm, giám sát nghiên cứu nhu cầu sử dụng của từng phòng ban sau khi hiểu rõ thói quen sử dụng văn phòng phẩm tại công ty mình.
Theo dõi nhu cầu sử dụng và ghi nhận ý kiến của nhân viên. Đồ dụng văn phòng phẩm sẽ thay đổi theo từng thời gian, thời điểm công việc khác nhau do đó cần phải theo dõi để có sự thay đổi phù hợp.
Mỗi công ty sẽ có các quy định sử dụng văn phòng phẩm nhằm tạo nên môi trường văn hóa trong việc sử dụng đồ dùng của công ty một cách thông minh và tiết kiệm.
Sử dụng các loại văn phòng phẩm có thể tái chế, sử dụng lại. Ví dụ:
Dùng lại những tờ giấy in a4 chỉ in một mặt, mặt kia vẫn nháp được. Hoặc bạn có thể dùng những tờ giấy này để in test trước khi in số lượng lớn tài liệu thành nhiều bản.
- Dùng chung đồ dùng văn phòng phẩm. Thay vì mỗi người một chiếc, đồng nghiệp của bạn có thể dùng chung với bạn. Đây cũng là một các tiết kiệm văn phòng phẩm đáng kể đó.
- Lấy lại những chiếc kẹp bướm đã kẹp vào tập tài liệu, nhiều người vứt ngay cả đống tài liệu khi vẫn còn kẹp bướm ở đó. Bạn nên kiểm tra kẹp bướm có hay không trước khi vứt bất kì tài liệu nào.
- Mua những dụng cụ đựng văn phòng phẩm như hộp bút. Bạn sẽ được dùng một chiếc bút đến lúc hết mực thay vì mới dùng đã không biết vứt đâu. Vừa gọn gàng vừa tiết kiệm phải không nhỉ?
Sử dụng văn phòng phẩm có chất lượng
Mua và sử dụng các văn phòng phẩm chất lượng tốt giúp thời hạn sử dụng lâu dài, bền bỉ và an toàn cho sức khỏe người sử dụng.
Hãy lựa chọn các loại thương hiệu như: Thiên Long, Bến Nghé, Giấy in Double A,… là một trong những thương hiệu nổi trội tại Việt Nam.
Tránh các loại văn phòng phẩm kém chất lượng không có thương hiệu tuy giá thành rẻ những lại mau hỏng, không an toàn.
Lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm
Sau khi nắm được nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban thì bạn cần phải lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm và các quy định cụ thể trong quá trình sử dụng.
Tạo một danh sách các loại văn phẩm cần thiết giao cho từng phòng ban để biết từng nhu cầu sử dụng để tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
Sau đó chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng và mua hàng với số lượng lớn để tăng chiết khấu giảm bớt chi phí khi mua lẻ.
Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm đồng bộ cho từng phòng ban theo định kỳ và định mức sử dụng.
Quản lý văn phòng phẩm tồn kho
Nhập số lượng lớn văn phòng phẩm thì sẽ có nhiều hàng tồn kho và cần có người quản lý bảo quản để đạt chất lượng tốt nhất.
Các loại hàng tồn kho thường là các loại giấy in, hộp mực, bút viết, sổ bìa, giấy note,…
Lập thời gian cấp phát định kỳ hoặc các loại văn bản nếu sử dụng đột xuất để có thể dễ dàng quản lý văn phòng phẩm tồn kho.
Nội dung bài viết:
Bình luận